Jak oznaczyć fakturę z KSeF jako przetworzoną?
W panelu KSeF Import klikasz znacznik przy wierszu faktury (albo zaznaczasz wiele faktur i wybierasz z paska akcji Oznacz przetworzone), a status zapisuje się od razu i w każdej chwili go cofasz. Nad tabelą pojawia się belka zakładek Status przetworzenia: Wszystkie, Nieprzetworzone, Przetworzone. To prosty znacznik Tak/Nie, a Ty decydujesz, co u Ciebie oznacza (na przykład „przekazano do księgowości”). Jego stan włączysz też jako kolumnę „Czy przetworzona?” i dodasz do eksportu. Działa na każdym planie.
- Fakturę z KSeF oznaczasz jako przetworzoną jednym kliknięciem w wierszu – pojedynczo albo zbiorczo z paska akcji.
- Belka zakładek „Status przetworzenia” filtruje listę na Wszystkie / Nieprzetworzone / Przetworzone (osobno dla sprzedażowych i kosztowych).
- Znacznik to prosty przełącznik Tak/Nie, którego znaczenie ustalasz sam: przekazano do księgowości, do wyższego działu, wydrukowano, wysłano do klienta.
- Status włączysz jako kolumnę „Czy przetworzona?” i dodasz do eksportu (wartość Tak lub Nie).
- Oznaczanie działa na każdym planie, także w planie Solo, bez dopłat.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPo pobraniu z KSeF wszystkie faktury wyglądają tak samo. Nie widać, które już trafiły do księgowości, a które czekają – status obiegu prowadzisz w arkuszu obok albo w głowie.
Oznaczasz fakturę jako przetworzoną tam, gdzie ją widzisz. Filtr zakładek pokazuje osobno to, co zrobione, i to, co zostało – bez osobnego programu do obiegu dokumentów.
Jednym spojrzeniem wiesz, co jest z głowy. Trudniej pomylić się i zaksięgować albo wysłać tę samą fakturę dwa razy, a przekazanie tematu w zespole staje się przejrzyste.
Po co oznaczać faktury z KSeF jako przetworzone
Krajowy System e-Faktur pokazuje dokumenty jako jedną listę. Nie ma w nim pojęcia „już się tym zająłem” – każda faktura wygląda identycznie, niezależnie od tego, czy ktoś ją zaksięgował, wydrukował czy odłożył na później.
W praktyce firmy prowadzą status obiegu poza systemem: kolorują wiersze w arkuszu, drukują listę i odhaczają długopisem albo pamiętają „chyba to już poszło do księgowej”. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie taki obieg jest kruchy i łatwo o pomyłkę.
- ta sama faktura trafia do księgowania dwa razy, bo nikt nie odhaczył pierwszego podejścia,
- faktura sprzedażowa nie zostaje wysłana do klienta, bo „wydawało się, że ktoś ją wysłał”,
- przy przekazaniu tematu w zespole nie wiadomo, co jest zrobione, a co zostało.
Status „przetworzona” to prosty znacznik obiegu dokumentów po Twojej stronie. Nie zmienia niczego w KSeF ani w programie księgowym – porządkuje wyłącznie Twoją pracę z listą faktur.
Jak oznaczyć fakturę jako przetworzoną – krok po kroku
Oznaczanie działa tak samo na liście faktur sprzedażowych i kosztowych. Masz dwie drogi: pojedynczo w wierszu albo zbiorczo dla wielu faktur naraz.
-
1
Znajdź fakturę na liście
Wyszukujesz albo filtrujesz tabelę faktur, aż zobaczysz właściwy wiersz (albo wiele wierszy do obróbki).
-
2
Oznacz pojedynczo
Klikasz znacznik obiegu przy wierszu – faktura od razu staje się przetworzona. Ponowne kliknięcie cofa oznaczenie.
-
3
Albo oznacz zbiorczo
Zaznaczasz wiele faktur i wybierasz z paska akcji Oznacz przetworzone. Cały zaznaczony zakres zmienia status jednym ruchem (tak samo działa cofnięcie).
-
4
Sprawdź na zakładce
Przełączasz belkę „Status przetworzenia” na Przetworzone i widzisz komplet odhaczonych dokumentów. Zakładka Nieprzetworzone pokazuje to, co zostało.
Po oznaczeniu (pojedynczym i zbiorczym) wracasz do tego samego filtra, strony i sortowania. Odhaczanie serii faktur nie przewija Ci listy na początek.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Belka „Status przetworzenia”: trzy widoki jednej listy
Nad tabelą faktur pojawia się osobna belka zakładek. To ten sam podział na liście sprzedażowej i kosztowej, więc obieg prowadzisz w obu miejscach tak samo.
| Zakładka | Co pokazuje | Kiedy jej używasz |
|---|---|---|
| Wszystkie | Pełna lista faktur, bez filtra obiegu | Codzienny przegląd i wyszukiwanie |
| Nieprzetworzone | Tylko faktury bez znacznika | Lista zadań: czym trzeba się jeszcze zająć |
| Przetworzone | Tylko faktury już odhaczone | Kontrola tego, co zamknięte |
Filtr zakładek łączy się z resztą widoku – wyszukiwaniem, wyborem NIP-u i statusem płatności – więc „nieprzetworzone kosztowe z bieżącego miesiąca” to kwestia dwóch kliknięć.
Twój znacznik, Twoje znaczenie
Znacznik jest binarny: faktura jest przetworzona albo nie. Nie narzucamy jednak, co to u Ciebie oznacza – interpretujesz go pod własny obieg dokumentów.
| Firma | „Przetworzona” znaczy u niej |
|---|---|
| Jednoosobowa działalność | Faktura wprowadzona do rejestru albo przekazana księgowej |
| Firma z działem zakupów | Dokument skierowany do akceptacji wyższego działu |
| Sprzedawca | Faktura sprzedażowa wydrukowana albo wysłana do klienta |
| Zespół księgowy | Faktura zaksięgowana i sprawdzona |
Dzięki temu jeden prosty przełącznik zastępuje kolorowanie w arkuszu i notatki na marginesie. Całą funkcję opisuje strona Zarządzanie fakturami z KSeF – tam zobaczysz belkę zakładek i akcje masowe w działaniu.
Kolumna i pole eksportu
Status obiegu nie zostaje uwięziony w panelu. Włączasz kolumnę „Czy przetworzona?” w tabeli faktur, a to samo pole dodajesz do eksportu – w Excelu, CSV i Arkuszach Google pojawia się wtedy wartość Tak lub Nie.
Dzięki temu przekazujesz księgowej albo zewnętrznemu systemowi nie tylko dane faktury, ale też informację, które pozycje są już obrobione po Twojej stronie. Jeśli równolegle pilnujesz płatności, przyda się też oznaczanie faktur jako zapłacone – to osobny status, niezależny od obiegu dokumentów.
Oznaczanie „przetworzona”, zakładki filtra oraz kolumna i pole eksportu działają w każdym planie, także w planie Solo. To nie jest funkcja premium – to element porządku, który powinien mieć każdy.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. To znacznik po stronie panelu KSeF Import, widoczny tylko dla Ciebie i Twojego zespołu. Nie wysyła niczego do Krajowego Systemu e-Faktur ani nie modyfikuje faktury u wystawcy.
To dwa niezależne statusy. „Przetworzona” opisuje obieg dokumentu (na przykład przekazanie do księgowości), a „Czy opłacona?” dotyczy płatności. Możesz używać obu naraz i filtrować listę po każdym z nich osobno.
Tak. Zaznaczasz faktury na liście i wybierasz z paska akcji „Oznacz przetworzone”. Cały zaznaczony zakres zmienia status naraz, a tak samo działa zbiorowe cofnięcie oznaczenia.
Tak, dla obu list. Belka „Status przetworzenia” z zakładkami Wszystkie, Nieprzetworzone i Przetworzone jest dostępna zarówno na liście sprzedażowej, jak i kosztowej.
Tak. Włączasz kolumnę „Czy przetworzona?” w tabeli oraz dodajesz to pole do eksportu. W pliku Excel, CSV lub w Arkuszach Google pojawia się wartość Tak albo Nie.
Na każdym planie, także w planie Solo. Znacznik obiegu, zakładki filtra oraz kolumna i pole eksportu są dostępne bez dopłat. Siedmiodniowy okres próbny daje pełny dostęp do limitów planu Biuro, więc przetestujesz funkcję od pierwszego dnia.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).