Jak pobrać zestawienie faktur z KSeF?
Portal KSeF nie tworzy zbiorczego zestawienia – pokazuje faktury pojedynczo. Zestawienie faktur z KSeF zrobisz w KSeF Import: wgrywasz certyfikat, wybierasz okres i typ (kosztowe, sprzedażowe lub wszystkie), a aplikacja pobiera dokumenty przez API i układa je w jednej tabeli – numer KSeF, kontrahent, kwoty i stawki w wierszach, z podsumowaniem netto, VAT i brutto. Gotowe zestawienie pobierasz jako Arkusz Google, Excel lub CSV.
- KSeF przechowuje faktury, ale nie generuje zestawień – listę za okres musisz zbudować poza portalem.
- W KSeF Import wybierasz okres i typ faktur, a komplet trafia do jednej tabeli z podsumowaniem kwot i stawek VAT.
- Zestawienie pobierasz jako Arkusz Google (każdy plan), Excel lub CSV (od planu Firma).
- Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni; potem zestawienie aktualizuje się o nowe faktury automatycznie.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKsięgowa prosi o zestawienie faktur za miesiąc, a KSeF pokazuje dokumenty tylko pojedynczo. Żeby zrobić listę, musiałbyś otwierać każdą fakturę i przepisywać kwoty – przy kilkudziesięciu pozycjach to godziny i łatwo o błąd w sumie.
KSeF Import pobiera wszystkie faktury z wybranego okresu i układa je w jedno zestawienie – z numerem KSeF, kontrahentem, kwotami i stawkami w wierszach oraz automatycznym podsumowaniem netto, VAT i brutto.
Zamiast budować listę ręcznie pobierasz kompletny, podsumowany arkusz za dowolny okres – gotowy do wysłania księgowej, kontroli VAT albo uzgodnienia z JPK.
Dlaczego KSeF nie daje zbiorczego zestawienia
Krajowy System e-Faktur to repozytorium pojedynczych dokumentów. Każda faktura ma swój numer KSeF i leży w systemie jako XML, ale portal nie ma widoku „pokaż wszystkie faktury za miesiąc w jednej tabeli”. Możesz otworzyć i pobrać konkretny dokument, lecz lista z podsumowaniem kwot to już zadanie poza KSeF.
W praktyce przy 50 fakturach miesięcznie ręczne zestawienie oznacza otwarcie każdej z osobna, odczytanie kwot z XML i przepisanie ich do arkusza – z ryzykiem literówki w każdej pozycji i błędu w sumie kontrolnej.
Jak pobrać zestawienie faktur z KSeF krok po kroku
Zestawienie budujesz w kilku krokach, a po pierwszej konfiguracji kolejne pobierasz jednym kliknięciem.
-
1
Wgraj certyfikat
Dodajesz certyfikat KSeF (
.p12lub.pfx) z uprawnieniem do odczytu faktur dla danego NIP. Jest szyfrowany AES-256-GCM i przechowywany w UE. -
2
Wybierz okres i typ
Wskazujesz zakres dat (np. poprzedni miesiąc lub kwartał) oraz typ: kosztowe, sprzedażowe albo wszystkie. Pierwsze pobranie sięga ostatnich 90 dni.
-
3
Pobierz zestawienie
Aplikacja zwraca wszystkie pasujące faktury w jednej tabeli z podsumowaniem. Eksport faktur z KSeF do Excela i CSV zapisuje je do Arkusza Google, Excela lub CSV.
Jeśli włączysz harmonogram, zestawienie w Arkuszu Google rośnie automatycznie o nowe faktury – nie musisz pobierać go od nowa co miesiąc. Każda kolejna faktura dochodzi jako nowy wiersz, z deduplikacją po numerze KSeF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co zawiera zestawienie – pola i podsumowania
Zestawienie to nie tylko lista numerów. Każdy wiersz w tabeli pobranych faktur to komplet danych potrzebnych księgowości, a na dole masz podsumowania kwot.
| Kolumna | Co zawiera |
|---|---|
| Numer KSeF | Unikalny identyfikator każdej faktury |
| Numer faktury | Numeracja nadana przez wystawcę |
| Data wystawienia / sprzedaży | Do ujęcia w odpowiednim okresie |
| Kontrahent (NIP, nazwa) | Sprzedawca lub nabywca |
| Netto / VAT / Brutto | Kwoty do rozliczenia i odliczenia VAT |
| Stawki VAT | Rozbicie na 23, 8, 5, 0 i zw |
| Suma netto / VAT / brutto | Podsumowanie całego zestawienia |
Jeśli zależy Ci na podsumowaniu VAT z rozbiciem na stawki wprost w arkuszu, gotowe formuły pokazujemy w tekście podsumowanie VAT w Arkuszach Google.
Do czego wykorzystasz zestawienie faktur
Jedno zestawienie obsługuje kilka typowych zadań na koniec miesiąca.
Przekazanie księgowej
Zamiast wysyłać dziesiątki plików, przekazujesz jeden kompletny arkusz za okres. Wygodny moment opisaliśmy w tekście koniec miesiąca z fakturami dla księgowej.
Kontrola i uzgodnienie z JPK_V7
Zestawienie porównasz z rejestrem VAT, żeby wyłapać brakujące dokumenty przed wysyłką deklaracji – krok po kroku w uzgodnieniu KSeF z JPK_V7.
Szybki przegląd kosztów
Mając wszystko w arkuszu, w trzy kliknięcia zrobisz tabelę przestawną „koszty per dostawca”. Gotowy rejestr zakupów pod KPiR pokazujemy w rejestrze faktur kosztowych.
Zestawienie a stały rejestr faktur
Warto rozróżnić dwa podobne pojęcia, bo rozwiązują inne potrzeby:
| Zestawienie | Stały rejestr | |
|---|---|---|
| Charakter | Snapshot na żądanie | Lista, która rośnie sama |
| Kiedy | Gdy potrzebujesz listy za okres | Cały czas, automatycznie |
| Typowe użycie | Wysyłka księgowej, kontrola | Bieżąca kontrola wpływających faktur |
Jeśli zamiast pobierać zestawienie co miesiąc wolisz mieć rejestr aktualizujący się na bieżąco, zajrzyj do tekstu rejestr faktur przychodzących z KSeF.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Portal KSeF pokazuje faktury pojedynczo i pozwala pobrać konkretny dokument, ale nie generuje zbiorczej listy ani podsumowania kwot za okres. Zestawienie budujesz poza portalem – na przykład w KSeF Import, który pobiera faktury przez API i układa je w jednej tabeli.
W KSeF Import wybierasz zakres dat odpowiadający danemu miesiącowi oraz typ faktur, a aplikacja zwraca wszystkie pasujące dokumenty w jednej tabeli z podsumowaniem. Zestawienie pobierasz jako Arkusz Google, plik Excel lub CSV.
Tak. Możesz pobrać zestawienie samych faktur kosztowych, samych sprzedażowych albo wszystkich naraz. Filtr po typie i po NIP-ie sprzedawcy ustawiasz przed pobraniem.
Tak. Poza listą faktur dostajesz sumy netto, VAT i brutto, a w Arkuszach Google możesz dołożyć rozbicie na stawki gotowymi formułami SUMIFS lub QUERY. To ułatwia kontrolę przed wysyłką JPK_V7.
Jako Arkusz Google na żywo (każdy plan), a także jako plik Excel lub CSV w planach Firma, Grupa i Biuro. Arkusz Google ma tę zaletę, że aktualizuje się automatycznie o nowe faktury.
Jeśli włączysz harmonogram synchronizacji, tak – zestawienie w Arkuszu Google rośnie o nowe faktury bez ręcznego pobierania, a duplikaty są pomijane dzięki deduplikacji po numerze KSeF.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.