Czy KSeF Import rozbija pozycje faktury na osobne wiersze w arkuszu?
Tak – w planach Grupa i Biuro KSeF Import tworzy dodatkową zakładkę „... - Pozycje”, w której każda pozycja faktury z KSeF (element FaWiersz) trafia do osobnego wiersza z powtórzonym nagłówkiem faktury i 25 polami pozycji: nazwą, ilością, ceną, stawką VAT oraz kodami GTIN, PKWiU, CN i PKOB.
- Standardowy eksport w KSeF Import (bez włączonej zakładki pozycji) zapisuje całą fakturę w jednym wierszu – pozycje towarów i usług lądują sklejone w jednej komórce, nieprzydatnej do filtrowania czy sumowania.
- Zakładka „... - Pozycje” (plany Grupa i Biuro) daje osobny wiersz na każdą pozycję faktury – z powtórzonym nagłówkiem i 25 polami z KSeF.
- Układ jeden wiersz na jedną pozycję z powtórzonym nagłówkiem ułatwia import do programów typu Subiekt, Comarch Optima czy SAP Business One – mapowanie kolumn ustawiasz raz, po swojej stronie.
- Specyfikacja FA(3) nie ogranicza liczby pozycji do kilku – element FaWiersz może wystąpić do 10 000 razy, więc jedna faktura może mieć nawet tysiące wierszy towarowych.
- Zwykły arkusz z fakturami (1 wiersz = 1 faktura) działa dalej bez zmian – zakładka pozycji to dodatek, nie zamiennik.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEStandardowy eksport – w KSeF Import bez włączonej zakładki pozycji – zapisuje całą fakturę jako jeden wiersz. Nazwy towarów, ilości i ceny jednostkowe trafiają do jednej sklejonej komórki tekstowej, której nie da się przefiltrować ani zsumować.
W planach Grupa i Biuro każda synchronizacja dopisuje pozycje faktury do osobnej zakładki – jeden wiersz na jedną pozycję, z powtórzonym nagłówkiem faktury i 25 polami z KSeF.
Format jeden wiersz na jedną pozycję z powtórzonym nagłówkiem ułatwia import do Subiekta, Optimy czy SAP – i pod tabele przestawne przy analizie sprzedaży per produkt. Mapowanie kolumn i tak ustawiasz raz, po swojej stronie.
Dlaczego jeden wiersz na fakturę nie wystarcza
Faktura z KSeF w formacie FA(3) może mieć jedną pozycję, kilkadziesiąt albo – przy dużych zamówieniach zbiorczych – setki czy tysiące (schemat FA(3) dopuszcza do 10 000 pozycji na fakturze). Każda pozycja ma osobną nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i stawkę VAT. Standardowy eksport w KSeF Import (bez włączonej zakładki pozycji) zapisuje jednak całą fakturę w jednym wierszu arkusza – pozycje lądują sklejone w jednej komórce tekstowej, której nie da się przefiltrować ani zsumować.
To wystarcza, dopóki liczy się tylko suma faktury. Problem zaczyna się tam, gdzie potrzebna jest szczegółowość: import pozycji do programu księgowego, analiza sprzedaży per produkt albo rekoncyliacja z magazynem.
- Import do ERP jest łatwiejszy z pozycjami – Subiekt, Optima czy SAP Business One preferują osobny wiersz na każdą linię faktury, nie jedną sklejoną fakturę.
- Analiza sprzedaży po towarze – bez rozbicia na pozycje widać tylko sumę faktury, nie wiadomo, który produkt i w jakiej ilości się sprzedał.
- Kody GTIN, PKWiU i CN zostają w praktyce niewykorzystane – są w strukturze FA(3), ale bez zakładki pozycji nie trafiają do osobnych kolumn arkusza, więc nie da się ich sprawnie zestawić z magazynem.
- Raport VAT per stawka – gdy faktura ma pozycje z różnymi stawkami VAT, suma z nagłówka faktury tego nie pokazuje.
Jak działa zakładka „... - Pozycje” w KSeF Import
Rozbicie na pozycje to dodatkowa zakładka w tym samym Arkuszu Google, nie osobne narzędzie. Zwykły arkusz z fakturami (1 wiersz = 1 faktura) działa dalej bez zmian.
-
1
Włącz opcję „Pozycje”
W ustawieniach Arkuszy Google zaznaczasz opcję rozbicia na pozycje. Dostępna w planach Grupa i Biuro – nie ma jej w planach Solo i Firma.
-
2
Synchronizacja rozbija fakturę na FaWiersz
Przy każdym pobraniu KSeF Import parsuje strukturę FA(3) faktury i wyodrębnia każdy element
FaWiersz– pojedynczą pozycję towarową lub usługową. -
3
Pozycje trafiają do osobnej zakładki
W zakładce „... - Pozycje” każda pozycja dostaje własny wiersz: 35 kolumn – 10 z nagłówka faktury (numer KSeF, daty, strony) powtórzonych przy każdej linii oraz 25 kolumn samej pozycji, wprost z pól
FaWierszstruktury FA(3).
To celowe – numer faktury, daty i dane stron przy każdej pozycji pozwalają połączyć wiersze z powrotem w fakturę w programie księgowym albo w tabeli przestawnej po numerze faktury.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jakie dane pozycji trafiają do arkusza
Każdy wiersz pozycji ma 35 kolumn w arkuszu. Pierwsze 10 to kontekst faktury – powtórzony z nagłówka przy każdej pozycji. Kolejne 25 to pola samej pozycji wprost ze struktury FA(3): m.in. nazwa towaru (pole P_7), ilość i jednostka (P_8B, P_8A), cena jednostkowa netto i brutto (P_9A, P_9B), wartość netto i brutto (P_11, P_11A) oraz kwota VAT (P_11Vat).
| Grupa pól | Przykładowe kolumny | Ile pól |
|---|---|---|
| Kontekst faktury (powtórzony) | Nr KSeF, numer faktury, daty, NIP i nazwa sprzedawcy/nabywcy, waluta, typ faktury (np. VAT, korygująca, zaliczkowa) | 10 |
| Identyfikacja pozycji | Nr pozycji, ID pozycji (UU_ID), nazwa, indeks, EAN/GTIN, PKWiU, CN, PKOB | 8 |
| Ilości, ceny, wartości | Ilość, jednostka, cena jedn. netto/brutto, rabat, wartość netto/brutto, kurs waluty, data dostawy | 9 |
| VAT i oznaczenia | Kwota VAT, stawka VAT, stawka VAT OSS, załącznik 15, akcyza, GTU, procedura, stan przed korektą | 8 |
Nie każda pozycja ma komplet kodów – EAN/GTIN i PKWiU nie są prawnie wymagane na fakturze, więc bywają puste (oba pola mają w schemacie FA(3) atrybut minOccurs="0"). Kolejność kolumn jest wtedy stała, tylko wartość zostaje pusta. Kolumny „załącznik 15” i „stan przed korektą” też mają oparcie wprost w schemacie – to pola P_12_Zal_15 i StanPrzed elementu FaWiersz.
Do czego przydaje się rozbicie na pozycje
Zakładka pozycji ma sens tam, gdzie liczy się szczegół, nie tylko suma faktury.
Import do programu księgowego lub ERP
Format jeden wiersz na jedną pozycję z powtórzonym nagłówkiem ułatwia import danych w programach takich jak Comarch Optima, Subiekt GT/nexo czy SAP Business One – znacznie ogranicza ręczne przepisywanie linii z faktury. Kolejność i zestaw kolumn nadal dopasowujesz po swojej stronie przy pierwszym mapowaniu importu.
Analiza sprzedaży per produkt
Filtrujesz i sumujesz po nazwie towaru albo indeksie – widzisz, który produkt i w jakiej ilości faktycznie się sprzedał, zamiast tylko sumy z faktury.
Rekoncyliacja cen i magazynu
Porównujesz cenę jednostkową i ilość z każdej pozycji z cennikiem oraz stanem magazynowym – kolumny ilość, cena i wartość obok siebie ułatwiają wychwycenie, gdzie ilość razy cena nie zgadza się z wartością na fakturze.
Raport VAT per stawka
Grupujesz pozycje po stawce VAT zamiast po całej fakturze – szybciej sprawdzasz rozliczenie, gdy jedna faktura ma pozycje z kilkoma stawkami. Do uzgodnienia z rejestrem VAT przyda się też artykuł o uzgadnianiu KSeF z JPK_V7.
Przykład: dostawca cateringowy wystawia jedną fakturę na 12 pozycji – 8 dań gotowych (VAT 8%) i 4 napoje (VAT 23%). W zwykłym eksporcie widać tylko sumę brutto całej faktury. W zakładce pozycji filtrujesz po kolumnie stawki VAT i w kilka sekund masz osobną sumę netto dla stawki 8% i osobną dla 23% – bez ręcznego rozdzielania pozycji z PDF-u.
Zanim włączysz zakładkę pozycji
Kilka rzeczy warto wiedzieć, zanim przełączysz eksport na poziom pozycji.
- Dostępność: plany Grupa i Biuro. W planach Solo i Firma zakładka pozycji jest niedostępna – działa tam wyłącznie standardowy eksport, jeden wiersz na fakturę.
- Więcej wierszy, nie więcej danych. Faktura z 20 pozycjami to 20 wierszy w zakładce pozycji – to zamierzone rozbicie, nie duplikat.
- Zwykły arkusz faktur zostaje. Zakładka pozycji dochodzi obok istniejącego arkusza – nie zastępuje go.
- Specyfikacja FA(3) nie ogranicza się do kilku pozycji na fakturze – w schemacie XSD element
FaWierszma wprost zadeklarowany atrybutmaxOccurs="10000", więc jedna faktura może mieć do 10 000 wierszy towarowych. Zakładka pozycji rozbija na wiersze tyle pozycji, ile faktura faktycznie ma.
Jeśli potrzebujesz tylko eksportu nagłówków faktur, bez rozbicia na pozycje, wystarczy plan Firma. Rozbicie na pozycje i analizę per produkt odblokowują plany Grupa i Biuro.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Zwykły eksport zapisuje jedną fakturę w jednym wierszu. Zakładka „... - Pozycje” tworzy dodatkową kartę w tym samym arkuszu, w której każda pozycja faktury (element FaWiersz) ma własny wiersz – z powtórzonym nagłówkiem faktury i 25 polami samej pozycji.
35 kolumn: 10 z kontekstu faktury (m.in. numer KSeF, numer faktury, daty, dane sprzedawcy i nabywcy, waluta) powtórzonych przy każdej pozycji oraz 25 pól samej pozycji – nazwa, ilość, ceny, VAT i kody GTIN, PKWiU, CN, PKOB.
W planach Grupa i Biuro. Plany Solo i Firma eksportują wyłącznie na poziomie całej faktury, bez osobnej zakładki pozycji. Wszystkie plany przetestujesz w bezpłatnym okresie próbnym.
Tak, po jednorazowym mapowaniu kolumn. Układ jeden wiersz na jedną pozycję z powtórzonym nagłówkiem ułatwia import do popularnych programów księgowych i systemów ERP – kolejność i zestaw kolumn dopasowujesz po swojej stronie przy pierwszym imporcie.
EAN/GTIN i PKWiU nie są prawnie wymagane na każdej pozycji faktury – jeśli sprzedawca ich nie podał w KSeF, pole w arkuszu zostaje puste. Kolejność kolumn się nie zmienia.
Nie. Zakładka pozycji to dodatek obok istniejącego arkusza faktur – główna zakładka z jedną fakturą na wiersz działa dalej bez zmian.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).