Dlaczego w Rachmistrzu i Rewizorze GT trzeba ręcznie uzupełniać numer KSeF lub oznaczenie OFF/BFK/DI w ewidencji VAT?
Od rozliczenia za luty 2026 r. (duzi podatnicy) albo za kwiecień 2026 r. (pozostali czynni podatnicy VAT) każda pozycja ewidencji JPK_V7 dotycząca faktury objętej KSeF musi mieć numer KSeF albo jedno z oznaczeń zastępczych OFF, BFK lub DI. Rachmistrz i Rewizor GT mają do tego osobne pole „Oznaczenie KSeF” przy zapisie w ewidencji VAT, ale nie zawsze wypełnia się ono samo – dotyczy to zwykle faktur wprowadzonych ręcznie albo zaksięgowanych, zanim numer KSeF był znany. Niezależny eksport numerów KSeF z KSeF Import pozwala uzupełnić takie braki hurtowo, zamiast szukać każdego numeru osobno w portalu Ministerstwa Finansów.
- Od lutego 2026 r. (duzi podatnicy) i od kwietnia 2026 r. (pozostali) każda pozycja ewidencji VAT w JPK_V7(3) musi mieć numer KSeF albo jedno z oznaczeń zastępczych OFF, BFK lub DI.
- Rachmistrz i Rewizor GT mają osobne pole „Oznaczenie KSeF” przy zapisach w ewidencji VAT – w praktyce nie zawsze uzupełnia się automatycznie.
- Puste pole dotyczy zwykle faktur wprowadzonych ręcznie, zaksięgowanych przed nadaniem numeru albo zaimportowanych spoza integracji, która sama pobiera dane z KSeF.
- Niezależny eksport CSV/Excel z KSeF Import (numer KSeF przy każdej pozycji) daje drugie źródło danych do hurtowego uzupełnienia braków przed wysyłką JPK_V7.
- To warto sprawdzać co miesiąc, przed wysyłką – korekta już złożonej ewidencji to więcej pracy niż uzupełnienie kilkunastu pustych pól.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEEwidencja VAT w Rachmistrzu lub Rewizorze GT wygląda na gotową do wysyłki, ale przy kilku zapisach pole z numerem KSeF albo oznaczeniem zastępczym zostaje puste – widać to dopiero przy uważnym przeglądzie przed złożeniem JPK_V7.
KSeF Import eksportuje faktury wprost z Krajowego Systemu e-Faktur do CSV lub Excela, z numerem KSeF przy każdej pozycji – niezależnie od tego, co i jak trafiło do ewidencji w programie księgowym.
Zestawiasz zapisy z pustym „Oznaczeniem KSeF” z eksportem z KSeF Import po numerze faktury lub NIP-ie, uzupełniasz numer albo właściwe oznaczenie zastępcze i wysyłasz ewidencję bez ryzyka braków formalnych.
Co oznacza puste pole „Oznaczenie KSeF” w ewidencji VAT
Obowiązek wchodzi etapami: od rozliczenia za luty 2026 r. dla dużych podatników, od rozliczenia za kwiecień 2026 r. dla pozostałych czynnych podatników VAT. Od tego momentu struktura JPK_V7(3) wymaga, żeby przy każdej pozycji ewidencji sprzedaży i zakupu dotyczącej faktury objętej KSeF znalazł się numer KSeF albo jedno z trzech oznaczeń zastępczych – zależnie od tego, w jakim trybie dokument został wystawiony lub czy w ogóle przeszedł przez KSeF. Rachmistrz GT (uproszczona księgowość, KPiR) i Rewizor GT (pełna księgowość) – programy z rodziny InsERT GT – mają do tego osobne pole „Oznaczenie KSeF” bezpośrednio przy zapisie w ewidencji VAT.
Pozycja ewidencji bez wypełnionego dokładnie jednego z tych pól – numeru KSeF albo oznaczenia OFF, BFK czy DI – ryzykuje odrzuceniem przez bramkę walidacyjną Ministerstwa Finansów przy wysyłce JPK_V7. To nie jest kwestia estetyki zapisu, tylko zgodności pliku ze strukturą wymaganą od 2026 r.
| Wartość pola | Co oznacza |
|---|---|
| Numer KSeF | Faktura ma nadany numer w Krajowym Systemie e-Faktur – wpisujesz go wprost w polu |
| OFF | Faktura wystawiona w trybie awarii KSeF, numeru jeszcze nie ma na dzień złożenia ewidencji |
| BFK | Faktura wystawiona poza KSeF – papierowa, elektroniczna sprzed obowiązku albo dla konsumenta |
| DI | Inny dokument niż faktura, np. paragon z NIP traktowany jak faktura uproszczona albo faktura z kasy rejestrującej |
Terminy wejścia w życie obowiązku, podstawę prawną i różnice między poszczególnymi oznaczeniami opisuje osobno artykuł o obowiązku numeru KSeF w JPK_V7 od 2026 roku. Tu skupiamy się na samej praktyce uzupełniania pola w Rachmistrzu i Rewizorze GT.
Kiedy pole zostaje puste mimo że faktura ma numer w KSeF
Pole „Oznaczenie KSeF” nie zawsze wypełnia się samo. W praktyce zostaje puste najczęściej w trzech sytuacjach – żadna z nich nie oznacza błędu w samej fakturze, tylko brak numeru w miejscu, gdzie ewidencja go oczekuje.
| Sytuacja | Dlaczego pole jest puste |
|---|---|
| Faktura wprowadzona do ewidencji ręcznie | Numer KSeF trzeba przepisać osobno – nie pochodzi automatycznie z żadnej integracji |
| Zapis zaksięgowany, zanim KSeF nadał numer | W chwili księgowania numeru jeszcze nie było – po jego nadaniu nikt nie wrócił do zapisu |
| Import faktur spoza bezpośredniej integracji z KSeF | Źródło importu nie przenosi wszystkich pól opisowych faktury, w tym numeru KSeF |
Jeśli faktura oznaczona „OFF” dostanie numer KSeF (np. po zakończeniu trybu awarii), wpisanie go w ewidencji jest wskazane – dla pełnej spójności danych warto to zrobić przed kolejną wysyłką. Sama korekta już złożonego pliku JPK_V7 w zakresie tego numeru nie jest obligatoryjna, ale przy wątpliwościach co do konkretnego przypadku warto to skonsultować z doradcą podatkowym. To inna sytuacja niż zwykły brak numeru przy fakturze, która przez KSeF faktycznie przeszła.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak uzupełnić braki hurtowo, zamiast szukać numeru po numerze
Szukanie numeru KSeF dla każdej pojedynczej faktury osobno w portalu Ministerstwa Finansów ma sens przy kilku dokumentach. Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu wygodniej jest mieć od razu pełną listę numerów obok siebie i zestawić ją z ewidencją w programie księgowym.
-
1
Wyeksportuj listę faktur z KSeF Import
W panelu wybierz NIP i zakres dat (np. bieżący miesiąc), a następnie eksport do
.xlsxlub.csv– numer KSeF towarzyszy każdej pozycji, kolejność i zestaw kolumn ustawiasz raz w konfiguracji pól eksportu. -
2
Wygeneruj ewidencję VAT z Rachmistrza lub Rewizora GT
Z tego samego okresu wygeneruj zestawienie zapisów w ewidencji sprzedaży i zakupu – to na nim sprawdzasz, przy których pozycjach pole „Oznaczenie KSeF” jest puste.
-
3
Zestaw obie listy po numerze faktury lub NIP-ie
W arkuszu funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO (lub XLOOKUP) dociągnij numer KSeF z eksportu KSeF Import do każdego pustego zapisu z ewidencji.
-
4
Uzupełnij pole w programie księgowym
Wpisz numer KSeF tam, gdzie faktura go ma. Jeśli dokument faktycznie nie przeszedł przez KSeF albo numeru jeszcze nie nadano, ustaw właściwe oznaczenie zastępcze – OFF, BFK lub DI.
Comiesięczne zestawienie kilkunastu-kilkudziesięciu pozycji zajmuje kilkanaście minut. Nadrabianie zaległości za kilka miesięcy tuż przed terminem JPK_V7 to już inna skala pracy – i większe ryzyko, że coś zostanie pominięte.
Checklist przed wysyłką JPK_V7 z Rachmistrza lub Rewizora GT
Zanim wygenerujesz plik JPK_V7, warto mieć gotowy, niezależny eksport faktur z KSeF do Excela i CSV z numerem KSeF przy każdej pozycji – to on jest źródłem, z którego uzupełniasz braki w ewidencji, a nie odwrotnie.
- Wyeksportuj listę faktur z KSeF Import za dany okres i miej numer KSeF przy każdej pozycji.
- Sprawdź w ewidencji VAT, przy ilu zapisach pole „Oznaczenie KSeF” jest puste.
- Dla każdego pustego zapisu ustal, czy chodzi o brakujący numer, czy o dokument, który nie przechodzi przez KSeF wcale.
- Uzupełnij numer albo właściwe oznaczenie zastępcze (OFF, BFK, DI) przed wygenerowaniem pliku.
- Dopiero po uzupełnieniu wszystkich braków wysyłaj JPK_V7 – korekta po wysyłce to dodatkowa praca.
Eksport CSV/Excel z numerem KSeF przy każdej pozycji jest dostępny w planach Firma, Grupa i Biuro – szczegóły w cenniku. Okres próbny obejmuje limity planu Biuro (do 20 NIP-ów, bez limitu faktur, synchronizacja co 15 minut) od pierwszego dnia.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Zwykle dlatego, że numer nie trafił do zapisu automatycznie – najczęściej przy fakturach wprowadzonych ręcznie, zaksięgowanych zanim KSeF nadał numer, albo zaimportowanych spoza integracji, która sama pobiera pełne dane z Krajowego Systemu e-Faktur.
OFF dotyczy faktur wystawionych w trybie awarii KSeF, które na dzień złożenia ewidencji jeszcze nie mają numeru – korekta po jego nadaniu nie jest obowiązkowa. BFK to faktury wystawione całkowicie poza KSeF – papierowe, elektroniczne sprzed obowiązku albo dla konsumentów. DI oznacza inny dokument niż faktura, np. paragon z NIP traktowany jak faktura uproszczona albo dokument z kasy rejestrującej.
Nie. KSeF Import dostarcza niezależny eksport numerów KSeF do CSV lub Excela – to Ty, lub osoba prowadząca księgowość, wpisuje numer albo oznaczenie zastępcze w programie księgowym.
Od rozliczenia za luty 2026 r. dla dużych podatników i od rozliczenia za kwiecień 2026 r. dla pozostałych czynnych podatników VAT struktura JPK_V7(3) wymaga numeru KSeF lub jednego z oznaczeń zastępczych (OFF, BFK, DI) przy każdej pozycji ewidencji dotyczącej faktury objętej KSeF. Pełny harmonogram i podstawę prawną opisuje osobny artykuł o obowiązku numeru KSeF w JPK_V7.
Eksport do CSV i Excela z konfigurowalnymi polami, w tym numerem KSeF, jest dostępny w planach Firma, Grupa i Biuro. Siedmiodniowy okres próbny obejmuje limity planu Biuro, więc masz pełny eksport od pierwszego dnia.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.
- Broszura informacyjna JPK_VAT z deklaracją [JPK_V7M(3), JPK_V7K(3)] – Serwis o podatkach (podatki.gov.pl)
- Art. 106nda, 106nf, 106nh ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.) – tryby szczególne wystawiania faktur
- Rachmistrz i Rewizor GT – jak uzupełnić numer KSeF i brakujące oznaczenia KSeF na zapisach w ewidencji VAT (InsERT e-Pomoc techniczna)