Czy numer KSeF jest obowiązkowy w JPK_V7 od 2026 roku?
Tak. Od rozliczenia za luty 2026 r. (nowe struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3)) w ewidencji VAT trzeba wykazać numer faktury nadany w KSeF – zarówno w rejestrze sprzedaży, jak i zakupu. Gdy faktura nie ma numeru KSeF w chwili składania pliku, zamiast niego wpisuje się jedno z zastępczych oznaczeń: OFF, BFK lub DI.
- Nowe struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) obowiązują od rozliczenia za luty 2026 r. (pierwsza wysyłka do 25 marca 2026 r.).
- Pole z numerem KSeF jest wymagane w obu rejestrach – sprzedaży i zakupu – nie tylko w jednym z nich.
- Brak numeru KSeF w momencie składania ewidencji wymaga jednego z trzech oznaczeń: OFF (wyłącznie tryb awaryjny), BFK (faktura wystawiona całkowicie poza KSeF) lub DI (tryb offline24, niedostępność KSeF oraz dokumenty inne niż faktura).
- KSeF Import zawsze dołącza numer KSeF do eksportu – to pole domyślne i niewyłączalne w konfiguracji kolumn, więc nie trzeba go osobno włączać.
- Zmianę wprowadza rozporządzenie Ministra Finansów – nowe wzory struktur opublikowano 19 grudnia 2025 r. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEProgram księgowy oczekuje numeru KSeF przy każdej pozycji ewidencji, a Ty masz fakturę tylko jako plik PDF albo wpis w rejestrze zakupów bez tego numeru pod ręką.
KSeF Import eksportuje numer KSeF przy każdej fakturze kosztowej i sprzedażowej jako pole domyślne – nie trzeba go dodawać do układu kolumn, bo jest w eksporcie z założenia.
Zamiast szukać numerów KSeF fakturę po fakturze tuż przed wysyłką JPK_V7 za luty, masz je od razu w pliku obok pozostałych danych faktury z ostatnich 90 dni.
Co się zmienia w JPK_V7 od lutego 2026
Od rozliczenia za luty 2026 r. obowiązują nowe struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), dopasowane do obowiązkowego KSeF. Wzory opublikowano 19 grudnia 2025 r. w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów – pierwsza wysyłka w nowej wersji przypada na termin do 25 marca 2026 r.
Kluczowa zmiana dla części ewidencyjnej: trzeba wykazać numer identyfikujący fakturę w KSeF zarówno w rejestrze sprzedaży, jak i zakupu. To nie jest pole opcjonalne przy fakturach ustrukturyzowanych – dotyczy każdej pozycji ewidencji, która ma odpowiednik w KSeF.
Obowiązkowy KSeF dla sprzedaży rusza etapami w 2026 r., ale ewidencja VAT za luty 2026 obejmuje też faktury otrzymane – a te od największych kontrahentów mogą już mieć numer KSeF, zanim Twoja firma zacznie wystawiać w systemie własne faktury.
Gdy faktury nie ma w KSeF: oznaczenia OFF, BFK, DI
Nie każdy dokument w ewidencji ma numer KSeF w dniu składania pliku – i nowa struktura to przewiduje. Gdy numeru brakuje, w jego miejsce wpisuje się jedno z trzech oznaczeń zastępczych, przypisane do konkretnego trybu szczególnego z ustawy o VAT.
| Oznaczenie | Kiedy je stosujesz | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| OFF | Wyłącznie faktura z trybu awaryjnego KSeF, bez numeru w dniu składania pliku | art. 106nf ustawy o VAT |
| DI | Faktura z trybu offline24 lub z okresu niedostępności KSeF, bez numeru w dniu składania pliku, oraz dokument inny niż faktura | art. 106nda i 106nh ustawy o VAT |
| BFK | Faktura (elektroniczna lub papierowa) wystawiona całkowicie poza KSeF – np. dla konsumenta albo sprzed objęcia obowiązkiem | brak obowiązku przesłania do KSeF |
Pole numeru KSeF w ewidencji przyjmuje albo sam numer KSeF, albo jedno z oznaczeń OFF/DI/BFK – nigdy oba naraz. Zanim wyślesz plik, sprawdź, czy każda pozycja ma wypełnione dokładnie jedno z tych pól, żeby uniknąć odrzucenia przez bramkę walidacyjną Ministerstwa Finansów.
Gdy faktura oznaczona DI (offline24 lub niedostępność) dostanie numer KSeF już po wysyłce JPK, korekta ewidencji jest obowiązkowa. Przy OFF (tryb awaryjny) korekta po otrzymaniu numeru nie jest wymagana. Ta różnica to częsty błąd przy pierwszych rozliczeniach w nowej strukturze.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Skąd wziąć numer KSeF do ewidencji
Portal Podatnika KSeF nie oferuje zbiorczego eksportu numerów KSeF do pliku – każdą fakturę trzeba by odnaleźć osobno. KSeF Import robi to inaczej: numer KSeF jest polem domyślnym i niewyłączalnym w eksporcie, więc pojawia się w każdym pliku bez dodatkowej konfiguracji. Pełny wybór kolumn – w tym numer KSeF osobno dla faktur kosztowych i sprzedażowych – opisuje strona konfiguracji pól eksportu faktur z KSeF.
- Numer KSeF zawsze w eksporcie – to klucz identyfikujący fakturę w systemie MF, więc eksporter dołącza go niezależnie od tego, które inne pola wybierzesz.
- Osobny układ kolumn dla kosztów i sprzedaży – numer KSeF trafia do obu rejestrów, dokładnie tam, gdzie potrzebuje go nowa ewidencja JPK_V7.
- Synchronizacja obejmuje ostatnie 90 dni i dopisuje nowe faktury na bieżąco, więc comiesięczny eksport przed wysyłką JPK ma komplet numerów bez ręcznego uzupełniania.
- Format CSV/Excel gotowy do wklejenia do rejestru VAT w programie księgowym, zamiast przepisywania numeru z podglądu faktury.
Checklist przed pierwszą wysyłką JPK_V7 za luty 2026
-
1
Sprawdź, które faktury mają numer KSeF
Wyeksportuj rejestr sprzedaży i zakupu za luty 2026 z KSeF Import – numer KSeF jest w pliku przy każdej fakturze, która trafiła do systemu.
-
2
Zidentyfikuj pozycje bez numeru KSeF
Faktury bez numeru w dniu wysyłki (tryb awaryjny, offline24, niedostępność albo dokumenty spoza KSeF) zaznacz do ręcznego oznaczenia OFF, DI lub BFK w programie FK. Zapamiętaj, które oznaczyłeś jako DI – tam po nadaniu numeru KSeF trzeba będzie skorygować JPK.
-
3
Uzgodnij numery z rejestrem w programie księgowym
Porównaj listę numerów KSeF z eksportu z ewidencją, z której program generuje plik JPK_V7 – patrz też uzgodnienie KSeF z JPK_V7 krok po kroku.
-
4
Wyślij ewidencję do 25 marca 2026 r.
To pierwszy termin dla nowych struktur JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3) – rozliczenie za luty 2026 r.
Nie trzeba czekać do marca. Comiesięczny eksport z KSeF Import buduje historię numerów KSeF na bieżąco, więc w dniu wysyłki JPK_V7 masz gotowy plik zamiast poszukiwań w portalu MF. Szczegóły planów i limitów – w cenniku.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Od rozliczenia za luty 2026 r., w strukturach JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), opublikowanych 19 grudnia 2025 r. Pierwsza wysyłka w nowej wersji przypada na termin do 25 marca 2026 r.
OFF stosujesz wyłącznie przy fakturze z trybu awaryjnego KSeF (art. 106nf ustawy o VAT), bez nadanego jeszcze numeru. DI dotyczy faktury z trybu offline24 lub z okresu niedostępności KSeF (art. 106nda i 106nh) bez numeru, a także dokumentu innego niż faktura. BFK stosujesz dla faktury wystawionej całkowicie poza KSeF, np. dla konsumenta. Pole przyjmuje albo numer KSeF, albo jedno z tych trzech oznaczeń – nigdy oba naraz.
Obu. Numer KSeF (lub zastępcze oznaczenie) trzeba wykazać zarówno w rejestrze sprzedaży, jak i w rejestrze zakupu nowej ewidencji JPK_V7.
Tak. Numer KSeF to pole podstawowe i domyślne w eksporcie – dołączane do każdego pliku niezależnie od tego, które inne kolumny wybierzesz w konfiguracji pól.
Wpisujesz w jej miejsce jedno z oznaczeń zastępczych – OFF, BFK lub DI, zależnie od przyczyny braku numeru. Samą decyzję, które oznaczenie pasuje do konkretnego dokumentu, podejmuje osoba prowadząca ewidencję lub program księgowy na podstawie okoliczności wystawienia faktury.
Nie. Obowiązkowe pole z numerem KSeF to dodatkowy wymóg formalny w pliku, a nie automatyczna weryfikacja kompletności ewidencji. Uzgodnienie – czy każda faktura z KSeF trafiła do rejestru VAT – nadal robisz osobno, np. metodą opisaną w artykule o uzgodnieniu KSeF z JPK_V7.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).
- Nowe wzory struktur JPK_VAT dostępne na ePUAP – Ministerstwo Finansów, Portal Gov.pl
- Broszura informacyjna JPK_VAT z deklaracją [JPK_V7M(3), JPK_V7K(3)] – Serwis o podatkach (podatki.gov.pl)
- Zmiany w JPK VAT od 1 lutego 2026 r. – nowe wzory JPK_V7M(3), JPK_V7K(3), oznaczenia NrKSeF, OFF, BFK, DI (Infor.pl)
- Art. 106nda, 106nf, 106nh ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.) – tryby szczególne wystawiania faktur