Jak działa ulga na złe długi przy fakturach z KSeF?
Fakt, że faktura ma numer nadany w KSeF, nie zmienia zasad ulgi na złe długi z art. 89a i 89b ustawy o VAT: wierzyciel może skorygować podstawę opodatkowania i VAT należny, gdy wierzytelność nie zostanie uregulowana ani zbyta w ciągu 90 dni od terminu płatności, a dłużnik ma wtedy obowiązek skorygować odliczony VAT naliczony – niezależnie od tego, czy wierzyciel z ulgi skorzysta. KSeF zmienia tylko sposób namierzenia takich faktur i ich oznaczenie w JPK_V7.
- Próg czasowy to 90 dni od terminu płatności określonego na fakturze lub w umowie (art. 89a ust. 1a ustawy o VAT) – to inny „90 dni” niż okno historii danych w KSeF Import.
- Wierzyciel może skorygować VAT należny; dłużnik musi skorygować VAT naliczony po tym samym terminie, niezależnie od decyzji wierzyciela.
- Na skorzystanie z ulgi wierzyciel ma 3 lata licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę.
- Raport zaległości w KSeF Import pomaga namierzyć kandydatów po dniach po terminie, ale nie liczy samodzielnie progu ulgi ani nie robi korekty w JPK_V7 – to praca księgowej.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWETermin płatności trzeba pilnować ręcznie w kalendarzu albo osobnym arkuszu obok programu księgowego. Przy kilkudziesięciu nieopłaconych fakturach łatwo przeoczyć dzień, w którym powstaje prawo do korekty VAT.
KSeF Import pobiera termin płatności z faktury i grupuje nieopłacone pozycje w przedziały dni po terminie, więc kandydatów do ulgi widzisz bez ręcznego liczenia w kalendarzu.
Zamiast przeszukiwać skrzynkę i portal KSeF, przekazujesz księgowej wyeksportowaną listę faktur z numerem KSeF, kwotą i liczbą dni po terminie – ona decyduje o korekcie w JPK_V7.
Czym jest ulga na złe długi i kogo dotyczy
Ulga na złe długi (art. 89a i 89b ustawy o VAT) pozwala wierzycielowi skorygować podstawę opodatkowania i podatek należny z tytułu dostawy towarów lub usług na terytorium kraju, jeśli wierzytelność uznaje się za nieściągalną. Nieściągalność uprawdopodabnia się, gdy wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.
Po drugiej stronie transakcji jest dłużnik – ma on obowiązek skorygować (pomniejszyć) odliczony wcześniej VAT naliczony z tej samej faktury, w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. To korekta obowiązkowa, nie fakultatywna, i nie zależy od tego, czy wierzyciel w ogóle skorzysta z ulgi po swojej stronie.
W KSeF Import okno pierwszego pobrania i codziennej aktualizacji statusów danych to ostatnie 90 dni – to limit techniczny synchronizacji, nie ma nic wspólnego z terminem podatkowym. Próg 90 dni z art. 89a/89b ustawy o VAT to zupełnie inny licznik: dni, które upłynęły od terminu płatności konkretnej faktury. Traktuj je jako dwa niezależne pojęcia.
Warunki dodatkowe: na dzień poprzedzający złożenie korekty deklaracji wierzyciel musi być czynnym podatnikiem VAT, wierzytelność nie może być zbyta (np. sprzedana firmie windykacyjnej), a od daty wystawienia faktury nie mogą upłynąć więcej niż 3 lata, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono – ten termin wydłużono z 2 do 3 lat pakietem SLIM VAT 2.
Co się dzieje po przekroczeniu progu 90 dni
Po stronie wierzyciela i dłużnika obowiązek działa inaczej – jedna strona ma prawo wyboru, druga ma twardy obowiązek:
| Strona | Co robi po 90 dniach od terminu płatności | Charakter |
|---|---|---|
| Wierzyciel (sprzedawca) | Może skorygować podstawę opodatkowania i VAT należny w deklaracji za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności, o ile do dnia złożenia tej deklaracji wierzytelność nadal nie jest uregulowana ani zbyta | Uprawnienie (fakultatywne) |
| Dłużnik (nabywca) | Musi skorygować (zmniejszyć) odliczony VAT naliczony z tej faktury w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień | Obowiązek |
| Obie strony | Jeśli należność zostanie uregulowana po korekcie – VAT rozlicza się ponownie „w drugą stronę” w okresie zapłaty | Korekta odwrotna |
Termin liczy się od dnia następującego po ostatnim dniu terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie – nie od daty wystawienia faktury i nie od daty jej odebrania w KSeF. Dla faktury z terminem płatności 14 dni wystawionej 1 marca, 90-dniowy licznik startuje 16 marca (dzień po terminie), nie 1 marca.
To, czy faktura ma numer nadany w KSeF, czy powstała poza systemem, nie zmienia warunków ulgi z art. 89a/89b. KSeF wpływa wyłącznie na to, jak fakturę i ewentualną korektę oznaczysz w polach ewidencji JPK_V7 – o tym w dalszej części artykułu.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak namierzyć kandydatów do ulgi w KSeF Import
Portal KSeF nie liczy dni po terminie płatności i nie pokazuje żadnego zestawienia zaległości – tę pracę trzeba wykonać poza systemem MF. Kontrola terminów płatności faktur z KSeF w KSeF Import grupuje nieopłacone faktury sprzedażowe (należności) i kosztowe (zobowiązania) w cztery przedziały dni po terminie: 1–7, 8–30, 31–60 i 61+. Próg 90 dni istotny dla ulgi mieści się w najszerszym przedziale 61+ – to nie osobny, dedykowany licznik ulgi, więc dokładną liczbę dni po terminie odczytujesz z eksportu, nie z samej nazwy przedziału.
Kontrola terminów płatności – karta „Nieopłacone faktury”, raport zaległości i przypomnienia – jest dostępna w planach Firma, Grupa i Biuro; plan Solo jej nie obejmuje. Eksport do Excela i CSV wymaga planu Firma i wyższych, eksport do Arkuszy Google działa w każdym planie. Pełne porównanie planów – cennik.
-
1
Otwórz raport zaległości
W panelu wybierz kartę „Nieopłacone faktury” i filtr przedziału 61+ dni – tam mieszczą się wszystkie faktury starsze niż 60 dni po terminie, w tym kandydatki do ulgi.
-
2
Wyeksportuj z kolumną terminu płatności
Eksportujesz do Excela, CSV lub Arkuszy Google z polami: numer KSeF, kontrahent, termin płatności, kwota, status opłacenia – dokładną liczbę dni po terminie policzysz względem dzisiejszej daty.
-
3
Rozdziel należności i zobowiązania
Rejestr sprzedażowy (Ty jesteś wierzycielem) i kosztowy (Ty jesteś dłużnikiem) to dwie osobne tabele – sprawdzasz oba kierunki, bo obowiązek korekty dotyczy dłużnika automatycznie, a prawo do korekty wierzyciela jest fakultatywne.
-
4
Przekaż listę księgowej
Gotowe zestawienie z numerami KSeF i kwotami trafia do księgowej lub programu księgowego, który wykonuje faktyczną korektę w JPK_V7 – KSeF Import dostarcza dane, nie generuje deklaracji.
Sortuj eksport po terminie płatności rosnąco – najstarsze zaległości, najbliższe utraty terminu na skorzystanie z ulgi (3 lata od końca roku wystawienia faktury), zobaczysz na górze listy.
Oznaczenie w JPK_V7 po korekcie
Korekta z tytułu ulgi na złe długi trafia do tej samej ewidencji VAT, w której wykazujesz numer faktury z KSeF. Od rozliczenia za luty 2026 r. w JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3) trzeba podać numer nadany w KSeF (pole NrKSeF) – dla każdego podatnika, niezależnie od tego, kiedy jego firma zaczyna wystawiać faktury w KSeF (obowiązek wystawiania rusza etapami: 1 lutego 2026 dla dużych podatników, 1 kwietnia 2026 dla pozostałych). Gdy faktura nie ma numeru KSeF w dniu składania pliku – wpisujesz jedno z oznaczeń zastępczych OFF, BFK lub DI. Zasada dotyczy też pozycji korygowanych w związku z ulgą na złe długi – korekta nie zwalnia z wykazania numeru faktury pierwotnej. Pełne omówienie kodów i terminu wejścia w życie znajdziesz w artykule numer KSeF w JPK_V7 – nowy obowiązek od lutego 2026.
Czego KSeF Import nie robi – i kto o tym decyduje
KSeF Import eksportuje dane potrzebne do oceny sytuacji – numer faktury, kontrahenta, kwotę, termin płatności i status opłacenia; liczbę dni po terminie liczysz z daty terminu płatności (np. formułą w arkuszu) albo odczytujesz z przedziału raportu zaległości w panelu. Aplikacja nie nalicza korekty VAT, nie generuje ani nie wysyła pliku JPK_V7, nie sprawdza statusu VAT kontrahenta ani tego, czy dłużnik jest w upadłości lub restrukturyzacji. Decyzję o skorzystaniu z ulgi i samą korektę deklaracji podejmuje księgowa lub program księgowy na podstawie wyeksportowanych danych.
Jeśli zamiast pojedynczych faktur wolisz od razu zestawienie wszystkich zaległości z podziałem na przedziały dni po terminie, zacznij od raportu wiekowania należności z faktur KSeF – to ten sam raport, z którego korzystasz przy namierzaniu kandydatów do ulgi.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Od dnia następującego po upływie terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie – nie od daty wystawienia faktury i nie od daty jej odebrania w KSeF.
Tak. Obowiązek korekty VAT naliczonego po stronie dłużnika jest niezależny od tego, czy wierzyciel w ogóle skorzysta z ulgi na złe długi po swojej stronie.
Trzy lata, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę. Wcześniej termin wynosił 2 lata – wydłużono go pakietem SLIM VAT 2.
Nie. Eksportuje dane potrzebne do oceny sytuacji – termin płatności, kwotę i status opłacenia, z których liczbę dni po terminie policzysz w arkuszu – a samą korektę i decyzję o jej złożeniu podejmuje księgowa lub program księgowy.
Nie – prawo do ulgi wynika z art. 89a i 89b ustawy o VAT i nie zależy od kanału wystawienia faktury. Numer KSeF wpływa wyłącznie na sposób oznaczenia tej faktury w ewidencji JPK_V7 (pole NrKSeF albo kod zastępczy OFF, BFK lub DI).
Nie ma dedykowanego licznika – próg 90 dni mieści się w najszerszym przedziale raportu, 61+ dni po terminie. Dokładną liczbę dni po terminie sprawdzasz w wyeksportowanym pliku, licząc od terminu płatności konkretnej faktury.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).