Dlaczego faktura zapłacona widnieje jako nieopłacona (albo odwrotnie)?
Bo faktura z KSeF nie niesie statusu płatności – ma tylko dwa słabe sygnały: fakultatywną flagę „Zapłacono” od wystawcy i kod formy płatności. Gdy wystawca zapomni o fladze przy zakupie za gotówkę albo ustawi ją z góry przy przelewie z terminem, status w rejestrze rozjeżdża się z rzeczywistością. KSeF Import krzyżuje oba sygnały, dokłada wyciąg bankowy i pozwala poprawić wynik ręcznie.
- KSeF nie jest systemem płatniczym – nie ma w nim pola „opłacona”. Status, który widzisz w programie, zawsze jest wyliczony lub kliknięty po Twojej stronie.
- Sześć typowych przyczyn błędnego statusu: brak flagi „Zapłacono” przy gotówce lub karcie, flaga ustawiona z góry przy przelewie, forma płatności niezgodna z realną zapłatą, płatność częściowa lub kompensata, korekta zmieniająca saldo oraz ręczne odhaczanie z pamięci.
- KSeF Import liczy status „Czy opłacona?” z połączenia flagi i formy płatności (wystarczy jeden z sygnałów): gotówka, karta i płatność mobilna oznaczają zapłatę przy zakupie, a przelew z biegnącym terminem pozostaje nieopłacony, dopóki nie potwierdzi go wyciąg lub Twoje kliknięcie.
- Ręczne oznaczenie zawsze ma pierwszeństwo, a import wyciągu bankowego (CAMT.053) rozlicza faktury, które automat zostawił jako nieopłacone – na podstawie realnych operacji.
- Status wyliczany automatycznie i oznaczanie płatności to funkcje planów Firma i wyższych; import wyciągów – plan Biuro.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFaktura za paliwo opłacona kartą na stacji wisi w rejestrze jako nieopłacona, bo wystawca nie ustawił flagi „Zapłacono”. Obok faktura przelewowa z 30-dniowym terminem ma flagę od pierwszego dnia, więc wygląda na zapłaconą, choć pieniądze jeszcze nie wyszły. Co miesiąc ktoś musi to ręcznie prostować.
KSeF Import czyta flagę „Zapłacono” i kod formy płatności z każdej faktury, krzyżuje je regułami i wylicza własny status „Czy opłacona?”. Gdy wgrasz wyciąg bankowy, status potwierdzają realne operacje, a wątpliwe przypadki trafiają na krótką listę do Twojej decyzji.
Faktury gotówkowe i kartowe nie czekają bez sensu na odhaczenie, przelewy z terminem nie udają zapłaconych, a lista nieopłaconych do przelewu jest wiarygodna od pierwszej synchronizacji.
Skąd w ogóle bierze się status płatności faktury z KSeF
KSeF rejestruje wystawienie faktury i nadaje jej numer, ale nie wie nic o tym, czy pieniądze zmieniły właściciela. W strukturze FA(3) są za to dwa pola, które o płatności mówią pośrednio: fakultatywna flaga „Zapłacono” (z datą „DataZapłaty”) oraz kod formy płatności od 1 do 7 – gotówka, karta, bon, czek, kredyt, przelew i płatność mobilna.
Oba pola wypełnia wystawca, oba są opcjonalne i żadne z nich nie jest weryfikowane przez KSeF. Dlatego każdy program, który pokazuje „opłacona” lub „nieopłacona”, robi to na podstawie własnej interpretacji tych sygnałów albo ręcznego kliknięcia użytkownika – nigdy na podstawie danych z KSeF jako takiego.
Wystawca może zaznaczyć „Zapłacono”, gdy dostał gotówkę przy sprzedaży, ale równie dobrze może ustawić ją odruchowo w szablonie faktury albo zapomnieć o niej całkowicie. Nabywca nie ma wpływu na to pole i nie może go poprawić – dlatego status w Twoim rejestrze musi powstać po Twojej stronie.
Sześć przyczyn, dla których status jest błędny
W praktyce błędny status niemal zawsze sprowadza się do jednej z sześciu sytuacji. Warto je rozpoznawać, bo każda wymaga innej reakcji.
| Przyczyna | Co widzisz | Jak to rozpoznać |
|---|---|---|
| Brak flagi przy gotówce lub karcie | Nieopłacona, choć zapłacona przy zakupie | Forma płatności 1, 2 lub 7, flagi „Zapłacono” brak |
| Flaga ustawiona z góry przy przelewie | Opłacona, choć termin dopiero biegnie | Forma 6 – przelew, flaga i „DataZapłaty” równa dacie wystawienia |
| Forma płatności inna niż realna zapłata | Status losowy | Na fakturze „przelew”, a zapłaciłeś kartą lub odwrotnie |
| Płatność częściowa lub kompensata | Nieopłacona mimo przelewu | Kwota przelewu mniejsza niż „Do zapłaty” |
| Korekta zmieniła saldo | Opłacona przed korektą, po korekcie do dopłaty lub zwrotu | Faktura korygująca do tej samej faktury pierwotnej |
| Ręczne odhaczanie z pamięci | Wszystko naraz „opłacone” pod koniec miesiąca | Daty zapłaty równe dacie klikania, nie przelewu |
Faktura przelewowa z flagą „Zapłacono” ustawioną w dniu wystawienia wypada z listy nieopłaconych, więc nikt jej nie zapłaci, dopóki dostawca nie upomni się o pieniądze – często już z odsetkami. Jeśli w Twoim rejestrze status pochodzi wyłącznie z flagi, sprawdź faktury z formą „przelew” i flagą ustawioną tego samego dnia, co wystawienie.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak KSeF Import wylicza status „Czy opłacona?”
Automatyczny status powstaje z połączenia flagi i formy płatności – wystarczy jeden z sygnałów. Potem może zostać nadpisany wyłącznie przez Twoje ręczne oznaczenie. Wyciąg bankowy działa w drugą stronę: domyka faktury, które automat zostawił jako nieopłacone (np. przelew bez flagi), ale nie odwraca statusu opłaconej wynikającego z flagi wystawcy.
-
1
Flaga „Zapłacono” od wystawcy
Jeśli wystawca zadeklarował zapłatę, faktura dostaje status opłaconej z datą z pola „DataZapłaty”, a gdy jej brak – z datą wystawienia.
-
2
Forma płatności przy zakupie
Gotówka, karta i płatność mobilna (np. BLIK) oznaczają zapłatę w momencie transakcji, więc faktura jest opłacona nawet bez flagi. Przelew, kredyt, bon i czek nie dają takiej pewności – status zostaje „nieopłacona”.
-
3
Ręczne oznaczenie ma pierwszeństwo
Klikasz „opłacona” lub „nieopłacona” pojedynczo albo zbiorczo (ręczne oznaczanie faktur), a Twoja decyzja nadpisuje automat. Cofnięcie jest zawsze możliwe.
-
4
Wyciąg bankowy domyka nieopłacone
Po imporcie wyciągu bankowego (CAMT.053) operacje są dopasowywane do faktur wciąż nieopłaconych – po kwocie, kontrahencie i numerze faktury w tytule. Faktura jest opłacona, gdy suma dopasowanych operacji pokrywa kwotę „Do zapłaty” (z tolerancją na drobne różnice); niepewne dopasowania czekają na Twoją decyzję. Faktura z flagą wystawcy lub Twoim oznaczeniem nie jest ruszana – jeśli flaga była fałszywa, najpierw oznacz fakturę ręcznie jako nieopłaconą.
Wynik trafia do tabeli faktur, na kartę płatności i do kolumny eksportu w Google Sheets, Excelu lub CSV. Szczegóły reguł i przykłady znajdziesz na stronie funkcji status płatności faktury z KSeF – to ona odpowiada za to, że gotówka i karta nie czekają na odhaczenie, a przelew z terminem nie udaje zapłaconego.
Co zrobić, gdy status nadal się nie zgadza
Automat rozwiązuje większość przypadków, ale nie wszystkie – zwłaszcza kompensaty, płatności częściowe i korekty wymagają Twojej decyzji.
- Płatność częściowa lub kompensata – status jest binarny, więc oznacz fakturę jako opłaconą dopiero, gdy zamknięte jest całe saldo; do tego czasu zostaw ją na liście nieopłaconych.
- Korekta do faktury opłaconej – sprawdź, czy korekta zmienia kwotę do zapłaty; jeśli powstała dopłata, oznacz ją osobno po przelewie.
- Flaga z góry przy przelewie – oznacz fakturę ręcznie jako nieopłaconą, żeby wróciła na listę do zapłaty i do przypomnień o terminie.
- Brak flagi przy gotówce – nie musisz nic robić, o ile na fakturze jest kod formy płatności 1, 2 lub 7; jeśli wystawca nie podał formy, oznacz ręcznie.
- Forma płatności inna niż realna zapłata – oznacz ręcznie; automat nie zgadnie, że fakturę z formą „przelew” zapłaciłeś kartą przy odbiorze.
Dodaj do eksportu kolumny „Czy opłacona?”, „Forma płatności” i „Status płatności (wystawcy)”. Filtr: forma = Przelew oraz status wystawcy = Zapłacono pokaże faktury z flagą ustawioną z góry; filtr: forma = Gotówka oraz status wystawcy pusty pokaże te, które automat i tak oznaczył jako opłacone. To dwa filtry, które w kilka sekund ujawniają, komu z dostawców nie warto ufać w kwestii flagi.
Oznaczanie płatności i automatyczny status „Czy opłacona?” działają od planu Firma, paczki przelewów od planu Grupa, a import wyciągów bankowych w planie Biuro; okres próbny daje warunki planu Biuro. KSeF Import dostarcza dane o zapłacie, ale przelewów nie wykonuje – zatwierdzasz je w banku. Zakres planów sprawdzisz w cenniku, całość w centrum kontroli płatności.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. KSeF przechowuje treść faktury i nadaje jej numer, ale nie ma pola „status płatności”. Wystawca może ustawić fakultatywną flagę „Zapłacono”, jednak KSeF jej nie weryfikuje, a nabywca nie może jej zmienić.
Najczęściej dlatego, że wystawca nie ustawił flagi „Zapłacono”, a program patrzy wyłącznie na flagę. KSeF Import traktuje kody formy płatności gotówka, karta i płatność mobilna jako zapłatę przy zakupie, więc taka faktura dostaje status opłaconej automatycznie.
Bo wystawca ustawił flagę „Zapłacono” w dniu wystawienia, na przykład w szablonie faktury. W takiej sytuacji oznacz fakturę ręcznie jako nieopłaconą – wróci na listę do zapłaty i pod kontrolę przypomnień o terminie.
Twoje ręczne oznaczenie zawsze wygrywa. Flaga „Zapłacono” i forma płatności realizowana przy zakupie (gotówka, karta, płatność mobilna) ustawiają status opłaconej od razu po pobraniu faktury, a dopasowania z wyciągu bankowego dotyczą tylko faktur nadal nieopłaconych – wyciąg nie odwraca deklaracji wystawcy, od tego jest ręczne odznaczenie.
Status jest binarny, ale kwota wpłat jest liczona: faktura jest opłacona, gdy suma dopasowanych operacji pokrywa kwotę do zapłaty, z tolerancją na drobne różnice (np. potrącone prowizje – 2 zł lub 0,5 procent kwoty). Częściowy przelew zostawia fakturę na liście nieopłaconych, a w tabeli faktur widzisz plakietkę „Częściowo” z kwotą wpłaconą i należną.
Oznaczanie płatności i automatyczny status „Czy opłacona?” są dostępne w planach Firma i wyższych, paczki przelewów od planu Grupa, a import wyciągów bankowych z automatycznym rozliczaniem w planie Biuro. Okres próbny działa na warunkach planu Biuro – szczegóły w cenniku KSeF Import.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3) – pola Zaplacono, DataZaplaty, FormaPlatnosci, Ministerstwo Finansów
- Podręcznik KSeF 2.0 – Część II: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF, Ministerstwo Finansów
- Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.) – art. 106e, obowiązkowe elementy faktury (informacja o zapłacie i forma płatności do nich nie należą, stąd ich fakultatywność w FA(3))