Czy faktura zapłacona gotówką, kartą lub BLIK-iem ma w KSeF status „opłacona”?
Nie – KSeF nie prowadzi statusu płatności, a formy takie jak gotówka, karta czy BLIK trafiają do faktury jedynie jako kod formy płatności w węźle Platnosc struktury FA(3), nie jako informacja o rozliczeniu. Dlatego faktura opłacona przy zakupie potrafi „wisieć” jako nieopłacona, dopóki ktoś jej ręcznie nie odhaczy. KSeF Import domyka tę lukę: krzyżuje formę płatności z flagą „Zapłacono” i automatycznie wylicza status „Czy opłacona?”, więc zakupy gotówkowe i kartowe od razu są oznaczone jako opłacone. Funkcja działa w planach Firma i wyższych.
- W FA(3) forma płatności to kod 1–7 (1 – gotówka, 2 – karta, 6 – przelew, 7 – płatność mobilna, np. BLIK) – to metadana, a nie status „zapłacone”.
- Faktury płacone przy zakupie (handel, gastronomia, usługi) same nie stają się „opłacone” – bez systemu ktoś musi je odhaczać ręcznie.
- KSeF Import stosuje regułę krzyżową: gotówka, karta i płatność mobilna oznaczają zapłatę przy zakupie, więc faktura dostaje status opłaconej nawet bez flagi „Zapłacono”.
- Status „Czy opłacona?” dodajesz jako kolumnę eksportu do Arkuszy Google, Excela lub CSV i odświeża się z każdą synchronizacją.
- Automatyczny status to funkcja planów Firma i wyższych; ręczna korekta zawsze ma pierwszeństwo.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKupujesz paliwo kartą, materiały za gotówkę, obiad na spotkanie BLIK-iem – pieniądze wychodzą od razu. Faktura z KSeF nie zna jednak statusu płatności, więc w rejestrze „wisi” jako nieopłacona, dopóki jej nie odhaczysz.
KSeF Import odczytuje z faktury formę płatności i flagę „Zapłacono”, a następnie krzyżuje oba sygnały. Gotówka, karta i płatność mobilna jednoznacznie wskazują zapłatę przy zakupie – faktura sama dostaje status opłaconej.
Zamiast dopisywać „Tak” przy każdym paragonie-fakturze, masz kolumnę „Czy opłacona?”, która sama odróżnia zakupy gotówkowe od przelewów z biegnącym terminem. Filtr „nieopłacone” pokazuje wtedy to, co naprawdę czeka na przelew.
Co faktura z KSeF mówi o formie płatności
W strukturze FA(3) informacje o rozliczeniu zbiera fakultatywny węzeł Platnosc. Forma płatności zapisywana jest tam jako jedna z siedmiu predefiniowanych cyfr w polu FormaPlatnosci – to jednoznaczny słownik, ten sam u każdego wystawcy.
| Kod | Forma płatności | Kiedy zwykle oznacza zapłatę przy zakupie |
|---|---|---|
| 1 | Gotówka | Tak – płatność następuje od ręki |
| 2 | Karta | Tak – karta płatnicza rozlicza się natychmiast |
| 3 | Bon | Zwykle tak – realizacja bonu przy zakupie |
| 4 | Czek | Zależnie od realizacji |
| 5 | Kredyt | Nie – płatność rozłożona w czasie |
| 6 | Przelew | Nie – zwykle z terminem płatności |
| 7 | Płatność mobilna (np. BLIK) | Tak – zapłata w chwili transakcji |
Kod FormaPlatnosci mówi jak ma nastąpić płatność, a nie czy już nastąpiła. Do informacji „zapłacono” służy osobne pole Zaplacono (wartość „1”) wraz z DataZaplaty – i to pole, jak cały węzeł Platnosc, jest fakultatywne, więc wielu wystawców go nie wypełnia.
Dokładny opis tego, kiedy flaga „Zapłacono” jest wiarygodna, znajdziesz w tekście flaga „Zapłacono” na fakturze z KSeF. Tutaj skupiamy się na tym, jak sama forma płatności pomaga ustalić, że faktura jest już rozliczona.
Dlaczego zakupy gotówką i kartą „wiszą” jako nieopłacone
Przy płatności przy zakupie kolejność zdarzeń jest odwrócona względem przelewu: najpierw płacisz, potem dostajesz fakturę. Sprzedawca w gastronomii, na stacji paliw czy w hurtowni rzadko wraca później do dokumentu, żeby zaznaczyć „Zapłacono” – transakcja jest dla niego zamknięta w chwili zapłaty.
W praktyce oznacza to trzy typowe sytuacje, które psują rejestr kosztów:
- faktura za paliwo opłacona kartą, ale bez flagi „Zapłacono” – w rejestrze wygląda na zaległość,
- faktura za materiały zapłacona gotówką przy odbiorze – ta sama luka,
- zakup usługi opłacony BLIK-iem (płatność mobilna) – pieniądze wyszły natychmiast, a dokument „czeka na zapłatę”.
Przy kilkudziesięciu drobnych zakupach miesięcznie ktoś musi otwierać każdą pozycję i ustawiać „opłacona”. To praca, która nic nie wnosi, a jej pominięcie zawyża listę „nieopłaconych” i ukrywa faktury, które naprawdę czekają na przelew.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Reguła krzyżowa: forma płatności plus flaga „Zapłacono”
KSeF Import nie polega na jednym sygnale. Dla każdej faktury odczytuje formę płatności oraz flagę „Zapłacono” i łączy je w jedną odpowiedź – status „Czy opłacona?”. Cały mechanizm opisujemy na stronie funkcji automatyczne oznaczanie opłaconych.
-
1
Odczyt formy płatności
Aplikacja czyta kod
FormaPlatnosciz węzłaPlatnosc. Gotówka, karta i płatność mobilna to formy realizowane przy zakupie. -
2
Odczyt flagi „Zapłacono”
Jeśli wystawca ustawił
Zaplaconona „1”, to niezależny, mocny sygnał, że faktura jest rozliczona. -
3
Złożenie sygnałów
Gdy forma płatności wskazuje zapłatę przy zakupie lub flaga potwierdza rozliczenie, faktura dostaje status opłaconej. Przelew z terminem pozostaje nieopłacony, aż potwierdzisz zapłatę.
-
4
Ostatnie słowo należy do Ciebie
Każdy wyliczony status poprawisz ręcznie – pojedynczo lub zbiorczo, z cofaniem. Oznaczenie ręczne ma pierwszeństwo przed wyliczonym.
KSeF nie ma osobnego kodu „BLIK” – ta i podobne płatności telefonem mieszczą się w kodzie 7 – płatność mobilna. KSeF Import traktuje ją jak zapłatę przy zakupie, więc sprzedaż i zakupy opłacane BLIK-iem zamykają się w rejestrze automatycznie.
Status w Twoim arkuszu, nie tylko w panelu
Wyliczony status nie zostaje zamknięty w aplikacji. „Czy opłacona?” dodajesz jako kolumnę eksportu i masz ją obok numeru KSeF, kontrahenta i kwot – w Arkuszach Google, Excelu (.xlsx) lub CSV.
| Zadanie w arkuszu | Jak wykorzystać kolumnę „Czy opłacona?” |
|---|---|
| Odsiać realne zaległości | Filtr „nieopłacone” pokazuje przelewy z terminem, bez zakupów gotówkowych i kartowych |
| Podsumować koszty opłacone | Suma po statusie „opłacona” – ile już wydano z konta i z kasy |
| Rozliczyć zakupy służbowe | Zestawienie płatności kartą firmową i BLIK-iem osobno od przelewów |
| Zasilić raport | Kolumna wpada do tabeli przestawnej, Looker Studio lub Power BI jak każde inne pole |
Eksport do Arkuszy Google działa w każdym planie. Eksport do Excela i CSV oraz sam automatyczny status „Czy opłacona?” są dostępne od planu Firma w górę. Zakres i ceny sprawdzisz w cenniku; całość układanki kontroli płatności zobaczysz w centrum kontroli płatności.
Wolisz prowadzić status ręcznie, formułami w arkuszu? To osobna, w pełni prawidłowa droga – opisaliśmy ją w tekście oznaczanie faktur jako opłacone w arkuszu. Automatyczny status po prostu robi ten sam krok za Ciebie, gdy tylko forma płatności lub flaga na to pozwalają.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie w sensie statusu płatności. KSeF przechowuje jedynie kod formy płatności w węźle „Płatność” struktury FA(3): 1 to gotówka, 2 karta, 7 płatność mobilna. To informacja, jak płatność ma przebiec, a nie potwierdzenie, że pieniądze wpłynęły. Do tego służy osobne, fakultatywne pole „Zapłacono”, którego wielu wystawców nie wypełnia.
KSeF Import stosuje regułę krzyżową. Odczytuje z faktury formę płatności oraz flagę Zapłacono. Gotówka, karta i płatność mobilna oznaczają zapłatę w chwili zakupu, więc faktura dostaje status opłaconej nawet bez flagi. Przelew z terminem płatności pozostaje nieopłacony, dopóki nie potwierdzisz zapłaty.
BLIK i inne płatności telefonem mieszczą się w kodzie 7, czyli płatność mobilna. KSeF nie ma osobnego oznaczenia dla BLIK-a. KSeF Import traktuje płatność mobilną jak zapłatę przy zakupie, więc faktury opłacone BLIK-iem zamykają się w rejestrze automatycznie.
Każdy wyliczony status zmienisz ręcznie, pojedynczo lub zbiorczo, i cofniesz w dowolnym momencie. Oznaczenie ręczne ma pierwszeństwo przed statusem wyliczonym automatycznie, więc ostatnie słowo zawsze należy do Ciebie.
Tak. „Czy opłacona?” to zwykła kolumna eksportu, którą dodajesz w konfiguracji pól. Eksport do Arkuszy Google działa w każdym planie, a eksport do Excela i CSV oraz automatyczny status są dostępne od planu Firma. Kolumna odświeża się z każdą synchronizacją z KSeF.
Tak. Reguła działa dla faktur kosztowych i sprzedażowych. Sprzedaż rozliczana kartą lub BLIK-iem z góry sama dostaje status opłaconej, więc rejestr należności nie pokazuje jako długu transakcji, które już się rozliczyły.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.