Jak wyeksportować faktury z KSeF do CSV?
Wgrywasz w KSeF Import certyfikat dla danego NIP, wybierasz zakres dat i typ faktur, a następnie klikasz Eksportuj do CSV. Aplikacja pobiera dokumenty z API KSeF, parsuje XML w schemacie FA(3) i zapisuje plik .csv – jedna faktura w jednym wierszu, z polami i separatorem, których wymaga Twój program księgowy. CSV to format uniwersalny: zaimportujesz go do Comarch Optima, Symfonii, enova365, wFirma i niemal każdego narzędzia. Eksport CSV jest dostępny od planu Firma.
- CSV to uniwersalny format importu – czyta go każdy program księgowy i arkusz, w przeciwieństwie do XML z KSeF.
- Eksport ustawiasz raz: certyfikat, zakres dat, typ faktur – kolejne pliki to jedno kliknięcie lub automatyczny harmonogram.
- Pola (numer KSeF, netto/VAT/brutto, stawki, waluta, MPP, GTU) i kodowanie znaków dobierasz pod wymagania swojego programu.
- CSV z KSeF jest w planach Firma, Grupa i Biuro; w planie Solo eksportujesz do Arkuszy Google.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEWiększość polskich programów księgowych potrafi wczytać plik CSV, ale nie łączy się z KSeF po Twoje faktury. Zostaje ręczne przepisywanie albo walka z nieczytelnym XML-em – godziny pracy i ryzyko pomyłki w kwocie.
KSeF Import pobiera faktury przez API i zapisuje je jako czysty CSV – z polami, separatorem i kodowaniem, których oczekuje Optima, Symfonia czy enova. Dostajesz plik gotowy do zaimportowania, nie surowy XML.
Zamiast przepisywać dziesiątki faktur wgrywasz jeden plik i masz je w programie z numerem KSeF przy każdej pozycji. Ten sam CSV otworzysz też w Excelu czy Arkuszach Google.
Dlaczego CSV, a nie XML albo ręczne przepisywanie
KSeF udostępnia fakturę jako XML w schemacie FA(3) – plik zoptymalizowany pod maszyny, nieczytelny dla człowieka i nieobsługiwany wprost przez programy księgowe. CSV (wartości rozdzielone przecinkiem lub średnikiem) jest dokładnym przeciwieństwem: to najprostszy, uniwersalny format tabelaryczny, który wczyta każde narzędzie.
| Format | Czyta go program księgowy? | Czytelny dla człowieka? |
|---|---|---|
| XML FA(3) z KSeF | Tylko z dedykowaną integracją | Nie |
| CSV | Tak, niemal każdy | Tak, w arkuszu |
| Excel (.xlsx) | Większość programów | Tak |
CSV wybierasz, gdy zależy Ci na imporcie do programu i maksymalnej zgodności. Gdy potrzebujesz analizy z formułami i tabelami przestawnymi, lepszy bywa eksport do Excela; pełne porównanie znajdziesz w tekście Excel czy CSV.
Jak wyeksportować faktury z KSeF do CSV
Konfigurujesz raz, a kolejne pliki pobierasz jednym kliknięciem albo zostawiasz automatyczny harmonogram.
-
1
Wgranie certyfikatu
Dodajesz certyfikat KSeF (
.p12lub.pfx) z uprawnieniem do odczytu faktur. Szyfrujemy go AES-256-GCM i trzymamy w Unii Europejskiej. -
2
Wybór zakresu i typu
Ustawiasz okres (np. ostatni miesiąc) i typ faktur: kosztowe, sprzedażowe albo wszystkie. Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni.
-
3
Dobór pól i formatu
Wybierasz kolumny, których używa Twój program, oraz kodowanie znaków i separator. Dzięki temu plik wczyta się bez poprawek.
-
4
Eksport CSV
Klikasz „Eksportuj do CSV” i pobierasz plik. Możesz też włączyć automatyczny eksport, żeby świeży CSV powstawał sam według harmonogramu.
CSV, Excel, zbiorczy PDF i podgląd faktury są dostępne w planach Firma, Grupa i Biuro. W planie Solo eksportujesz do Arkuszy Google. Szczegóły w cenniku.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co znajdziesz w pliku CSV
Każdą fakturę FA(3) rozbijamy na pola, których naprawdę używa księgowość. Najważniejsze kolumny:
| Pole | Po co | Skąd pochodzi |
|---|---|---|
| Numer KSeF | Identyfikacja i deduplikacja | Nadawany przez KSeF |
| Numer faktury | Numeracja wystawcy | Struktura FA(3) |
| Data wystawienia / sprzedaży | Ujęcie w okresie | Struktura FA(3) |
| NIP i nazwa sprzedawcy | Powiązanie z kontrahentem | Struktura FA(3) |
| Netto / VAT / Brutto | Księgowanie i odliczenie VAT | Struktura FA(3) |
| Stawki VAT | Rozbicie stawek (23, 8, 0, zw) | Struktura FA(3) |
| Waluta + PLN wg NBP | Faktury walutowe | FA(3) + kurs NBP |
| MPP / GTU | Split payment i oznaczenia | Struktura FA(3) |
Programy księgowe w Polsce bywają wrażliwe na kodowanie (UTF-8 albo Windows-1250) i separator (najczęściej średnik, bo przecinek koliduje z miejscem dziesiętnym). Ustawiasz je przy eksporcie, więc plik wczytuje się bez krzaków i bez ręcznych poprawek.
Import CSV do programu księgowego
Gotowy plik wgrywasz do swojego programu kreatorem importu. Najczęstsze ścieżki:
- Comarch Optima – import z pliku, mapowanie kolumn na rejestr VAT zakupu,
- Symfonia i enova365 – wczytanie dokumentów kosztowych z CSV,
- wFirma i narzędzia do KPiR – import zakupów do księgi.
Praktyczny przepływ KSeF do CSV do programu opisaliśmy na przykładzie biura w tekście KSeF do CSV do Optimy, a gotowy plik CSV pod program księgowy przygotujesz w panelu. O polach, które przy standardowym imporcie potrafią zginąć, przeczytasz w 5 polach, których Optima nie pobierze.
CSV, Excel czy Arkusze Google
Ten sam komplet danych z KSeF wyeksportujesz w trzech formatach – każdy do czego innego. Pełny eksport faktur z KSeF do Excela i CSV obsłużysz z jednego panelu.
| Format | Najlepszy do | Plan |
|---|---|---|
| CSV | Import do programu księgowego | Firma i wyżej |
| Excel (.xlsx) | Analiza, tabele przestawne, JPK | Firma i wyżej |
| Arkusze Google | Rejestr na żywo, współdzielenie | Każdy plan |
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Kodowanie wybierasz pod swój program – najczęściej UTF-8 lub Windows-1250. Dzięki temu polskie znaki (ą, ę, ś, ć, ł) wyświetlają się poprawnie, bez „krzaków”, niezależnie od tego, czy importujesz plik do Optimy, Symfonii czy otwierasz w Excelu.
Domyślnie średnik, bo w polskich ustawieniach przecinek pełni rolę separatora dziesiętnego w kwotach. Separator możesz zmienić przy eksporcie, gdy Twój program wymaga przecinka lub tabulatora.
Do większości polskich programów: Comarch Optima, Symfonia, enova365, wFirma oraz narzędzi do KPiR. CSV to format uniwersalny, więc wczyta go praktycznie każdy program z kreatorem importu z pliku.
CSV to czysty plik tekstowy bez formatowania, idealny do importu maszynowego. Excel (.xlsx) zachowuje formuły, formatowanie i wiele arkuszy, więc lepiej nadaje się do analizy. Oba pobierzesz z tych samych danych KSeF w planie Firma i wyższych.
Eksport CSV jest w planach Firma, Grupa i Biuro. Siedmiodniowy okres próbny daje limity planu Biuro (20 NIP-ów, bez limitu faktur, sync co 15 minut), więc masz CSV, Excel i Arkusze Google od pierwszego dnia. W planie Solo dostępny jest eksport do Arkuszy Google.
Tak. CSV otworzysz w Excelu, LibreOffice Calc, Apple Numbers i Arkuszach Google. Pamiętaj tylko, by przy imporcie wskazać separator (średnik) i kodowanie, żeby kolumny i polskie znaki ułożyły się poprawnie.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).