Jak sprawdzić, które faktury z KSeF trafiły już do księgowej?
Połącz dwa znaczniki w panelu KSeF Import. Kolumna Data PDF pokazuje, kiedy ostatnio pobrałeś lub wygenerowałeś PDF danej faktury – zwykle robisz to tuż przed przekazaniem dokumentów. Znacznik przetworzona oznaczasz sam, nadając mu znaczenie „przekazano do księgowości”. Razem widzisz, co zostało pobrane i formalnie odhaczone jako wysłane, a co jeszcze czeka. „Data PDF” jest dostępna od planu Firma, a oznaczanie przetworzenia – na każdym planie.
- Kolumna Data PDF pokazuje datę i godzinę ostatniego pobrania lub wygenerowania PDF faktury – ślad, że masz już plik.
- Znacznik przetworzona oznaczasz sam; w tym scenariuszu znaczy „przekazano do księgowości”.
- Dwa znaczniki razem odpowiadają na pytanie „co już pobrane i wysłane, a co zostało”.
- Oba pola dodasz do eksportu (Excel, CSV, Arkusze Google), więc trafiają też do pliku dla księgowej.
- „Data PDF” działa od planu Firma; oznaczanie „przetworzona” – na każdym planie.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEGdy PDF-y faktur przekazujesz partiami, łatwo zgubić rachubę. Ta faktura już wyszła, czy tylko ją pobrałeś? Bez śladu robisz to z pamięci i czasem wysyłasz coś dwa razy.
„Data PDF” mówi, kiedy pobrałeś plik, a znacznik „przetworzona” potwierdza, że fakturę przekazałeś dalej. Filtr nieprzetworzonych pokazuje, co jeszcze zostało.
Wysyłasz księgowej tylko to, co trzeba, i masz w pliku ślad, które faktury są pobrane. Rzadziej ściągasz i przekazujesz to samo dwa razy.
Przekazywanie faktur księgowej: gdzie gubi się status
Wiele firm co miesiąc pobiera z KSeF komplet PDF-ów i wysyła je księgowej – mailem, na dysku albo w paczce. Masowe pobieranie faktur z KSeF robi tu robotę, ale samo pobranie pliku nie zapisuje nigdzie, że dokument już przekazałeś.
- nie wiesz, czy fakturę pobrałeś, czy tylko podejrzałeś w panelu,
- nie masz pewności, którą partię wysłałeś już księgowej,
- przy dwóch osobach w firmie ten sam komplet bywa przekazany dwa razy.
„Czy mam już plik PDF?” to jedno pytanie, a „czy przekazałem go dalej?” to drugie. KSeF Import odpowiada na oba, ale osobnymi znacznikami – i tu leży cała wygoda.
Data PDF i „przetworzona” – co znaczy każdy
Warto rozdzielić te dwa znaczniki, bo odpowiadają na inne pytania i uzupełniają się w codziennej pracy.
| Znacznik | Co mówi | Kto go ustawia |
|---|---|---|
| Data PDF | Kiedy ostatnio pobrałeś lub wygenerowałeś PDF faktury | Aktualizuje się sam przy pobraniu |
| Przetworzona | Że fakturę przekazałeś dalej (u Ciebie: do księgowości) | Oznaczasz ręcznie, pojedynczo lub zbiorczo |
„Data PDF” nie oznacza „wysłano do księgowej” – to tylko ślad pobrania pliku. Formalne „przekazano” wyrażasz znacznikiem „przetworzona”, któremu sam nadajesz to znaczenie.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Comiesięczne przekazanie krok po kroku
-
1
Pobierz paczkę PDF
Zaznaczasz faktury za okres i pobierasz je w paczce ZIP. Przy każdej z nich pojawia się „Data PDF” z chwilą pobrania.
-
2
Przekaż księgowej
Wysyłasz komplet tak jak zwykle – mailem, na dysku albo udostępnionym folderem.
-
3
Oznacz jako przetworzone
Zaznaczasz przekazane faktury i klikasz „Oznacz przetworzone”. Znikają z zakładki „Nieprzetworzone”.
-
4
Sprawdź zaległości
Zakładka „Nieprzetworzone” pokazuje, czego jeszcze nie wysłałeś. Pusta zakładka to sygnał, że miesiąc zamknięty.
Całą warstwę oznaczania i filtrowania obiegu opisuje strona Zarządzanie fakturami z KSeF. W parze z datą pobrania daje przejrzysty obraz: co pobrane, co przekazane, co zostało.
Ślad w pliku dla księgowej
Oba pola – „Data PDF” i „Czy przetworzona?” – dodajesz do eksportu. W zestawieniu, które wysyłasz księgowej (Excel, CSV lub Arkusze Google), obok danych faktury pojawia się data pobrania i informacja, czy dokument został przez Ciebie odhaczony. To czytelny dowód statusu po Twojej stronie.
Pobieranie PDF i pole „Data PDF” są dostępne od planu Firma (Firma, Grupa, Biuro). Oznaczanie „przetworzona” oraz kolumna „Czy przetworzona?” działają na każdym planie, także w Solo.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. „Data PDF” to wyłącznie ślad pobrania lub wygenerowania pliku PDF. Formalne potwierdzenie, że dokument trafił do księgowości, wyrażasz osobnym znacznikiem „przetworzona”, któremu nadajesz takie znaczenie.
Włącz obie kolumny: „Data PDF” pokaże, kiedy pobrałeś plik, a „Czy przetworzona?” – czy oznaczyłeś fakturę jako przekazaną. Zakładka „Nieprzetworzone” zbiera to, czego jeszcze nie wysłałeś.
Tak. Pola „Data PDF” oraz „Czy przetworzona?” dodajesz do eksportu i pojawiają się w pliku Excel, CSV lub w Arkuszach Google obok danych faktury.
Nie. Podgląd otwiera treść w przeglądarce bez pobierania pliku, więc nie zmienia „Data PDF”. Znacznik aktualizuje się przy pobraniu pojedynczym, w paczce ZIP oraz przy paczkach z sekcji „Eksport”.
Pobieranie PDF i kolumna „Data PDF” są dostępne od planu Firma. Oznaczanie faktur jako przetworzone działa na każdym planie, także w planie Solo, bez dopłat.
Tak. Filtr NIP-u łączysz z zakładką „Nieprzetworzone” i kolumną „Data PDF”, więc status pobrania i przekazania sprawdzasz osobno dla każdej obsługiwanej firmy. Obsługa wielu NIP-ów jest w planach Grupa i Biuro.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.