Kalendarz płatności z faktur KSeF w Arkuszu Google – prognoza zobowiązań na 4 tygodnie

Na czym polega problem: terminy rozsiane po fakturach

Termin płatności jest na każdej fakturze osobno. Dostawca A daje 7 dni, dostawca B 30, a hurtownia płatność „z góry”. Żeby odpowiedzieć na proste pytanie „ile muszę zapłacić w przyszłym tygodniu?”, trzeba otworzyć kilkanaście dokumentów i zsumować kwoty.

Typowa robota ręczna wygląda tak:

• Wchodzisz do portalu KSeF i filtrujesz faktury zakupowe.
• Otwierasz każdą fakturę, żeby odczytać termin płatności i kwotę do zapłaty.
• Przepisujesz te dane do własnej tabelki albo do notatnika.
• Po kilku dniach tabelka jest nieaktualna, bo doszły nowe faktury.

Portal Ministerstwa Finansów jest rejestrem dokumentów – nie ma w nim widoku zobowiązań w czasie ani prognozy wypływów. To zadanie po stronie firmy.

Jak to zbudować krok po kroku

Całość stawiasz jednorazowo. Potem arkusz aktualizuje się przy każdej synchronizacji, a Ty tylko oznaczasz faktury, które zapłaciłeś.

1. 1
   Włącz pola „Termin płatności” i „Do zapłaty” w eksporcie

   W konfiguracji eksportu do Arkusza Google zaznacz w zakładce kosztów pola „Termin płatności” oraz „Do zapłaty” (oba pochodzą z danych faktury; „Do zapłaty” może różnić się od brutto, np. przy kaucjach). Dodaj też „Sprzedawca”, „Nr faktury” i „Waluta”, żeby wiedzieć, czego dotyczy kwota. Zostaw kolumnę „Nr KSeF” – po niej produkt rozpoznaje faktury, więc jej usunięcie lub zmiana nazwy psuje deduplikację i podwaja sumy.

2. 2
   Sprawdź, czy daty są datami

   Po pierwszej synchronizacji sprawdź w pustej komórce formułą =CZY.LICZBA(H2) (gdzie H2 to pierwszy termin), czy wartość jest datą (PRAWDA) czy tekstem (FAŁSZ). Jeśli to tekst, w kolumnie pomocniczej użyj DATA.WARTOŚĆ, żeby zamienić go na datę.

3. 3
   Dopisz własną kolumnę „Zapłacone”

   Za ostatnią kolumną eksportu dodaj nagłówek „Zapłacone”. KSeF Import dopisuje nowe wiersze i nie rusza Twoich kolumn ani formuł. Wyjątkiem są jego własne kolumny statusu (np. „Czy opłacona?”), które przy włączonej opcji „Aktualizuj statusy w arkuszu” odświeża raz na dobę – własnej kolumny nie nazywaj tak samo. Wpisujesz „tak” przy fakturach, które poszły z banku – to wyklucza je z prognozy.

4. 4
   Załóż zakładkę „Kalendarz” z początkiem tygodnia

   W komórce A2 wstaw poniedziałek bieżącego tygodnia: =DZIŚ()-DZIEŃ.TYG(DZIŚ();2)+1. W A3, A4, A5 dodaj kolejno =A2+7, =A3+7, =A4+7.

5. 5
   Zsumuj kwoty do zapłaty w każdym tygodniu

   W B2 wstaw formułę SUMIFS opisaną w następnej sekcji i przeciągnij ją na B3:B5. Kolumna B to kwota do zapłaty w danym tygodniu.

6. 6
   Dodaj wiersz „Po terminie”

   W osobnej komórce zsumuj niezapłacone faktury z terminem wcześniejszym niż dziś. To zaległości, które trzeba uregulować w pierwszej kolejności. Pamiętaj, że faktury wystawione ponad 90 dni przed pierwszą synchronizacją nie są w arkuszu – starsze zaległości dopisz ręcznie.

Formuły kalendarza – jak działają

Załóżmy, że zakładka kosztów nazywa się „Koszty”, kolumna H to „Termin płatności”, I to „Do zapłaty”, a L to Twoja kolumna „Zapłacone”.

Suma zobowiązań w tygodniu

Zaległości

Co robi KSeF Import, a co robisz Ty

Kalendarz płatności to połączenie automatu i Twojej decyzji. Dane są z produktu, prognoza i przelewy są Twoje.

Zastosowanie w firmie: poniedziałkowy przegląd płynności

Najlepiej działa prosty rytuał: w poniedziałek otwierasz zakładkę „Kalendarz”, patrzysz na wiersz „Po terminie” i „Ten tydzień”, a następnie decydujesz, co płacisz od razu, a co przesuwasz do końca terminu. Jeśli w którymś tygodniu suma jest wyraźnie wyższa, wiesz o tym z wyprzedzeniem.

Fundamentem jest automatyczny eksport faktur z KSeF do Google Sheets: produkt dba o aktualne wiersze z terminami, a Ty budujesz nad nimi własne zestawienia. Do samych przelewów przydadzą się materiały o paczkach przelewów.