Jak dodać kolumnę statusów do faktur z KSeF w Excelu lub Google Sheets?
Obok wyeksportowanych faktur dodaj pustą kolumnę „Status”, a w niej listę rozwijaną (Google Sheets: Dane → Sprawdzanie poprawności → Menu rozwijane; Excel: Dane → Poprawność danych → Lista) z wartościami typu „Do zapłaty”, „Opłacona”, „W obiegu”, „Przetworzona”. Kolory nadaje formatowanie warunkowe, więc status widać na pierwszy rzut oka. Część tej pracy zdejmuje KSeF Import: status „opłacona” wylicza automatycznie, a znacznik „przetworzona” ustawiasz jednym kliknięciem i wykorzystujesz we własnym obiegu dokumentów.
- Kolumna statusów to najprostszy sposób, żeby z eksportu faktur z KSeF zrobić działającą listę zadań – bez wdrażania osobnego systemu.
- W Google Sheets status robisz przez listę rozwijaną (Dane → Sprawdzanie poprawności) i formatowanie warunkowe na kolory; w Excelu to samo daje Poprawność danych → Lista.
- Arkusze Google są dostępne od planu Solo, a eksport do Excela od planu Firma – kolumnę statusu dorobisz w obu.
- KSeF Import automatycznie wylicza status „opłacona” (krzyżuje flagę „Zapłacono” z formą płatności) i eksportuje go do arkusza – nie musisz go klikać ręcznie.
- Znacznik „przetworzona” w panelu KSeF Import ustawiasz pojedynczo lub zbiorczo i nadajesz mu własne znaczenie (przekazano księgowej, wydrukowano, zatwierdzono) w swoim obiegu dokumentów.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFaktury z KSeF trafiają do arkusza jako surowa lista – numer, kontrahent, kwota. Bez kolumny statusu nie widać, która jest opłacona, która czeka na akceptację, a która już poszła do księgowej.
Lista rozwijana ze statusami plus formatowanie warunkowe robią z arkusza prostą tablicę zadań. A status „opłacona” i znacznik „przetworzona” możesz zdjąć z głowy – KSeF Import liczy je i ustawia za Ciebie.
Kolory i filtry pokazują od razu, co jest do zapłaty, co w obiegu, a co zamknięte – bez przewijania setek wierszy i dopytywania, na jakim etapie jest dana faktura.
Po co fakturom z KSeF kolumna statusu
Kiedy faktury z KSeF trafiają do Arkusza Google albo do Excela, dostajesz czytelną, ale „płaską” listę: numer, kontrahent, daty, kwoty. Brakuje na niej jednej rzeczy, której naprawdę potrzebujesz w codziennej pracy – informacji, co z daną fakturą jest do zrobienia.
Kolumna statusu to najtańszy sposób, żeby to nadrobić. Zamiast osobnej aplikacji do obiegu dokumentów dokładasz jedną kolumnę z listą rozwijaną i kilkoma kolorami – i arkusz zaczyna działać jak prosta tablica zadań:
- widzisz, które faktury są jeszcze do zapłaty, a które opłacone,
- oznaczasz, co przeszło przez akceptację, a co dopiero czeka na decyzję,
- filtrujesz listę do jednego statusu, gdy zamykasz miesiąc,
- przekazujesz księgowej tylko to, co faktycznie gotowe – bez dublowania.
Numer, kwota czy data pochodzą z samej faktury i są niezmienne. Status to Twój własny opis procesu – dlatego trzymasz go w osobnej, dodanej ręcznie kolumnie, a nie mieszasz z polami pobranymi z KSeF.
Google Sheets: lista rozwijana ze statusami krok po kroku
W Arkuszach Google kolumnę statusu zbudujesz w kilka minut, korzystając z dwóch wbudowanych funkcji: sprawdzania poprawności danych (lista rozwijana) i formatowania warunkowego (kolory).
-
1
Dodaj pustą kolumnę „Status”
Obok ostatniej kolumny z eksportu faktur z KSeF wstaw nową kolumnę i nazwij nagłówek „Status”. To tutaj będziesz nadawać znaczniki.
-
2
Utwórz listę rozwijaną
Zaznacz komórki w kolumnie, wejdź w Dane → Sprawdzanie poprawności danych → Dodaj regułę, wybierz „Menu rozwijane” i wpisz wartości, np. „Do zapłaty”, „Opłacona”, „W obiegu”, „Przetworzona”, „Zaksięgowana”.
-
3
Nadaj kolory formatowaniem warunkowym
Wejdź w Formatuj → Formatowanie warunkowe, ustaw regułę „Tekst zawiera” dla każdego statusu i przypisz kolor tła – np. zielony dla „Opłacona”, żółty dla „Do zapłaty”, niebieski dla „W obiegu”.
-
4
Włącz widok filtra
Zaznacz nagłówki i wybierz Dane → Utwórz widok filtra. Teraz jednym kliknięciem pokażesz tylko faktury o wybranym statusie – np. wszystkie „Do zapłaty” przed sesją przelewów.
Jeśli masz w arkuszu kolumnę z datą płatności lub flagą opłacenia, status płatności policzysz formułą, np. =JEŻELI(D2="Tak";"Opłacona";JEŻELI(DZIŚ()>C2;"Zaległa";"Do zapłaty")) – gdzie C2 to termin płatności, a D2 flaga „opłacona”. Ręcznie zostają wtedy tylko statusy procesowe (w obiegu, przetworzona).
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Excel: to samo w kilku kliknięciach
W Excelu mechanika jest niemal identyczna – zmieniają się tylko nazwy menu. Eksport faktur z KSeF do Excela dostępny jest od planu Firma, więc kolumnę statusu dorobisz na gotowym pliku .xlsx.
| Krok | Google Sheets | Excel |
|---|---|---|
| Lista rozwijana | Dane → Sprawdzanie poprawności → Menu rozwijane | Dane → Poprawność danych → Lista |
| Kolory statusów | Formatuj → Formatowanie warunkowe | Narzędzia główne → Formatowanie warunkowe |
| Filtr po statusie | Dane → Utwórz widok filtra | Dane → Filtruj (lejek w nagłówku) |
| Formuła statusu | =JEŻELI(...) | =JEŻELI(...) lub =IF(...) |
Kolumna statusu to Twój ręczny dodatek – nie pochodzi z KSeF. Jeśli co miesiąc nadpisujesz ten sam plik nowym eksportem, trzymaj kolumnę statusu w osobnej zakładce albo eksportuj nowy okres do nowego arkusza, żeby nie stracić naniesionych znaczników.
Gdzie kończy się ręczna kolumna, a zaczyna KSeF Import
Ręczna kolumna statusów świetnie sprawdza się przy kilkudziesięciu fakturach. Przy większej skali dwa statusy warto zdjąć z głowy całkowicie – i tu wchodzi KSeF Import.
- Status „opłacona” – nie musisz go klikać. KSeF Import automatycznie wylicza status płatności faktury z KSeF: krzyżuje oznaczenie „Zapłacono” z faktury z formą płatności (gotówka, karta, BLIK) i ustawia „Czy opłacona?” dla każdej faktury – a gotowy status trafia do eksportu w arkuszu.
- Znacznik „przetworzona” – oznaczasz nim faktury pojedynczo lub zbiorczo wprost w panelu i filtrujesz listę na przetworzone i nieprzetworzone. To gotowy odpowiednik Twojej kolumny „W obiegu”, tylko bez dbania o formuły i formatowanie.
Najmocniejsze jest to, że znacznikowi „przetworzona” nadajesz własne znaczenie – dokładnie tak, jak robisz to w ręcznej kolumnie statusu. Dla jednej firmy „przetworzona” znaczy „przekazano do księgowej”, dla innej „wydrukowano i wpięto”, a dla kolejnej „zatwierdzono do zapłaty”. Więcej o tym, jak ułożyć taki prosty obieg, znajdziesz na stronie zarządzania fakturami z KSeF w obiegu dokumentów.
Nie musisz wybierać jednego albo drugiego. Statusy procesowe, których potrzebuje akurat Twój zespół, trzymasz w kolumnie arkusza, a powtarzalne „opłacona” i „przetworzona” zostawiasz automatom KSeF Import – i tak eksportują się razem do tego samego pliku.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak. W obu narzędziach działa lista rozwijana (Sprawdzanie poprawności / Poprawność danych) i formatowanie warunkowe na kolory. Arkusze Google są dostępne od planu Solo, a eksport do Excela od planu Firma – w każdym przypadku kolumnę statusu dorabiasz samodzielnie.
Zaznacz komórki w kolumnie statusu, wejdź w Dane → Sprawdzanie poprawności danych → Dodaj regułę, wybierz „Menu rozwijane” i wpisz swoje wartości, na przykład „Do zapłaty”, „Opłacona”, „W obiegu”, „Przetworzona”. Od tej pory w każdej komórce wybierasz status z listy zamiast wpisywać go ręcznie.
Nie musisz. KSeF Import automatycznie wylicza status płatności – krzyżuje flagę „Zapłacono” z formą płatności z faktury i ustawia „Czy opłacona?”. Gotowy status trafia do eksportu, więc w arkuszu masz go bez ręcznego klikania. Ręczna kolumna przydaje się głównie do statusów procesowych, jak „w obiegu”.
Zasada jest ta sama – nadajesz fakturze status, który znaczy to, co ustalisz w firmie. Różnica jest w wygodzie: znacznik „przetworzona” ustawiasz pojedynczo lub zbiorczo wprost w panelu, filtrujesz nim listę i nie martwisz się o formuły ani formatowanie, które musisz utrzymywać w arkuszu.
Jeśli nadpisujesz ten sam plik nowym eksportem, ręcznie dodana kolumna statusu może zostać zastąpiona. Dlatego trzymaj ją w osobnej zakładce albo eksportuj kolejny okres do nowego arkusza. Statusy liczone przez KSeF Import (opłacona, przetworzona) tego problemu nie mają, bo pochodzą z panelu, nie z ręcznej kolumny.
Zwykle wystarczy od trzech do pięciu: na przykład „Do zapłaty”, „Opłacona”, „W obiegu”, „Przetworzona”, „Zaksięgowana”. Zbyt długa lista utrudnia szybkie oznaczanie i psuje czytelność kolorów. Lepiej mieć kilka jasnych statusów niż kilkanaście, których nikt konsekwentnie nie używa.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.