Co to jest konektor KSeF?
Konektor KSeF to narzędzie techniczne, które łączy Twój program księgowy, fakturowy albo ERP z Krajowym Systemem e-Faktur, tak żeby faktury krążyły automatycznie zamiast przez ręczne przepisywanie. Działa w dwóch kierunkach: wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF oraz odbiór faktur zakupowych z KSeF do Twojego programu. KSeF Import jest konektorem po stronie odbioru – pobiera faktury z API KSeF Twoim certyfikatem, parsuje XML w schemacie FA(3) i eksportuje je do Excela, CSV, Arkuszy Google lub PDF, więc wpina KSeF do niemal dowolnego programu bez dedykowanej wtyczki.
- Konektor KSeF to łącznik między programem (księgowym, fakturowym, ERP) a Krajowym Systemem e-Faktur – zdejmuje z Ciebie ręczne przenoszenie faktur.
- Konektor pracuje w dwóch kierunkach: wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF i odbiór faktur zakupowych z KSeF – to dwa osobne procesy, często obsługiwane przez różne narzędzia.
-
KSeF Import jest konektorem odbiorczym: pobiera faktury przez API certyfikatem
.p12, parsuje XML FA(3) i zapisuje je jako Excel, CSV, Arkusze Google lub PDF – pod dowolny program księgowy. - Nie potrzebujesz osobnej wtyczki pod Optimę, Symfonię czy enova – uniwersalne formaty eksportu wczyta większość programów przyjmujących import z CSV lub Excela; konfigurujesz jeden certyfikat, nie integrację per system.
- Konektor przejmuje warstwę kryptografii KSeF (certyfikat, podpis XAdES, szyfrowanie sesji, limity API), której narzędzia no-code jak Make czy Zapier nie obsługują.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEProgramy księgowe wczytują CSV czy Excel, ale nie łączą się z KSeF po Twoje faktury. Wtyczki ERP skupiają się głównie na wysyłce sprzedaży, więc faktury kosztowe z KSeF nadal trzeba ręcznie pobierać i przepisywać z nieczytelnego XML-a.
KSeF Import łączy KSeF z dowolnym programem od strony pobierania: bierze faktury z API Twoim certyfikatem i oddaje je w formacie, który Twój program po prostu wczyta – bez wtyczki pod konkretny system.
Zamiast logować się do KSeF i przepisywać dziesiątki dokumentów, wgrywasz jeden gotowy plik z numerem KSeF przy każdej pozycji. Konfiguracja to jeden certyfikat, a kolejne pobrania to jedno kliknięcie lub harmonogram.
Czym jest konektor KSeF i po co go używać
Krajowy System e-Faktur udostępnia faktury jako pliki XML w schemacie FA(3) – zoptymalizowane pod maszyny i nieczytelne dla człowieka. Żeby korzystać z KSeF na co dzień, potrzebujesz warstwy pośredniej, która przetłumaczy tę komunikację na język Twojego programu. Tę rolę pełni właśnie konektor KSeF.
Konektor bierze na siebie to, czego program księgowy zwykle nie umie sam: nawiązuje sesję z KSeF certyfikatem, podpisuje zapytania, respektuje limity API i rozbija XML na czytelne pola. Dzięki temu nie musisz ręcznie logować się do portalu, pobierać pojedynczych plików ani przepisywać kwot.
Rządowy portal i Aplikacja Podatnika pozwalają obejrzeć oraz pobrać pojedynczą fakturę, ale nie łączą się z Twoim programem księgowym i nie mają zbiorczego eksportu do arkusza. Konektor uzupełnia dokładnie tę lukę – automatyzuje przepływ między KSeF a narzędziem, w którym faktycznie pracujesz.
Dwa kierunki konektora: wysyłka i odbiór
Pojęcie „konektor KSeF” obejmuje dwa różne procesy, które łatwo pomylić. Warto wiedzieć, którego potrzebujesz, bo często obsługują je odrębne narzędzia.
| Kierunek | Co robi | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| Wysyłka (sprzedaż) | Twój program wystawia fakturę i przekazuje ją do KSeF, odbiera numer KSeF i UPO | Wystawiających faktury sprzedażowe |
| Odbiór (zakupy) | Pobiera faktury zakupowe z KSeF i przenosi dane do Twojego programu lub arkusza | Księgujących koszty i kontrolujących wydatki |
Większość konektorów oferowanych przez producentów systemów fakturowych i ERP koncentruje się na wysyłce sprzedaży. Odbiór faktur kosztowych – ich pobranie, uporządkowanie i wciągnięcie do rejestru zakupów – bywa słabiej obsłużony, a to właśnie tam najczęściej powstaje ręczna, żmudna praca.
KSeF Import pobiera i eksportuje faktury już wystawione w KSeF – nie wystawia i nie wysyła faktur w Twoim imieniu. Jeśli szukasz konektora do fakturowania sprzedaży, potrzebujesz narzędzia po stronie wysyłki; KSeF Import odpowiada za drugą stronę procesu, czyli sprawne przeniesienie faktur z KSeF tam, gdzie je księgujesz.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Rodzaje konektorów KSeF – którą drogą pójść
Na rynku spotkasz trzy typowe podejścia do połączenia z KSeF. Różnią się tym, jak mocno wiążą Cię z jednym systemem i ile wymagają wdrożenia.
-
1
Wtyczka pod konkretny program
Moduł dostarczany przez producenta ERP lub programu księgowego, wpięty w ten jeden system. Wygodny, jeśli już w nim pracujesz, ale przywiązuje Cię do konkretnego dostawcy i zwykle skupia się na wysyłce sprzedaży.
-
2
Uniwersalny konektor przez format eksportu
Narzędzie pobiera faktury z KSeF i oddaje je w powszechnym formacie (Excel, CSV, Arkusze Google), który wczyta niemal każdy program. Nie wymaga wtyczki pod konkretny system – tędy działa KSeF Import.
-
3
Most przez platformę no-code
Automatyzacje typu Make, Zapier czy n8n nie mają natywnego konektora KSeF, bo nie obsługują wymaganej kryptografii. Działają dopiero jako druga warstwa – na danych, które konektor już pobrał do arkusza. Więcej w tekście KSeF i Make.com.
Uniwersalny konektor przez format eksportu jest zwykle najbezpieczniejszym wyborem, gdy zależy Ci na niezależności od jednego dostawcy i na tym, żeby te same faktury trafiły i do programu księgowego, i do arkusza analitycznego. Pełne porównanie formatów znajdziesz w artykule faktury z KSeF do CSV – eksport pod każdy program.
KSeF Import jako uniwersalny konektor odbiorczy
Konfigurację przechodzisz raz, a potem faktury pobierają się jednym kliknięciem albo automatycznie według harmonogramu.
-
1
Wgranie certyfikatu KSeF
Dodajesz certyfikat (
.p12lub.pfx) z uprawnieniem do odczytu faktur dla danego NIP. Szyfrujemy go AES-256-GCM kluczem generowanym per użytkownik i trzymamy w Unii Europejskiej. -
2
Wybór NIP, zakresu i typu
Wskazujesz NIP, okres oraz typ faktur: kosztowe, sprzedażowe albo wszystkie – także własne faktury sprzedażowe KSeF Import jedynie pobiera z KSeF, a nie wystawia. Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni, a potem dochodzą tylko nowe dokumenty.
-
3
Parsowanie XML na pola
Każdą fakturę FA(3) rozbijamy na czytelne kolumny: numer KSeF, daty, NIP-y, netto/VAT/brutto, stawki, waluta, MPP, GTU. Jedna faktura staje się jednym wierszem.
-
4
Eksport pod Twój program
Wybierasz format i pola pod docelowy program, a plik pobierasz lub zostawiasz automatyczny eksport. Dostępne formaty zależą od planu – szczegóły w cenniku.
Bo eksport wychodzi w uniwersalnym formacie, ta sama konfiguracja zasila Comarch Optima, Symfonię, enova365, wFirma czy dowolny arkusz – bez osobnej integracji pod każdy z nich. Wymianę programu księgowego przechodzisz bez przebudowy połączenia z KSeF.
Które formaty konektora w którym planie
Zakres formatów eksportu zależy od planu, więc konektor dopasujesz do tego, jak pracujesz.
- Plan Solo – eksport do Arkuszy Google (żywe połączenie z arkuszem).
- Plany Firma i wyżej – dodatkowo Excel (.xlsx), CSV, zbiorczy PDF i podgląd faktury.
- Plan Biuro – dodatkowo automatyczny zapis paczek PDF na Dysku Google.
- Okres próbny obejmuje pełny zakres planu Biuro (20 NIP-ów, bez limitu faktur, synchronizacja co 15 minut), więc konektor przetestujesz na wszystkich formatach od pierwszego dnia.
Jeśli chcesz, żeby świeże faktury lądowały w arkuszu bez Twojego udziału, połącz konektor z automatycznym pobieraniem faktur z KSeF – wtedy harmonogram robi całą pracę w tle.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
To narzędzie techniczne, które łączy Twój program księgowy, fakturowy lub ERP z Krajowym Systemem e-Faktur, żeby faktury przepływały automatycznie zamiast przez ręczne przepisywanie. Konektor obsługuje warstwę, której program zwykle nie umie sam: sesję z certyfikatem, podpis XAdES, limity API i rozbicie XML FA(3) na czytelne pola. Działa w dwóch kierunkach – wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF i odbioru faktur zakupowych z KSeF.
Nie. KSeF Import jest konektorem po stronie odbioru – pobiera i eksportuje faktury już wystawione w KSeF (do Excela, CSV, Arkuszy Google lub PDF), ale sam nie wystawia ani nie wysyła faktur w Twoim imieniu. Do fakturowania sprzedaży potrzebujesz narzędzia po stronie wysyłki; KSeF Import odpowiada za drugi kierunek, czyli przeniesienie faktur z KSeF do miejsca, w którym je księgujesz.
Nie. KSeF Import eksportuje w uniwersalnych formatach (Excel, CSV, Arkusze Google), które wczyta większość programów księgowych przyjmujących import z CSV lub Excela, po dopasowaniu szablonu kolumn. Konfigurujesz jeden certyfikat, a nie osobną integrację pod każdy system, więc zmiana programu księgowego nie wymaga przebudowy połączenia z KSeF.
Nie mają natywnego konektora KSeF, bo nie obsługują wymaganej kryptografii – certyfikatu .p12, podpisu XAdES i szyfrowania sesji. Sprawdzają się dopiero jako druga warstwa automatyzacji: KSeF Import pobiera faktury do arkusza Google, a platforma no-code czyta z niego nowe wiersze i uruchamia dalsze scenariusze.
KSeF Import działa w chmurze – nie instalujesz wtyczki ani dodatku w programie księgowym. Wystarczy wgrać certyfikat KSeF w panelu, a faktury pobierasz przez przeglądarkę lub zostawiasz automatyczny harmonogram. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM i przechowujemy w Unii Europejskiej.
Eksport do Arkuszy Google jest dostępny od planu Solo. Excel, CSV, zbiorczy PDF i podgląd faktury dochodzą od planu Firma, a automatyczny zapis paczek PDF na Dysku Google – w planie Biuro. Okres próbny obejmuje pełny zakres planu Biuro (20 NIP-ów, bez limitu faktur, synchronizacja co 15 minut), więc przetestujesz konektor na wszystkich formatach.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).