Jak skontrolować, które faktury z KSeF zostały pobrane jako PDF?
Dodaj pole Data PDF do eksportu. W pliku Excel, CSV lub w Arkuszach Google przy każdej fakturze pojawia się data i godzina ostatniego pobrania lub wygenerowania PDF – a tam, gdzie pole jest puste, dokument nie był jeszcze pobierany. Filtrując puste komórki, szybko sprawdzasz, czy pobrałeś komplet za dany okres. Pole odzwierciedla pobrania pojedyncze, paczki ZIP oraz paczki z sekcji „Eksport”, a jest dostępne od planu Firma.
- Pole Data PDF w eksporcie pokazuje datę i godzinę ostatniego pobrania PDF każdej faktury.
- Puste pole = faktura jeszcze nie była pobierana; filtrując puste komórki, sprawdzasz kompletność pobrania.
- Pole trafia do Excela, CSV i Arkuszy Google obok pozostałych danych faktury.
- Znacznik odzwierciedla pobrania inicjowane przez Ciebie (pojedyncze, ZIP, paczki „Eksport”), nie podgląd ani auto-zapis w tle.
- Pole „Data PDF” jest dostępne od planu Firma.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPo miesiącu pobierania PDF-ów partiami trudno ręcznie sprawdzić, czy niczego nie pominąłeś. Portal KSeF nie prowadzi dziennika pobrań, a pamięć bywa zawodna.
Eksportujesz zestawienie z polem „Data PDF”. Puste komórki od razu pokazują faktury, których jeszcze nie pobrałeś – to gotowa lista braków.
Zamiast klikać po fakturach, filtrujesz arkusz po pustej dacie i widzisz dokładnie, co dociągnąć. Masz też trwały ślad, kiedy każdy dokument pobrano.
Po co data pobrania PDF w eksporcie
W panelu kolumna „Data PDF” pomaga szybko rozpoznać pobrane faktury, ale prawdziwa kontrola zaczyna się w arkuszu. Gdy datę pobrania masz jako kolumnę obok numeru KSeF, kwoty i kontrahenta, możesz ją filtrować, sortować i zestawiać jak każde inne pole.
- sprawdzasz, czy pobrałeś komplet PDF-ów za okres (puste = brak),
- porządkujesz archiwum – wiesz, które oryginały masz już na dysku,
- zostawiasz sobie i zespołowi ślad, kiedy dokument pobrano.
To data i godzina ostatniego pobrania lub wygenerowania PDF danej faktury. Jeśli komórka jest pusta, faktura nie była jeszcze pobierana jako plik – niezależnie od tego, czy podglądałeś ją w panelu.
Jak dodać pole „Data PDF” do eksportu
-
1
Otwórz konfigurację pól
W ustawieniach pól eksportu zaznaczasz pole „Data PDF”. Możesz je ustawić w wybranej kolejności obok pozostałych kolumn.
-
2
Wyeksportuj zestawienie
Pobierasz plik Excel, CSV albo wysyłasz dane do Arkuszy Google. Pole „Data PDF” pojawia się przy każdej fakturze.
-
3
Filtruj i kontroluj
W arkuszu filtrujesz po pustej dacie, żeby zobaczyć braki, albo sortujesz malejąco, żeby sprawdzić najświeższe pobrania.
Samą mechanikę pobierania i składania paczek opisuje strona Masowe pobieranie faktur z KSeF. Pole „Data PDF” dokłada do niej warstwę kontroli: nie tylko pobierasz, ale też wiesz, co i kiedy pobrałeś.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Kontrola kompletności krok po kroku
Najczęstszy scenariusz to sprawdzenie na koniec miesiąca, czy pobrałeś wszystkie PDF-y za dany okres. W arkuszu robisz to w kilka ruchów.
| Sytuacja w arkuszu | Co oznacza | Działanie |
|---|---|---|
| Pole „Data PDF” wypełnione | Faktura już pobrana jako PDF | Nic do zrobienia |
| Pole „Data PDF” puste | Faktura jeszcze nie pobierana | Dopobierz brakujące |
| Data starsza niż korekta | Pobrano przed zmianą dokumentu | Rozważ ponowne pobranie |
Policz w arkuszu, ile faktur z okresu ma wypełnioną „Data PDF”, a ile nie. Stosunek wypełnionych do wszystkich to Twój wskaźnik kompletności pobrania za dany miesiąc.
Dostępność i uczciwe granice
Pole „Data PDF” jest dostępne od planu Firma, bo pobieranie faktur jako PDF jest częścią planów Firma, Grupa i Biuro. W planie Solo eksport odbywa się do Arkuszy Google, bez pobierania PDF.
Pole pokazuje datę ostatniego pobrania danej faktury, a nie listę wszystkich pobrań. Do kontroli kompletności („czy w ogóle pobrano”) to wystarcza; jeśli potrzebujesz pełnej historii operacji, prowadź ją po swojej stronie.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Pokazuje datę i godzinę ostatniego pobrania lub wygenerowania PDF. Do kontroli kompletności to wystarcza, bo puste pole jednoznacznie oznacza, że faktura nie była jeszcze pobierana.
Filtrujesz kolumnę „Data PDF” po pustych komórkach. Zostają wtedy wyłącznie faktury bez pobrania – to gotowa lista dokumentów do dociągnięcia za dany okres.
Tak. Zaznaczasz je w konfiguracji pól eksportu i pojawia się we wszystkich trzech formatach obok pozostałych danych faktury.
Nie. Pole odzwierciedla pobrania zainicjowane przez Ciebie: pojedyncze, w paczce ZIP oraz paczki z sekcji „Eksport”. Podgląd w przeglądarce i automatyczny zapis w tle nie zmieniają daty.
Od planu Firma, bo pobieranie faktur jako PDF jest częścią planów Firma, Grupa i Biuro. W planie Solo eksport odbywa się do Arkuszy Google, bez pobierania PDF.
Tak. W panelu kolumna „Data PDF” pokazuje datę i godzinę w polskiej strefie czasowej, a to samo pole trafia do eksportu razem z pozostałymi danymi faktury.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.