Jak apteka może śledzić faktury z hurtowni farmaceutycznych i marżę na kategoriach?
Podłącz w panelu KSeF Import certyfikat dla NIP-u apteki, a aplikacja automatycznie pobierze faktury kosztowe od wszystkich hurtowni farmaceutycznych i dostawców kosmetyków czy suplementów. Dane trafiają do Google Sheets lub Excela z kolumnami: data, NIP, nazwa dostawcy, netto/VAT/brutto oraz oznaczeniem GTU. Raz dodaj słownik NIP → kategoria (Rx, OTC, suplementy, kosmetyki) i skonfiguruj formułę QUERY – od tej pory sama grupuje koszty per kategoria co miesiąc. Rozliczenia refundacji z NFZ nie przechodzą przez KSeF – to osobny system, który KSeF Import nie obejmuje.
- KSeF Import pobiera faktury kosztowe od wszystkich hurtowni farmaceutycznych naraz – bez logowania do portalu MF, automatycznie w tle.
- Słownik NIP → kategoria (tworzysz raz) dekoduje każdą fakturę na dział: leki Rx, leki OTC, suplementy, kosmetyki, wyroby medyczne.
- Marża per kategoria gotowa po skonfigurowaniu formuły w arkuszu – podstawa decyzji o zamówieniach i negocjacji z hurtownią.
- Rozliczenia refundacji leków z NFZ nie przechodzą przez KSeF – to odrębny system rozliczeń aptek, poza zakresem eksportu.
- Faktury zakupowe eksportujesz z oznaczeniem GTU (w tym GTU_09, gdy wystawca je umieści przy lekach) – gotowe do zestawienia z rejestrem VAT przed JPK_V7.
W tym artykule
- Kilka hurtowni farmaceutycznych, jeden segregator faktur
- Marża, której nie widać: Rx vs. OTC vs. suplementy vs. kosmetyki
- Faktury od wszystkich hurtowni i dostawców w jednym arkuszu
- Refundacja NFZ nie przechodzi przez KSeF – ważne rozgraniczenie
- GTU w eksporcie faktur – co widać przy lekach
- Ile to realnie zmienia na koniec miesiąca
- Najczęstsze pytania
Od problemu do efektu
PWEApteka zamawia z głównej hurtowni nawet kilka razy dziennie, a osobno rozlicza dostawców kosmetyków, suplementów i wyrobów medycznych. Suma kosztów na koniec miesiąca się zgadza, ale marża na lekach OTC czy kosmetykach to zgadywanie.
KSeF Import łączy się certyfikatem apteki z API KSeF i pobiera faktury od każdej hurtowni oraz dostawcy cyklicznie. Słownik NIP → kategoria dekoduje je automatycznie na dział asortymentowy.
Leki Rx, OTC, suplementy, kosmetyki – każda kategoria z sumą kosztów i udziałem procentowym, bez ręcznego przepisywania faktur z segregatora.
Kilka hurtowni farmaceutycznych, jeden segregator faktur
Farmaceuta prowadzący aptekę zna ten rytm: główna hurtownia (np. Neuca, PGF Urtica lub Farmacol) dowozi towar nawet kilkukrotnie w ciągu dnia, bo zapas leków recepturowych i chłodniczych trzyma się minimalny. Do tego osobny dostawca suplementów, inny kosmetyków, kolejny wyrobów medycznych. Każdy wystawia fakturę w KSeF w swoim rytmie – część codziennie, część raz w tygodniu, część zbiorczo na koniec miesiąca.
Skala jest realna: jedna tylko hurtownia grupy Pelion, PGF Urtica, obsługuje miesięcznie ponad 40 tysięcy zamówień dla około 4 tysięcy odbiorców – to średnio około dziesięciu dostaw i faktur miesięcznie na aptekę, i to od jednego dostawcy z kilku. Doliczając mniejsze hurtownie i dostawców pozaaptecznych, suma dokumentów kosztowych w typowej aptece liczy się w dziesiątkach miesięcznie.
Miesięczny koszt zakupu leków i towarów widać w księgowości od razu. Ale czy wiesz, ile z tego kosztu poszło na leki Rx, ile na OTC, ile na suplementy, a ile na kosmetyki? Bez podziału na kategorie nie policzysz marży na żadnej z nich osobno.
Marża, której nie widać: Rx vs. OTC vs. suplementy vs. kosmetyki
Leki na receptę (Rx) mają regulowaną, niską marżę urzędową. Leki bez recepty (OTC), suplementy diety i kosmetyki – marżę wolnorynkową, zwykle wyraźnie wyższą. Apteka, która nie rozdziela kosztów według tych kategorii, nie wie, który segment asortymentu faktycznie zarabia, a który tylko przepływa przez kasę.
- Faktury od hurtowni głównej mieszają leki Rx, OTC i czasem wyroby medyczne na jednym dokumencie – bez ręcznego rozbicia pozycji nie rozdzielisz kosztów.
- Dostawcy kosmetyków i suplementów wystawiają osobne faktury, które łatwo pominąć przy szybkim liczeniu marży na koniec miesiąca.
- Bez historii porównawczej nie widać, czy koszt zakupu danej kategorii rośnie kwartał do kwartału, bo dane leżą w różnych segregatorach i mailach.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Faktury od wszystkich hurtowni i dostawców w jednym arkuszu
KSeF Import rozwiązuje oba problemy naraz. Aplikacja łączy się z kontem apteki w KSeF i pobiera faktury kosztowe od wszystkich dostawców – bez logowania do portalu MF, automatycznie w tle. Każda nowa faktura od hurtowni, dostawcy suplementów czy kosmetyków trafia do arkusza Google Sheets lub pliku Excel w ramach jednego cyklu synchronizacji.
-
1
Wgraj certyfikat dla NIP apteki
W panelu wejdź w Certyfikaty i dodaj plik
.p12lub.pfx– ten sam, którego używasz do logowania w KSeF. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego konta i trzymamy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Wgrywasz go raz. -
2
Podłącz Google Sheets lub ustaw eksport Excel
W ustawieniach eksportu wskazujesz arkusz Google lub pobierasz plik .xlsx. Kolumny: data wystawienia, NIP dostawcy, nazwa dostawcy, numer faktury, oznaczenie GTU, netto/VAT/brutto.
-
3
Stwórz słownik NIP → kategoria (jednorazowo)
W osobnym arkuszu tworzysz tabelę: NIP dostawcy → kategoria asortymentowa. Hurtownia główna → Rx/OTC (jeśli rozbija pozycje), dostawca suplementów → Suplementy, dostawca kosmetyków → Kosmetyki. Formuła
WYSZUKAJ.PIONOWO(VLOOKUP) dekoduje każdą kolejną fakturę automatycznie. -
4
Ustaw harmonogram synchronizacji
Wybierasz częstotliwość: co 6 h (plan Firma), co 2 h (plan Grupa) lub co 15 min (plan Biuro) – dopasowaną do tego, jak często potrzebujesz świeżych danych o kosztach.
-
5
Odbierz raport per kategoria
Formuła
QUERYw Google Sheets grupuje sumy po kategorii i miesiącu – gotowa tabela z kosztem i udziałem procentowym każdej kategorii asortymentowej, bez ręcznych obliczeń.
Przy pierwszej synchronizacji system pobiera historię do 90 dni wstecz, partiami w tle, respektując limity API KSeF. Zostaw na noc – rano masz komplet bez ręcznego ponawiania.
Refundacja NFZ nie przechodzi przez KSeF – ważne rozgraniczenie
Rozliczenie refundacji leków z Narodowym Funduszem Zdrowia to osobny system, niezależny od Krajowego Systemu e-Faktur. Standardowe rozliczenia refundacyjne nie wymagają wystawienia faktury VAT i w efekcie nie są w ogóle raportowane przez KSeF. KSeF Import eksportuje wyłącznie faktury zakupowe od hurtowni i dostawców – nie zastąpi i nie zintegruje się z rozliczeniem refundacji wobec NFZ.
Eksportuje: faktury kosztowe od hurtowni farmaceutycznych, dostawców suplementów, kosmetyków i wyrobów medycznych – z numerem KSeF, GTU, kwotami i datą wystawienia. Nie eksportuje: rozliczeń refundacyjnych z NFZ ani danych realizacji recept, bo te procesy nie przechodzą przez KSeF.
Dla apteki oznacza to jasny podział pracy: rejestr kosztów zakupu prowadzisz w arkuszu z KSeF Import, a rozliczenie refundacji zostaje w dotychczasowym systemie sprawozdawczym do NFZ – oba procesy nie mieszają się w jednym pliku.
GTU w eksporcie faktur – co widać przy lekach
Kod GTU_09 w JPK_V7 dotyczy dostawy produktów leczniczych oraz wyrobów medycznych i środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego objętych obowiązkiem zgłoszenia z art. 37av Prawa farmaceutycznego – w praktyce aptecznej najczęściej dotyczy to leków. Zwykłe suplementy diety zazwyczaj nie mieszczą się w tej definicji, więc dokładną kwalifikację danej pozycji warto zawsze zostawić hurtowni wystawiającej fakturę i księgowej. KSeF Import niczego tu nie klasyfikuje – eksportuje jako osobną kolumnę dokładnie to oznaczenie GTU, które wystawca umieścił na fakturze w KSeF, więc przed wysyłką JPK_V7 możesz od razu sprawdzić, czy żadna faktura z hurtowni nie ma pustego pola GTU tam, gdzie powinno być wypełnione.
| Co eksportuje KSeF Import | Do czego się przydaje w aptece |
|---|---|
| Numer KSeF + data nadania numeru KSeF | Podstawa ujęcia kosztu i weryfikacji terminu odliczenia VAT – to data nadania numeru KSeF liczy się jako data otrzymania faktury |
| Oznaczenie GTU (w tym GTU_09) | Kontrola przed wysyłką JPK_V7 – brakujące GTU to ryzyko wezwania z urzędu |
| NIP i nazwa dostawcy | Podstawa słownika NIP → kategoria asortymentowa |
| Netto / VAT / brutto per faktura | Sumowanie kosztów per kategoria formułą QUERY w arkuszu |
Ile to realnie zmienia na koniec miesiąca
| Etap | Bez KSeF Import | Z KSeF Import |
|---|---|---|
| Zebranie faktur od hurtowni | ręczne pobieranie z portalu MF lub maili, ryzyko pominięcia | automatyczne, w tle, przez cały miesiąc |
| Podział na kategorie | ręczny przegląd pozycji faktury, godziny pracy | słownik NIP → kategoria, formuła QUERY, kilka minut |
| Kontrola GTU przed JPK_V7 | ręczne sprawdzanie pozycji w PDF | kolumna GTU w arkuszu, filtr pustych komórek |
| Raport dla księgowej | stos PDF-ów per hurtownia | gotowy rejestr zakupów z podziałem na kategorię i VAT |
Jeśli apteka działa w sieci kilku placówek, każda z osobnym NIP-em, KSeF Import obsługuje wiele NIP-ów w jednym koncie – faktury z każdej apteki trafiają do arkusza z kolumną identyfikującą placówkę. Gdy chcesz zestawić zakupy od hurtowni z własną sprzedażą apteki w jednym widoku, prowadź osobny rejestr faktur sprzedażowych i kosztowych z KSeF zamiast ręcznie rozdzielać wspólną listę co miesiąc.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak. Jedna konfiguracja certyfikatu dla NIP-u apteki wystarczy, żeby pobrać faktury kosztowe od wszystkich hurtowni i dostawców, którzy wystawili je w KSeF – nie trzeba niczego konfigurować osobno dla każdej hurtowni.
Nie. Standardowe rozliczenia refundacyjne z Narodowym Funduszem Zdrowia nie wymagają faktury VAT i nie są raportowane przez KSeF, więc KSeF Import ich nie obejmuje. Aplikacja eksportuje wyłącznie faktury zakupowe od hurtowni i dostawców, które przeszły przez Krajowy System e-Faktur.
Zależnie od planu: Firma synchronizuje co 6 godzin, Grupa co 2 godziny, Biuro co 15 minut. Nowa faktura trafia do arkusza w ramach jednego cyklu synchronizacji od momentu nadania jej numeru KSeF.
Tak. Każdy NIP ma własny certyfikat, własny harmonogram synchronizacji i może mieć osobny arkusz lub wspólny z kolumną identyfikującą placówkę – zależnie od wybranego planu.
Tak, ale tworzysz go raz. To prosta tabela dwukolumnowa: NIP dostawcy i nazwa kategorii (Rx, OTC, suplementy, kosmetyki). Formuła VLOOKUP lub QUERY w arkuszu dekoduje każdą kolejną fakturę automatycznie, bez ponownego wpisywania.
Nie – KSeF Import eksportuje wyłącznie dane, które hurtownia lub dostawca faktycznie umieścił na fakturze w KSeF. Jeśli pole GTU jest puste u wystawcy, w eksporcie też będzie puste; kolumna GTU pozwala jednak szybko wychwycić taki brak przed wysyłką JPK_V7.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.
- KSeF a refundacja z NFZ – jak apteka rozlicza refundację leków w systemie e-Faktur, mgr.farm, 2026
- PGF Urtica – skala dystrybucji leków, Forsal.pl
- Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF 2026 – Ministerstwo Finansów, podatki.gov.pl
- Dokumentacja API KSeF – Ministerstwo Finansów
- Art. 86 ust. 10 i 10b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – termin odliczenia VAT naliczonego (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.)