Kiedy faktura z KSeF jest kosztem uzyskania przychodu?
Za dzień poniesienia kosztu w KPiR przyjmuje się datę wystawienia faktury (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT) – nie datę nadania numeru KSeF. Te daty mogą się różnić o kilka dni, gdy sprzedawca przesyła dokument do KSeF z opóźnieniem lub korzysta z trybu offline.
- Art. 22 ust. 6b ustawy o PIT wiąże datę kosztu z datą wystawienia faktury – przepis nie zmienił się po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.
- Data nadania numeru KSeF rządzi wyłącznie odliczeniem VAT naliczonego (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT) – to odrębna zasada, niezwiązana z podatkiem dochodowym.
- Faktura wystawiona 31 marca, której numer KSeF nadano 3 kwietnia, trafia do kosztów marca – data wystawienia decyduje o miesiącu wpisu w KPiR.
- KSeF Import eksportuje kolumnę „Data wystawienia" (pole P_1 ze struktury FA(3)) gotową do wpisania do KPiR – w Google Sheets (Solo i wyżej) oraz w Excelu i CSV (Firma+ i Biuro).
- Ujęcie kosztu pod datą KSeF zamiast datą wystawienia może skutkować wadliwością KPiR i zakwestionowaniem ewidencji na kontroli podatkowej.
W tym artykule
- Trzy daty na jednej fakturze KSeF – o co chodzi
- Art. 22 ust. 6b PIT: data wystawienia = data kosztu w KPiR
- Faktura z 31 marca, numer KSeF z 3 kwietnia – jak nie namieszać
- Pełna księgowość i CIT – analogiczne zasady, inne przepisy
- Kolumna „Data wystawienia" w KSeF Import – jak jej używać w KPiR
- Najczęstsze pułapki przy ujmowaniu faktur KSeF jako kosztów
- Najczęstsze pytania
Od problemu do efektu
PWEFaktura wystawiona 31 marca, wysłana do KSeF 2 kwietnia, pobrana 5 kwietnia. Żaden przepis KPiR nie wskazuje wprost daty pobrania, a portal MF nie podpowiada, która data jest właściwa dla kosztów.
Kolumna „Data wystawienia" w arkuszu odpowiada polu P_1 ze struktury FA(3) – dokładnie tej dacie, którą art. 22 ust. 6b ustawy o PIT wskazuje jako dzień poniesienia kosztu w KPiR.
Faktura z 31 marca trafia do kosztów marca, nie kwietnia – bez szukania daty w numerze KSeF i bez ryzyka wpisania złego miesiąca do KPiR.
Trzy daty na jednej fakturze KSeF – o co chodzi
Faktura wystawiona w ramach obowiązkowego KSeF niesie ze sobą kilka dat, które łatwo pomylić. Różnica między nimi może decydować o tym, w którym miesiącu ująć koszt – zarówno dla VAT, jak i dla podatku dochodowego.
| Data | Nazwa w FA(3) lub ustawie | Do czego służy |
|---|---|---|
| Data wystawienia | Pole P_1 (DataWystawienia) w strukturze FA(3) KSeF | Podstawa wpisu kosztu w KPiR i w pełnej księgowości (art. 22 ust. 6b PIT, art. 15 ust. 4e CIT) |
| Data nadania numeru KSeF | Zakodowana w numerze KSeF; art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT – moment „otrzymania" faktury ustrukturyzowanej (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT) | Start okna odliczenia VAT naliczonego – nie wpływa na datę kosztu dla PIT ani CIT |
| Data pobrania z KSeF | Pole „Data pobrania z KSeF" w KSeF Import – kiedy aplikacja zaciągnęła fakturę ze skrzynki KSeF | Dla celów podatkowych nieistotna – nie jest ani datą kosztu, ani datą odliczenia VAT |
Dla podatku dochodowego liczy się wyłącznie data wystawienia (kolumna „Data wystawienia" w KSeF Import). Data nadania numeru KSeF to zasada VAT-owska – nie przenoś jej do KPiR ani do ksiąg CIT.
Art. 22 ust. 6b PIT: data wystawienia = data kosztu w KPiR
Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Ustawodawca celowo nie wprowadził osobnej zasady dla faktur ustrukturyzowanych w zakresie podatku dochodowego. Art. 22 ust. 6b PIT pozostaje identyczny – faktura z KSeF trafia do kosztów KPiR tak samo jak faktura papierowa: pod datą wystawienia, a nie pod datą nadania numeru KSeF.
Jaką datę wpisać do KPiR?
Datę wystawienia faktury znajdziesz w polu P_1 każdej faktury FA(3) wystawionej w KSeF. To ta sama data, którą KSeF Import eksportuje w kolumnie „Data wystawienia" – możesz ją przepisać bezpośrednio do kolumny daty zdarzenia gospodarczego w KPiR, bez otwierania dokumentu XML ani logowania do portalu MF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Faktura z 31 marca, numer KSeF z 3 kwietnia – jak nie namieszać
Najczęstsza sytuacja, w której data wystawienia i data nadania numeru KSeF nie pokrywają się, to awaria lub przeciążenie systemu pod koniec miesiąca. Sprzedawca wystawia fakturę 31 marca, ale KSeF nadaje jej numer dopiero 3 kwietnia – dokument był w kolejce lub wystawca skorzystał z trybu offline.
-
1
Sprzedawca wystawia fakturę 31 marca
Data wystawienia (P_1) = 31 marca. Sprzedawca przesyła dokument do KSeF, ale awaria lub przeciążenie powodują, że numer zostanie nadany dopiero 3 kwietnia.
-
2
KSeF nadaje numer 3 kwietnia
Data nadania numeru KSeF = 3 kwietnia. Twoja skrzynka KSeF rejestruje „otrzymanie" faktury właśnie tego dnia – i od tego dnia biegnie okno odliczenia VAT (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).
-
3
VAT odliczasz od kwietnia
Prawo do odliczenia VAT naliczonego nabywasz najwcześniej w rozliczeniu za kwiecień – miesiąc nadania numeru KSeF. Okno odliczenia trwa do końca lipca włącznie (4 miesiące).
-
4
Koszt w KPiR wpisujesz do marca
Data wystawienia to 31 marca – i ta data decyduje o miesiącu kosztu w KPiR (art. 22 ust. 6b PIT). Ta sama faktura trafia więc do kosztów marca, a VAT odliczasz dopiero od rozliczenia za kwiecień.
Jeśli wpisujesz do KPiR datę, kiedy Twój system pobrał fakturę z KSeF (np. 5 lub 7 kwietnia), popełniasz błąd – taka data nie ma podstawy prawnej jako dzień poniesienia kosztu. Prawidłową datą jest zawsze data wystawienia podana przez sprzedawcę w dokumencie FA(3).
Pełna księgowość i CIT – analogiczne zasady, inne przepisy
Spółki z o.o. i inne podmioty prowadzące pełne księgi rachunkowe nie stosują KPiR – korzystają z ustawy o rachunkowości. Dla nich termin podatkowy wynika z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT: kosztem jest wydatek ujęty w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury, zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości.
| Forma ewidencji | Podstawa prawna daty kosztu | Praktyczna data wpisu |
|---|---|---|
| KPiR (JDG, spółki osobowe PIT) | Art. 22 ust. 6b ustawy o PIT | Data wystawienia faktury (P_1/DataWystawienia) |
| Pełna księgowość – CIT | Art. 15 ust. 4e ustawy o CIT | Dzień ujęcia kosztu w księgach rachunkowych – może, lecz nie musi pokrywać się z datą wystawienia; zależy od polityki rachunkowości jednostki |
| Pełna księgowość – UoR | Art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości | Faktura ujmowana w dacie dokumentu lub w dacie operacji – zgodnie z zasadami przyjętymi w jednostce |
Kolumna „Data wystawienia" w KSeF Import jest punktem wyjścia niezależnie od formy ewidencji. Jeśli Twoja polityka rachunkowości traktuje inaczej faktury wystawione po 20. dniu miesiąca i dostarczone do KSeF w kolejnym, skonsultuj z biurem rachunkowym, jak ją stosować do faktur ustrukturyzowanych.
Kolumna „Data wystawienia" w KSeF Import – jak jej używać w KPiR
KSeF Import pobiera każdą fakturę ze struktury FA(3) i zapisuje pole P_1 (DataWystawienia) jako kolumnę „Data wystawienia" w Twoim arkuszu Google Sheets, pliku Excel lub CSV. Pole to jest włączone domyślnie – nie musisz nic konfigurować.
-
1
Ustaw zakres dat eksportu
W panelu KSeF Import filtruj faktury po dacie wystawienia, a nie po dacie pobrania. KSeF Import synchronizuje faktury z ostatnich 90 dni – eksportuj zakres mieszczący się w tym oknie.
-
2
Pobierz plik lub otwórz arkusz
W planach Firma+ i Biuro eksportujesz do Excela lub CSV gotowego do wklejenia do programu KPiR. W planie Solo dane trafiają do Google Sheets – możesz skopiować kolumnę daty wystawienia stamtąd.
-
3
Wpisz datę wystawienia do KPiR
Kolumna „Data wystawienia" zawiera datę z pola P_1 faktury. Przepisuj ją wprost do KPiR jako dzień poniesienia kosztu – bez szukania daty w numerze KSeF ani w nazwie pliku.
-
4
Sprawdź faktury zaliczkowe
Faktury zaliczkowe (typ ZAL) i rozliczeniowe (ROZ) wpisujesz do KPiR z ich datą wystawienia. KSeF Import oznacza typ w kolumnie „Typ faktury" – nie wpisuj kosztu podwójnie z ZAL i ROZ.
Kolumna „Data wystawienia" i filtr eksportu po tej dacie działają w każdym planie: Google Sheets (Solo i wyżej) oraz eksport do Excela i CSV (Firma+ i Biuro). Szczegóły planów znajdziesz na stronie cennika.
Najczęstsze pułapki przy ujmowaniu faktur KSeF jako kosztów
- Data pobrania zamiast daty wystawienia – faktura pobrana ze skrzynki KSeF 10 dni po wystawieniu nie trafia do kosztów w dniu pobrania; liczy się wyłącznie pole P_1 (data wystawienia).
- Data z numeru KSeF zamiast daty wystawienia – numer KSeF zawiera zakodowany znacznik czasu nadania numeru; to data VAT-owska, nie data kosztu w KPiR.
- Miesiąc kosztu i miesiąc VAT mogą się różnić – faktura z 31 marca, której KSeF numer nadano 2 kwietnia, trafia do kosztów marca i jednocześnie uprawnia do odliczenia VAT dopiero od rozliczenia za kwiecień.
- Faktury wystawione w poprzednim miesiącu, pobrane w bieżącym – KSeF Import może pobrać fakturę z 28 marca dopiero 2 kwietnia; do KPiR i tak wpisujesz 28 marca.
- Podwójny wpis z faktury ZAL i ROZ – faktura zaliczkowa ZAL i rozliczeniowa ROZ to para dokumentów; koszt ujmujesz raz, zgodnie z zasadami przyjętymi przez Twoje biuro rachunkowe.
Wielokrotne błędy w datach wpisywanych do KPiR mogą skutkować uznaniem ewidencji za prowadzoną wadliwie lub nierzetelnie (§ 11 i § 12 rozporządzenia MF z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. 2019 poz. 2544 ze zm.). Organ podatkowy ma wówczas prawo odrzucić KPiR jako dowód i oszacować dochód.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Daty wystawienia faktury – to jest pole P_1 w strukturze FA(3), widoczne w kolumnie „Data wystawienia" w KSeF Import. Data nadania numeru KSeF dotyczy wyłącznie odliczenia VAT i nie ma podstawy prawnej jako data kosztu w KPiR.
W marcu. Data wystawienia to 31 marca i ta data decyduje o miesiącu kosztu zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT. VAT z tej faktury odliczysz najwcześniej od rozliczenia za kwiecień – miesiąc nadania numeru KSeF.
Ryzyko uznania KPiR za prowadzoną wadliwie lub nierzetelnie. Organ podatkowy może zakwestionować ewidencję i szacować podstawę opodatkowania. Prawidłową datą jest zawsze data wystawienia faktury (pole P_1 w FA(3)).
W spółkach prowadzących pełne księgi rachunkowe koszty ujmuje się na zasadach ustawy o rachunkowości i art. 15 ust. 4e ustawy o CIT – w praktyce na podstawie daty faktury. Kolumna „Data wystawienia" z KSeF Import jest punktem wyjścia; szczegóły zależą od polityki rachunkowości jednostki.
Tak. Kolumna „Data wystawienia" jest jednym z domyślnie włączonych pól – dostępna w Google Sheets (Solo i wyżej), Excelu i CSV (Firma+ i Biuro). Odpowiada dokładnie polu P_1/DataWystawienia ze struktury FA(3) KSeF.
Data wystawienia (P_1) to dzień, w którym sprzedawca sporządził fakturę – to jest data kosztu w KPiR. Data sprzedaży (P_6) to dzień dostawy towaru lub wykonania usługi – ma znaczenie dla VAT, ale nie zastępuje daty wystawienia jako podstawy wpisu do KPiR.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).
- Art. 22 ust. 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350 ze zm.) – dzień poniesienia kosztu w KPiR
- Art. 15 ust. 4e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86 ze zm.) – dzień poniesienia kosztu w CIT
- Art. 86 ust. 10b pkt 1 i art. 106na ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 ze zm.) – data otrzymania faktury ustrukturyzowanej
- Podręcznik KSeF 2.0 cz. II – Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF, Ministerstwo Finansów, luty 2026
- § 11 i § 12 rozporządzenia MF z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544 ze zm.) – wadliwość i nierzetelność ewidencji