Jak przekazać magazynierowi fakturę z KSeF, gdy nie ma on dostępu do systemu?
Magazynierowi nie dajesz certyfikatu ani loginu do KSeF – wystarczy czytelny PDF faktury z numerem KSeF i kodem QR, który od planu Firma pobierasz w panelu KSeF Import. Od planu Biuro taki PDF trafia automatycznie na wspólny Dysk Google, do którego magazynierowi nadajesz dostęp tylko do odczytu. Przyjęcie towaru (PZ) powstaje bez logowania do KSeF i bez zakładania mu konta w panelu.
- Faktura w KSeF jest widoczna tylko dla osoby z certyfikatem – magazynier go nie ma i nie powinien dostać.
- Rozwiązaniem nie jest współdzielenie loginu, tylko przekazanie gotowego pliku PDF z numerem KSeF i kodem QR – eksport PDF działa od planu Firma.
- Od planu Biuro PDF-y trafiają automatycznie na Dysk Google w folderach NIP / rok-miesiąc – wystarczy nadać magazynierowi dostęp „tylko do odczytu”.
- Na planie Firma pobierasz PDF ręcznie z panelu i wysyłasz dalej – bez automatyzacji, ale też bez logowania do KSeF.
- Link „Podgląd faktury” w arkuszu wymaga zalogowania do panelu KSeF Import, więc dla osoby bez konta lepszy jest gotowy plik PDF.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWESprzedawca wystawił fakturę wyłącznie w KSeF, towar dojechał, a magazynier nie ma certyfikatu ani konta w systemie Ministerstwa Finansów – przyjęcie na magazyn (PZ) czeka na kogoś z dostępem.
KSeF Import zamienia XML na czytelny PDF z numerem KSeF i kodem QR, a od planu Biuro zapisuje go automatycznie na wspólnym Dysku Google – magazynier dostaje odczyt jednego folderu, nie klucz do całego systemu.
Magazynier otwiera PDF z telefonu albo komputera w magazynie i wystawia PZ krótko po zsynchronizowaniu faktury, zamiast czekać nawet do końca dnia, aż ktoś z dostępem do KSeF znajdzie chwilę i prześle mu dokument.
Dlaczego magazynier zostaje bez faktury
Krajowy System e-Faktur wymaga certyfikatu lub uprawnień nadanych przez firmę, żeby w ogóle zobaczyć fakturę – to zabezpieczenie ma sens, bo certyfikat daje dostęp do wszystkich faktur danego NIP-u, nie tylko jednej dostawy. W praktyce oznacza to, że dostęp do KSeF ma zwykle jedna, może dwie osoby w firmie: właściciel albo księgowa.
Problem pojawia się, gdy towar trafia na magazyn, a dokument istnieje wyłącznie w KSeF:
- towar stoi na rampie, a magazynier nie ma z czego wystawić PZ (przyjęcia zewnętrznego),
- dzwoni albo pisze do księgowej z pytaniem „czy faktura już przyszła”,
- księgowa musi przerwać swoją pracę, zalogować się do KSeF Import i ręcznie znaleźć dokument,
- przy kilku dostawach dziennie ta sama rozmowa powtarza się kilka razy.
Nie rozwiązuj tego, dając magazynierowi certyfikat albo login do KSeF czy do panelu KSeF Import. Certyfikat otwiera wszystkie faktury firmy – łącznie z danymi kontrahentów i kwotami, których magazyn nie musi widzieć. Właściwym rozwiązaniem jest przekazanie samego dokumentu, nie dostępu do systemu.
Trzy sposoby przekazania faktury bez logowania do KSeF
Nie każdy sposób nadaje się dla osoby bez konta w panelu. Poniżej zestawienie, co realnie zadziała dla magazyniera, a co wymaga logowania.
| Sposób | Wymaga logowania? | Kiedy pasuje |
|---|---|---|
| PDF pobrany ręcznie i wysłany mailem | Nie – dla odbiorcy | Pojedyncze dostawy, plan Firma |
| Dysk Google z auto-zapisem PDF | Nie – dla odbiorcy folderu | Stały strumień dostaw, plan Biuro |
| Link „Podgląd faktury” z arkusza | Tak – trzeba być zalogowanym w panelu | Osoby z kontem w KSeF Import |
Kolumna Podgląd faktury w eksporcie do Arkusza jest wygodna dla księgowej, bo otwiera się wprost z wiersza – ale otworzy się dopiero po zalogowaniu do panelu KSeF Import. Dla magazyniera, który konta nie ma i nie powinien go zakładać tylko po to, żeby zobaczyć jedną fakturę, lepiej sprawdza się gotowy plik PDF, który po prostu się otwiera.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Stały dostęp bez ręcznego przesyłania – Dysk Google
Przy kilku dostawach tygodniowo ręczne przesyłanie PDF-ów szybko się nudzi. Faktury z KSeF na Dysk Google zapisują PDF-y automatycznie po każdej synchronizacji, w uporządkowanych folderach – wystarczy raz nadać magazynierowi dostęp do właściwego folderu.
-
1
Połącz Dysk Google
W panelu KSeF Import wskazujesz folder na swoim Dysku i autoryzujesz dostęp jednym kliknięciem. Funkcja dostępna jest w planie Biuro.
-
2
Ustaw schemat folderów
Wybierasz strukturę
NIP / rok-miesiąc, więc nowe faktury zawsze trafiają w to samo, przewidywalne miejsce. -
3
Udostępnij folder magazynierowi
To robisz w samym Dysku Google, nie w KSeF Import – klikasz „Udostępnij”, wpisujesz adres magazyniera i wybierasz uprawnienie tylko do przeglądania.
-
4
PDF-y dochodzą same
Po każdej udanej synchronizacji nowy PDF z kodem QR i numerem KSeF ląduje w folderze – magazynier otwiera go z telefonu albo komputera w magazynie, bez logowania do KSeF ani do KSeF Import.
Nadaj dostęp do konkretnego podfolderu miesiąca albo NIP-u, a nie do całego Dysku – magazynier widzi tylko to, czego naprawdę potrzebuje, reszta firmowego archiwum zostaje poza jego zasięgiem.
Bez Dysku Google – ręczne przekazanie na planie Firma
Jeśli automatyczny zapis na Dysku nie jest jeszcze potrzebny (np. kilka dostaw miesięcznie), plan Firma też wystarczy – tylko krok przekazania robisz ręcznie.
- otwierasz fakturę w panelu i klikasz podgląd albo pobranie PDF,
- zapisujesz plik z numerem KSeF i kodem QR,
- wysyłasz go mailem, komunikatorem firmowym albo drukujesz i zostawiasz przy dostawie.
Różnica względem Dysku Google jest jedna: ktoś musi pamiętać, żeby to zrobić przy każdej dostawie. Przy większym wolumenie szybciej opłaca się automatyzacja z poprzedniej sekcji.
Co magazynier widzi, a czego nie
Warto jasno rozdzielić dwa różne dostępy, żeby uprawnienia nie rozjechały się przypadkiem.
| Dostęp | Co widać | Kto powinien mieć |
|---|---|---|
| Certyfikat KSeF / konto w KSeF Import | Wszystkie faktury firmy, wszystkie NIP-y, historia i eksporty | Właściciel, księgowa |
| Folder na Dysku Google z PDF-ami | Tylko faktury zapisane w tym folderze (np. jeden miesiąc) | Magazynier, dział przyjęć |
| Pojedynczy plik PDF wysłany mailem | Jedna, konkretna faktura | Odbiorca konkretnej wiadomości |
Taki podział sprawia, że magazynier ma dokładnie to, czego potrzebuje do wystawienia PZ – numer KSeF, pozycje, ilości – a reszta danych firmy (inni kontrahenci, inne NIP-y, historia rozliczeń) zostaje tam, gdzie była: w panelu KSeF Import, dostępnym tylko dla osób z certyfikatem.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Wystarczy PDF wygenerowany w KSeF Import – zawiera numer KSeF, kod QR i wszystkie pozycje, a otwiera się bez logowania do jakiegokolwiek systemu.
Odradzamy. Konto w panelu i certyfikat KSeF dają dostęp do wszystkich faktur firmy, nie tylko jednej dostawy. Bezpieczniej jest przekazać sam plik PDF albo dostęp do jednego folderu na Dysku Google.
PDF generowany przez KSeF Import zawiera kod QR prowadzący do oficjalnego linku weryfikacyjnego Ministerstwa Finansów (adres qr.ksef.mf.gov.pl), zbudowanego z hasha SHA-256 treści faktury. Magazynier może zeskanować kod i sprawdzić dokument bezpośrednio w systemie KSeF, bez logowania do panelu.
Tak. Na planie Firma pobierasz PDF ręcznie z panelu i wysyłasz go mailem lub komunikatorem. Automatyczny zapis na Dysku Google to dodatek dostępny od planu Biuro, przydatny przy większej liczbie dostaw.
Nie wprost – ten link otwiera się dopiero po zalogowaniu do panelu KSeF Import, więc jest wygodny dla księgowej, ale nie dla osoby bez konta. Dla magazyniera lepiej sprawdza się gotowy plik PDF.
Tak. Siedmiodniowy okres próbny daje pełny dostęp do funkcji planu Biuro, w tym automatycznego zapisu PDF-ów na Dysku Google, więc możesz sprawdzić cały proces z magazynierem, zanim zdecydujesz się na plan.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.