Jak pobrać najnowszą fakturę z KSeF od razu, nie czekając na harmonogram?
Klikasz „Synchronizuj teraz” przy wybranej firmie w panelu KSeF Import – aplikacja łączy się z KSeF od razu, pobiera dokumenty nowe od ostatniego przebiegu i uruchamia eksport, bez czekania na kolejny automatyczny cykl.
- Przycisk „Synchronizuj teraz” działa niezależnie od ustawionego harmonogramu i jest dostępny na koncie od planu Solo po Biuro.
- Limit to jedno ręczne odświeżenie na 24 godziny na NIP – wyjątkiem jest sytuacja, gdy poprzednie pobranie nie dokończyło się w całości.
- Duplikaty nie powstają – KSeF Import rozpoznaje faktury po numerze KSeF, więc ręczne pobranie ściąga wyłącznie dokumenty nowe od ostatniej synchronizacji.
- Zaraz po pobraniu rusza ten sam auto-eksport co przy harmonogramie – dane trafiają do arkusza, na Dysk i do plików bez dodatkowego kroku.
- To nie jest to samo, co pierwsze pobranie historii – jednorazowy backfill ostatnich 90 dni to osobna funkcja, uruchamiana tylko raz dla nowo podłączonej firmy.
W tym artykule
- Kiedy nie możesz czekać na kolejny przebieg harmonogramu
- Jak działa synchronizacja na żądanie krok po kroku
- Limit: jedno ręczne odświeżenie na 24 godziny na firmę
- Harmonogram, synchronizacja na żądanie i pierwsze pobranie historii – trzy różne narzędzia
- Ile trwa ręczne pobranie i co je wydłuża
- Najczęstsze pytania
Od problemu do efektu
PWEKlient pyta o fakturę wystawioną przed chwilą. Zamykasz miesiąc dziś, nie jutro. Wiesz, że dokument już jest w KSeF, ale panel odświeży się dopiero przy najbliższym przebiegu harmonogramu.
Ten sam silnik, który stoi za harmonogramem, można odpalić ręcznie dla wybranej firmy – bez logowania do portalu Ministerstwa Finansów i bez czekania na ustaloną porę.
Zamiast sprawdzać portal MF „na już”, klikasz raz w panelu – dostajesz liczbę nowych dokumentów, a dane od razu lecą do arkusza, na Dysk i do plików eksportu.
Kiedy nie możesz czekać na kolejny przebieg harmonogramu
Harmonogram automatyczny dobrze radzi sobie z rutyną – synchronizuje w tle o ustalonej porze i nie wymaga uwagi. Problem pojawia się w momentach, których nie da się zaplanować: klient dzwoni z pytaniem o fakturę wystawioną minutę temu, zamknięcie miesiąca wypada dziś, a nie przy najbliższym cyklu, albo właśnie wystawiłeś dużą fakturę i chcesz mieć pewność, że panel już ją widzi.
- Pilne pytanie klienta – potrzebujesz dokumentu „od ręki”, a nie za godzinę czy za dzień.
- Zamknięcie miesiąca – przed wysyłką JPK chcesz mieć pewność, że panel ma komplet dokumentów z KSeF.
- Świeżo wystawiona faktura – nie chcesz czekać na automatyczny cykl, żeby zobaczyć ją w panelu.
- Szybki eksport na żądanie – potrzebujesz aktualnego pliku teraz, nie po kolejnym odświeżeniu.
Ręczna synchronizacja działa obok automatycznego harmonogramu i go nie wyłącza – harmonogram nadal pracuje w tle w swoim rytmie, a Ty dodatkowo możesz odświeżyć dane w wybranym momencie.
Jak działa synchronizacja na żądanie krok po kroku
Mechanizm jest ten sam, co przy automatycznym harmonogramie – różni się wyłącznie tym, że to Ty decydujesz o momencie uruchomienia.
-
1
Kliknij „Synchronizuj teraz” przy firmie
Wybierasz konkretny NIP z listy firm podpiętych do konta i uruchamiasz pobranie na żądanie.
-
2
Panel łączy się z KSeF i pobiera nowe dokumenty
Aplikacja uwierzytelnia się certyfikatem i ściąga wyłącznie faktury, które pojawiły się od ostatniej synchronizacji tej firmy.
-
3
Widzisz wynik, a eksport rusza sam
Panel pokazuje liczbę nowo pobranych dokumentów i od razu odpala ten sam auto-eksport, co przy harmonogramie – bez dodatkowego kliknięcia.
Cały mechanizm opisujemy też na stronie funkcji ręcznej synchronizacji KSeF – tam znajdziesz też, jak wygląda to z perspektywy konta z wieloma NIP-ami.
Faktury rozpoznawane są po numerze KSeF, więc ręczne pobranie nigdy nie ściągnie ponownie dokumentu, który panel już ma – niezależnie od tego, ile razy klikniesz między jednym a kolejnym dozwolonym odświeżeniem.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Limit: jedno ręczne odświeżenie na 24 godziny na firmę
Synchronizacja na żądanie nie jest nielimitowana – to zabezpieczenie przed przypadkowym zalaniem limitu zapytań API KSeF wielokrotnym klikaniem w krótkim czasie. Zasada jest prosta i taka sama na każdym planie.
| Sytuacja | Co się dzieje | Dlaczego |
|---|---|---|
| Pierwsze kliknięcie „Synchronizuj teraz” dla firmy | Pobranie startuje od razu | Brak wcześniejszego ręcznego odświeżenia w ostatnich 24 h |
| Kolejne kliknięcie tego samego dnia | Panel informuje o odliczaniu do kolejnego dostępnego terminu | Cooldown 24 h chroni limit zapytań API na ten NIP |
| Poprzednie pobranie nie dokończyło się w całości | Kliknięcie działa mimo trwającego cooldownu | System dokańcza przerwane odkrywanie faktur zamiast blokować dostęp do danych |
Cooldown liczy się osobno dla każdego NIP-u. Przy kilku firmach na koncie (plan Grupa lub Biuro) odświeżenie jednej z nich nie blokuje ręcznej synchronizacji pozostałych.
Harmonogram, synchronizacja na żądanie i pierwsze pobranie historii – trzy różne narzędzia
W panelu spotykają się trzy mechanizmy pobierania faktur i łatwo je pomylić, bo każdy odpowiada na inne pytanie.
| Mechanizm | Do czego służy | Ograniczenie |
|---|---|---|
| Harmonogram automatyczny | Regularne pobieranie w tle, bez Twojego udziału | Częstotliwość zależy od planu: Solo co 24 h, Firma co 6 h, Grupa co 2 h, Biuro co 15 min |
| Synchronizacja na żądanie | Natychmiastowe pobranie nowych faktur w wybranym momencie | Jedno kliknięcie na 24 h na firmę |
| Pierwsze pobranie historii | Jednorazowy backfill ostatnich 90 dni dla nowo podłączonej firmy | Uruchamia się raz, nie zastępuje bieżącej synchronizacji |
Jeśli dopiero podłączyłeś certyfikat i panel nie ma jeszcze żadnych faktur, to co innego uruchamia pierwsze pobranie ostatnich 90 dni – „Synchronizuj teraz” pobiera tylko dokumenty nowe od ostatniego przebiegu, nie starszą historię.
Ile trwa ręczne pobranie i co je wydłuża
Przy typowej liczbie nowych faktur wynik pojawia się w panelu w kilka chwil. Przy bardzo dużym wolumenie – kilkaset dokumentów naraz dla jednej firmy – proces trwa dłużej, bo Krajowy System e-Faktur ogranicza liczbę zapytań o pojedynczy dokument w jednostce czasu na parę NIP i adres IP.
Krajowy System e-Faktur ogranicza pobieranie pojedynczych faktur do ok. 60 dokumentów na godzinę na NIP (dokładnie: endpoint pobrania faktury po numerze KSeF pozwala na 64 zapytania na godzinę dla jednej pary NIP i adres IP, zgodnie z dokumentacją techniczną MF) – dla większości firm to zapas bez znaczenia, ale przy skokowym imporcie kilkuset dokumentów naraz część pobrania może rozłożyć się na dłuższy odcinek czasu zamiast zakończyć w kilka minut.
Limit dotyczy każdej integracji korzystającej z API KSeF, nie tylko KSeF Import – dlatego przy bardzo dużym jednorazowym wolumenie warto zaplanować taki import z wyprzedzeniem, zamiast liczyć na pobranie „od ręki” w ostatniej chwili.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak. Przycisk „Synchronizuj teraz” działa na koncie niezależnie od planu, od Solo po Biuro – różnice między planami dotyczą częstotliwości automatycznego harmonogramu w tle, a nie dostępu do ręcznego odświeżenia.
Raz na 24 godziny na każdą podłączoną firmę. Wyjątek to sytuacja, w której poprzednie pobranie nie dokończyło się w całości – wtedy kolejne kliknięcie działa mimo trwającego okresu odliczania, żeby dokończyć odkrywanie faktur.
Nie. KSeF Import rozpoznaje dokumenty po numerze KSeF, więc harmonogram widzi tylko faktury, których jeszcze nie ma w panelu – ręczne i automatyczne pobranie nigdy nie zdublują tego samego dokumentu.
Nie. To zadanie osobnej funkcji – jednorazowego pobrania historii przy podłączaniu nowej firmy. „Synchronizuj teraz” ściąga wyłącznie dokumenty nowe od ostatniego przebiegu, niezależnie od tego, czy był to harmonogram, czy poprzednie ręczne odświeżenie.
Nie. Zaraz po zakończeniu synchronizacji na żądanie startuje ten sam auto-eksport, co po przebiegu harmonogramu – dane trafiają do arkusza, na Dysk Google i do plików eksportu bez dodatkowego kroku.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.