Jak sprawdzić, którzy klienci nie zapłacili za faktury?
Monitoring należności to cotygodniowa rutyna z trzech kroków: lista faktur sprzedażowych z terminami, potwierdzenie wpływów i reakcja według liczby dni po terminie. KSeF Import pobiera faktury sprzedażowe z KSeF razem z terminami, opłacone oznaczasz ręcznie lub rozlicza je zaimportowany wyciąg bankowy (plan Biuro), a karta „Nieopłacone faktury” i raport zaległości pokazują, które faktury i od ilu dni czekają na zapłatę.
- Monitoring należności zaczyna się od kompletnej listy faktur sprzedażowych z terminem płatności – w KSeF masz ją z automatu, o ile wpisujesz termin na każdej fakturze (pole TerminPlatnosci jest opcjonalne).
- Kto naprawdę zapłacił, wie tylko bank: import wyciągu camt.053 lub MT940 (plan Biuro) dopasowuje wpłaty do faktur po kwocie, kontrahencie i numerze faktury w tytule; bez wyciągu oznaczasz opłacone ręcznie, a faktury kartą, BLIK-iem lub z flagą „Zapłacono” dostają status same.
- Karta „Nieopłacone faktury” sumuje należności, zbiorczy e-mail przychodzi do Ciebie 3 dni i 1 dzień przed terminem oraz codziennie po nim, a raport zaległości dzieli nieopłacone faktury na przedziały 1–7, 8–30, 31–60 i 61+ dni.
- Reakcja zależy od przedziału: od uprzejmego przypomnienia po wezwanie do zapłaty – kontakt z klientem zawsze wychodzi od Ciebie, KSeF Import nie wysyła wiadomości do kontrahentów.
- Oznaczanie płatności i kontrola terminów są w planach Firma i wyższych, import wyciągów w planie Biuro – wyciąg wgrywasz jako plik, bez dostępu do bankowości, a rozliczenie nie jest wysyłane do KSeF.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFaktury sprzedażowe są w programie, wpłaty w banku, a „kto nie zapłacił” ustala się raz w miesiącu, ręcznie, porównując dwie listy. W międzyczasie kilka faktur przekracza 30 dni po terminie i nikt do klienta nie dzwoni.
KSeF Import pobiera faktury sprzedażowe z KSeF razem z terminami, rozlicza je wpłatami z zaimportowanego wyciągu lub Twoim oznaczeniem i na bieżąco pokazuje, które są nieopłacone, od ilu dni i na jaką kwotę – w panelu, w e-mailu do Ciebie i w raporcie zaległości.
Wpłaty rozliczają się po imporcie wyciągu, przypomnienie dostajesz zanim faktura się przeterminuje, a raport 1–7 / 8–30 / 31–60 / 61+ mówi, do kogo zadzwonić dziś – zanim należność stanie się sprawą dla windykacji.
Monitoring należności w trzech krokach
Monitoring należności to nie windykacja – to regularne sprawdzanie, które faktury sprzedażowe są nieopłacone i od kiedy, po to, żeby reagować, zanim zaległość urośnie. W małej firmie wystarczą trzy kroki powtarzane co tydzień.
-
1
Kompletna lista faktur z terminami
Podstawą jest rejestr faktur sprzedażowych z kwotą do zapłaty i terminem płatności. W KSeF taka lista istnieje z automatu – każda faktura, którą wystawiłeś, ma tam numer KSeF, kwotę i, jeśli wypełniłeś pole TerminPlatnosci, termin płatności. Pole jest w FA(3) opcjonalne, a faktura bez terminu nie trafi do przypomnień ani raportu zaległości, więc wpisuj termin na każdej fakturze sprzedażowej.
-
2
Potwierdzenie wpływów
Kto zapłacił, wie tylko wyciąg bankowy. Zamiast porównywać dwie listy ręcznie, importujesz wyciąg i dopasowujesz wpłaty do faktur po kwocie, kontrahencie i numerze faktury w tytule przelewu – albo, bez wyciągu, oznaczasz opłacone ręcznie po sprawdzeniu konta.
-
3
Reakcja według dni po terminie
Faktury nieopłacone dzielisz na przedziały czasowe i dla każdego masz gotową procedurę: przypomnienie, wezwanie, odsetki. Bez podziału na przedziały wszystkie zaległości wyglądają tak samo pilnie – czyli żadna.
KSeF rejestruje wystawienie faktury, ale nie ma pola „opłacona” i nie widzi przelewów. Status należności zawsze powstaje po Twojej stronie – z ręcznego oznaczenia, z flagi „Zapłacono” i formy płatności na fakturze albo z dopasowania operacji bankowej do faktury.
Jak KSeF Import prowadzi monitoring należności za Ciebie
Funkcja kontrola terminów płatności faktur z KSeF zbiera trzy kroki w jednym panelu: faktury sprzedażowe przyjeżdżają z KSeF z terminami, wpłaty rozlicza import wyciągów bankowych (plan Biuro), a karta „Nieopłacone faktury”, przypomnienia e-mail i raport zaległości pokazują, co wymaga reakcji.
Faktury opłacone kartą, BLIK-iem lub z flagą „Zapłacono” od wystawcy dostają status płatności faktury z KSeF automatycznie, resztę oznaczasz ręcznie – pojedynczo lub zbiorczo – albo rozlicza je wyciąg.
| Element | Co robi | Kiedy się przydaje |
|---|---|---|
| Karta „Nieopłacone faktury” | Sumuje liczbę i kwotę nieopłaconych faktur sprzedażowych i kosztowych osobno | Codzienny rzut oka na należności bez arkusza |
| E-mail przed terminem i po terminie | Zbiorczy e-mail do Ciebie 3 dni i 1 dzień przed terminem oraz codziennie po nim, dopóki faktura jest nieopłacona | Sygnał dla Ciebie, żeby przypomnieć klientowi, zanim faktura się przeterminuje |
| Raport zaległości | Wiekowanie należności w przedziałach 1–7, 8–30, 31–60 i 61+ dni z liczbą faktur i kwotą | Decyzja, do kogo dzwonić dziś, a komu wysłać wezwanie |
| Import wyciągu camt.053 lub MT940 | Dopasowuje wpłaty do faktur i oznacza opłacone; wątpliwe trafiają na listę wyjątków | Rozliczenie tygodnia wpłat w jednym imporcie (plan Biuro) |
Przypomnienia trafiają na Twój e-mail – to Ty kontaktujesz się z klientem; KSeF Import nie wysyła wiadomości do kontrahentów. Pierwsze pobranie obejmuje faktury z ostatnich 90 dni, potem dochodzą już tylko nowe – raz pobrana faktura zostaje w monitoringu, dopóki jej nie rozliczysz (to techniczne 90 dni synchronizacji, nie próg 90 dni z ulgi na złe długi). Gdy oznaczysz fakturę jako opłaconą lub rozliczy ją wyciąg, znika z karty, z przypomnień i z raportu.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co robić w każdym przedziale zaległości
Raport zaległości ma sens tylko wtedy, gdy każdy przedział uruchamia inne działanie. Poniższa procedura sprawdza się w firmach, które nie mają osobnego działu windykacji.
- 1–7 dni po terminie – przypomnienie e-mailem lub telefonem; większość zaległości w tym przedziale to zapomnienie lub przelew w drodze, więc ton pozostaje uprzejmy.
- 8–30 dni – ponowne przypomnienie z informacją o odsetkach ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, naliczanych od dnia po terminie; sprawdź, czy klient nie kwestionuje faktury.
- 31–60 dni – pisemne wezwanie do zapłaty z terminem; masz prawo doliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (40 euro przy należności do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł, 100 euro przy 50 000 zł i więcej) – szczegóły odsetek i rekompensaty w artykule faktury po terminie.
- 61+ dni – decyzja o windykacji lub sądzie; jednocześnie pilnuj 90. dnia po terminie, bo od tego momentu możesz skorygować VAT należny – warunki w artykule o uldze na złe długi.
Prawo do korekty VAT należnego powstaje, gdy należność nie została uregulowana w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze (art. 89a ust. 1a ustawy o VAT); do tego dochodzą warunki po stronie wierzyciela i limit 3 lat od końca roku wystawienia faktury. Liczy się termin płatności, nie data wystawienia – dlatego monitoring oparty na terminach pobranych z KSeF, a nie przepisywanych ręcznie, chroni przed pomyłką o kilka dni, która przesuwa korektę o cały okres rozliczeniowy. Zastosowanie ulgi skonsultuj z księgowym.
Cotygodniowa rutyna: 10 minut w poniedziałek
- Pobierz z bankowości wyciąg za ostatni tydzień w formacie camt.053 albo MT940 i wgraj go do KSeF Import – wpłaty rozliczą faktury sprzedażowe, wypłaty kosztowe. Bez planu Biuro: sprawdź wpływy na koncie i oznacz opłacone zbiorczo w panelu.
- Przejrzyj listę wyjątków: wpłaty bez pewnego dopasowania (inna kwota, brak numeru faktury w tytule, jeden przelew za kilka faktur) przypisz ręcznie do właściwych faktur.
- Otwórz raport zaległości i zadzwoń do klientów z przedziału 8–30 dni; do przedziału 31–60 wyślij wezwania.
- Sprawdź kartę „Nieopłacone faktury” – jeśli kwota należności rośnie tydzień do tygodnia szybciej niż sprzedaż, to sygnał do zaostrzenia terminów u nowych klientów.
Poproś klientów, żeby w tytule przelewu podawali numer faktury – dopasowanie wpłaty jest wtedy jednoznaczne nawet przy okrągłych kwotach. Od 1 stycznia 2027 r. przelewy między czynnymi podatnikami VAT za faktury ustrukturyzowane będą musiały zawierać numer KSeF lub identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT) – więcej w artykule numer KSeF w tytule przelewu, a nawyk warto budować już dziś.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Monitoring to regularne sprawdzanie, które faktury sprzedażowe są nieopłacone i od ilu dni, oraz wczesny kontakt z klientem – zwykle zanim minie termin albo w pierwszych dniach po nim. Windykacja zaczyna się, gdy monitoring nie przyniósł zapłaty: wezwanie do zapłaty, odsetki, rekompensata, a w końcu sąd lub firma windykacyjna.
Raz w tygodniu wystarczy, jeśli masz automatyczne przypomnienia e-mail przed terminem i po nim. Cotygodniowy import wyciągu rozlicza wpłaty, a raport zaległości pokazuje, do kogo zadzwonić – cała rutyna zamyka się w około 10 minutach.
Taka wpłata trafia na listę wyjątków, bo dopasowanie nie jest pewne. Przypisujesz ją ręcznie do właściwej faktury; jeśli to płatność częściowa, faktura pozostaje nieopłacona z etykietą „Częściowo” w tabeli faktur, dopóki saldo nie zostanie zamknięte (drobne różnice do 1,10 zł są traktowane jako rozliczone). Przelew za kilka faktur naraz zawsze trafia na listę wyjątków do ręcznego rozbicia.
Dodaj do eksportu kolumny „Czy opłacona?” i „Termin płatności” – w planie Solo w Arkuszach Google, od planu Firma także w Excelu i CSV. Filtr po nieopłaconych i formuła liczby dni od terminu dają prosty raport zaległości, a status opłacony ustawiasz ręcznie w panelu po sprawdzeniu wpływów na koncie.
W planie Biuro obsługujesz do 20 NIP-ów na jednym koncie: karta nieopłaconych, przypomnienia i raport zaległości działają osobno per NIP, a wyciąg każdego klienta rozlicza jego faktury sprzedażowe. Raport zaległości per NIP to gotowy materiał na rozmowę z klientem o jego dłużnikach.
Oznaczanie płatności, karta nieopłaconych, przypomnienia i raport zaległości działają w planach Firma i wyższych, a import wyciągów bankowych z automatycznym rozliczaniem w planie Biuro. Okres próbny działa na warunkach planu Biuro – szczegóły w cenniku KSeF Import.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.
- Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790) – art. 7 (odsetki) i art. 10 (rekompensata 40/70/100 euro)
- Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.) – art. 89a (ulga na złe długi) i art. 108g (numer KSeF w tytule przelewu)
- Ustawa z 9 maja 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2024 poz. 852) – stosowanie art. 108g od 1 stycznia 2027 r.
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3) – element Platnosc/TerminPlatnosci, Ministerstwo Finansów