Jak sprawdzić, którzy klienci nie zapłacili za faktury?
Monitoring należności to cotygodniowa rutyna z trzech kroków: lista faktur sprzedażowych z terminami, potwierdzenie wpływów i reakcja według liczby dni po terminie. KSeF Import pobiera faktury sprzedażowe z KSeF razem z terminami, opłacone oznaczasz ręcznie lub rozlicza je zaimportowany wyciąg bankowy (plan Biuro), a karta „Nieopłacone faktury” i raport zaległości pokazują, które faktury i od ilu dni czekają na zapłatę.
- Monitoring należności zaczyna się od kompletnej listy faktur sprzedażowych z terminem płatności – w KSeF masz ją z automatu, o ile wpisujesz termin na każdej fakturze (pole TerminPlatnosci jest opcjonalne).
- Kto naprawdę zapłacił, wie tylko bank: import wyciągu CAMT.053 (plan Biuro) dopasowuje wpłaty do faktur po kwocie, kontrahencie i numerze faktury w tytule; bez wyciągu oznaczasz opłacone ręcznie, a faktury kartą, BLIK-iem lub z flagą „Zapłacono” dostają status same.
- Karta „Nieopłacone faktury” sumuje należności, zbiorczy e-mail przychodzi do Ciebie 3 dni i 1 dzień przed terminem oraz codziennie po nim, a raport zaległości dzieli nieopłacone faktury na przedziały 1–7, 8–30, 31–60 i 61+ dni.
- Reakcja zależy od przedziału: od uprzejmego przypomnienia po wezwanie do zapłaty – kontakt z klientem zawsze wychodzi od Ciebie, KSeF Import nie wysyła wiadomości do kontrahentów.
- Oznaczanie płatności i kontrola terminów są w planach Firma i wyższych, import wyciągów w planie Biuro – wyciąg wgrywasz jako plik, bez dostępu do bankowości, a rozliczenie nie jest wysyłane do KSeF.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFaktury sprzedażowe są w programie, wpłaty w banku, a „kto nie zapłacił” ustala się raz w miesiącu, ręcznie, porównując dwie listy. W międzyczasie kilka faktur przekracza 30 dni po terminie i nikt do klienta nie dzwoni.
KSeF Import pobiera faktury sprzedażowe z KSeF razem z terminami, rozlicza je wpłatami z zaimportowanego wyciągu lub Twoim oznaczeniem i na bieżąco pokazuje, które są nieopłacone, od ilu dni i na jaką kwotę – w panelu, w e-mailu do Ciebie i w raporcie zaległości.
Wpłaty rozliczają się po imporcie wyciągu, przypomnienie dostajesz zanim faktura się przeterminuje, a raport 1–7 / 8–30 / 31–60 / 61+ mówi, do kogo zadzwonić dziś – zanim należność stanie się sprawą dla windykacji.
Monitoring należności w trzech krokach
Monitoring należności to nie windykacja – to regularne sprawdzanie, które faktury sprzedażowe są nieopłacone i od kiedy, po to, żeby reagować, zanim zaległość urośnie. W małej firmie wystarczą trzy kroki powtarzane co tydzień.
-
1
Kompletna lista faktur z terminami
Podstawą jest rejestr faktur sprzedażowych z kwotą do zapłaty i terminem płatności. W KSeF taka lista istnieje z automatu – każda faktura, którą wystawiłeś, ma tam numer KSeF, kwotę i, jeśli wypełniłeś pole TerminPlatnosci, termin płatności. Pole jest w FA(3) opcjonalne, a faktura bez terminu nie trafi do przypomnień ani raportu zaległości, więc wpisuj termin na każdej fakturze sprzedażowej.
-
2
Potwierdzenie wpływów
Kto zapłacił, wie tylko wyciąg bankowy. Zamiast porównywać dwie listy ręcznie, importujesz wyciąg i dopasowujesz wpłaty do faktur po kwocie, kontrahencie i numerze faktury w tytule przelewu – albo, bez wyciągu, oznaczasz opłacone ręcznie po sprawdzeniu konta.
-
3
Reakcja według dni po terminie
Faktury nieopłacone dzielisz na przedziały czasowe i dla każdego masz gotową procedurę: przypomnienie, wezwanie, odsetki. Bez podziału na przedziały wszystkie zaległości wyglądają tak samo pilnie – czyli żadna.
KSeF rejestruje wystawienie faktury, ale nie ma pola „opłacona” i nie widzi przelewów. Status należności zawsze powstaje po Twojej stronie – z ręcznego oznaczenia, z flagi „Zapłacono” i formy płatności na fakturze albo z dopasowania operacji bankowej do faktury.
Jak KSeF Import prowadzi monitoring należności za Ciebie
Funkcja kontrola terminów płatności faktur z KSeF zbiera trzy kroki w jednym panelu: faktury sprzedażowe przyjeżdżają z KSeF z terminami, wpłaty rozlicza import wyciągów bankowych (plan Biuro), a karta „Nieopłacone faktury”, przypomnienia e-mail i raport zaległości pokazują, co wymaga reakcji.
Faktury opłacone kartą, BLIK-iem lub z flagą „Zapłacono” od wystawcy dostają status płatności faktury z KSeF automatycznie, resztę oznaczasz ręcznie – pojedynczo lub zbiorczo – albo rozlicza je wyciąg.
| Element | Co robi | Kiedy się przydaje |
|---|---|---|
| Karta „Nieopłacone faktury” | Sumuje liczbę i kwotę nieopłaconych faktur sprzedażowych i kosztowych osobno | Codzienny rzut oka na należności bez arkusza |
| E-mail przed terminem i po terminie | Zbiorczy e-mail do Ciebie 3 dni i 1 dzień przed terminem oraz codziennie po nim, dopóki faktura jest nieopłacona | Sygnał dla Ciebie, żeby przypomnieć klientowi, zanim faktura się przeterminuje |
| Raport zaległości | Wiekowanie należności w przedziałach 1–7, 8–30, 31–60 i 61+ dni z liczbą faktur i kwotą | Decyzja, do kogo dzwonić dziś, a komu wysłać wezwanie |
| Import wyciągu CAMT.053 | Dopasowuje wpłaty do faktur i oznacza opłacone; wątpliwe trafiają na listę wyjątków | Rozliczenie tygodnia wpłat w jednym imporcie (plan Biuro) |
Przypomnienia trafiają na Twój e-mail – to Ty kontaktujesz się z klientem; KSeF Import nie wysyła wiadomości do kontrahentów. Pierwsze pobranie obejmuje faktury z ostatnich 90 dni, potem dochodzą już tylko nowe – raz pobrana faktura zostaje w monitoringu, dopóki jej nie rozliczysz (to techniczne 90 dni synchronizacji, nie próg 90 dni z ulgi na złe długi). Gdy oznaczysz fakturę jako opłaconą lub rozliczy ją wyciąg, znika z karty, z przypomnień i z raportu.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co robić w każdym przedziale zaległości
Raport zaległości ma sens tylko wtedy, gdy każdy przedział uruchamia inne działanie. Poniższa procedura sprawdza się w firmach, które nie mają osobnego działu windykacji.
- 1–7 dni po terminie – przypomnienie e-mailem lub telefonem; większość zaległości w tym przedziale to zapomnienie lub przelew w drodze, więc ton pozostaje uprzejmy.
- 8–30 dni – ponowne przypomnienie z informacją o odsetkach ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, naliczanych od dnia po terminie; sprawdź, czy klient nie kwestionuje faktury.
- 31–60 dni – pisemne wezwanie do zapłaty z terminem; masz prawo doliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności (40 euro przy należności do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł, 100 euro przy 50 000 zł i więcej) – szczegóły odsetek i rekompensaty w artykule faktury po terminie.
- 61+ dni – decyzja o windykacji lub sądzie; jednocześnie pilnuj 90. dnia po terminie, bo od tego momentu możesz skorygować VAT należny – warunki w artykule o uldze na złe długi.
Prawo do korekty VAT należnego powstaje, gdy należność nie została uregulowana w ciągu 90 dni od upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze (art. 89a ust. 1a ustawy o VAT); do tego dochodzą warunki po stronie wierzyciela i limit 3 lat od końca roku wystawienia faktury. Liczy się termin płatności, nie data wystawienia – dlatego monitoring oparty na terminach pobranych z KSeF, a nie przepisywanych ręcznie, chroni przed pomyłką o kilka dni, która przesuwa korektę o cały okres rozliczeniowy. Zastosowanie ulgi skonsultuj z księgowym.
Cotygodniowa rutyna: 10 minut w poniedziałek
- Pobierz z bankowości wyciąg za ostatni tydzień w formacie CAMT.053 (kolejne formaty, MT940 i CSV, są w przygotowaniu) i wgraj go do KSeF Import – wpłaty rozliczą faktury sprzedażowe, wypłaty kosztowe. Bez planu Biuro: sprawdź wpływy na koncie i oznacz opłacone zbiorczo w panelu.
- Przejrzyj listę wyjątków: wpłaty bez pewnego dopasowania (inna kwota, brak numeru faktury w tytule, jeden przelew za kilka faktur) przypisz ręcznie do właściwych faktur.
- Otwórz raport zaległości i zadzwoń do klientów z przedziału 8–30 dni; do przedziału 31–60 wyślij wezwania.
- Sprawdź kartę „Nieopłacone faktury” – jeśli kwota należności rośnie tydzień do tygodnia szybciej niż sprzedaż, to sygnał do zaostrzenia terminów u nowych klientów.
Poproś klientów, żeby w tytule przelewu podawali numer faktury – dopasowanie wpłaty jest wtedy jednoznaczne nawet przy okrągłych kwotach. Od 1 stycznia 2027 r. przelewy między czynnymi podatnikami VAT za faktury ustrukturyzowane będą musiały zawierać numer KSeF lub identyfikator zbiorczy (art. 108g ustawy o VAT) – więcej w artykule numer KSeF w tytule przelewu, a nawyk warto budować już dziś.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Monitoring to regularne sprawdzanie, które faktury sprzedażowe są nieopłacone i od ilu dni, oraz wczesny kontakt z klientem – zwykle zanim minie termin albo w pierwszych dniach po nim. Windykacja zaczyna się, gdy monitoring nie przyniósł zapłaty: wezwanie do zapłaty, odsetki, rekompensata, a w końcu sąd lub firma windykacyjna.
Raz w tygodniu wystarczy, jeśli masz automatyczne przypomnienia e-mail przed terminem i po nim. Cotygodniowy import wyciągu rozlicza wpłaty, a raport zaległości pokazuje, do kogo zadzwonić – cała rutyna zamyka się w około 10 minutach.
Taka wpłata trafia na listę wyjątków, bo dopasowanie nie jest pewne. Przypisujesz ją ręcznie do właściwej faktury; jeśli to płatność częściowa, faktura pozostaje nieopłacona z etykietą „Częściowo” w tabeli faktur, dopóki saldo nie zostanie zamknięte (drobne różnice do 2 zł lub 0,5 procent kwoty są traktowane jako rozliczone). Przelew za kilka faktur naraz zawsze trafia na listę wyjątków do ręcznego rozbicia.
Dodaj do eksportu kolumny „Czy opłacona?” i „Termin płatności” – w planie Solo w Arkuszach Google, od planu Firma także w Excelu i CSV. Filtr po nieopłaconych i formuła liczby dni od terminu dają prosty raport zaległości, a status opłacony ustawiasz ręcznie w panelu po sprawdzeniu wpływów na koncie.
W planie Biuro obsługujesz do 20 NIP-ów na jednym koncie: karta nieopłaconych, przypomnienia i raport zaległości działają osobno per NIP, a wyciąg każdego klienta rozlicza jego faktury sprzedażowe. Raport zaległości per NIP to gotowy materiał na rozmowę z klientem o jego dłużnikach.
Oznaczanie płatności, karta nieopłaconych, przypomnienia i raport zaległości działają w planach Firma i wyższych, a import wyciągów bankowych z automatycznym rozliczaniem w planie Biuro. Okres próbny działa na warunkach planu Biuro – szczegóły w cenniku KSeF Import.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.
- Ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1790) – art. 7 (odsetki) i art. 10 (rekompensata 40/70/100 euro)
- Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2024 poz. 361 ze zm.) – art. 89a (ulga na złe długi) i art. 108g (numer KSeF w tytule przelewu)
- Ustawa z 9 maja 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2024 poz. 852) – stosowanie art. 108g od 1 stycznia 2027 r.
- Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3) – element Platnosc/TerminPlatnosci, Ministerstwo Finansów