Co się dzieje, gdy przekroczę miesięczny limit faktur w planie KSeF Import?
Po osiągnięciu limitu KSeF Import przestaje zapisywać kolejne faktury z bieżącej paczki synchronizacji – nie giną one w KSeF (są tam nadal), tylko nie trafiają do Twojego konta. Dostajesz e-mail z liczbą pominiętych faktur, a upgrade planu od razu kolejkuje pełną synchronizację z ostatnich 90 dni, która je dociąga.
- Solo pozwala na 20 faktur miesięcznie, Firma na 200, Grupa na 1000, a Biuro – bez limitu.
- Limit liczy się dla całego konta, nie osobno dla każdego NIP-u – przy kilku NIP-ach na planie Grupa/Biuro faktury ze wszystkich firm wliczają się razem.
- Do limitu wliczają się razem faktury sprzedażowe i kosztowe, licząc od dnia pobrania, nie od daty wystawienia.
- Po przekroczeniu limitu w trakcie pobierania dostajesz e-mail z dokładną liczbą pominiętych faktur.
- Upgrade planu odzyskuje pominięte faktury automatycznie – ale tylko te z ostatnich 90 dni, bo tyle wstecz sięga synchronizacja KSeF Import.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFirma rośnie, liczba faktur w danym miesiącu przekracza limit planu, a kolejne faktury z KSeF przestają trafiać do arkusza czy eksportu – bez żadnego wyraźnego komunikatu w interfejsie, jeśli nie sprawdzisz skrzynki e-mail.
KSeF Import zapisuje numer KSeF każdej pominiętej faktury i wysyła e-mail z dokładną liczbą – a upgrade planu od razu kolejkuje pełną, 90-dniową resynchronizację dla każdego NIP-u na koncie.
Po zmianie planu nie trzeba niczego ręcznie wyszukiwać – dzięki unikalnemu numerowi KSeF system sam dociąga wyłącznie to, czego brakuje, bez duplikowania już zapisanych faktur.
Ile faktur miesięcznie pozwala każdy plan
KSeF Import liczy faktury pobrane w danym miesiącu kalendarzowym – sprzedażowe i kosztowe razem, dla całego konta:
| Plan | Limit faktur / miesiąc |
|---|---|
| Solo | 20 |
| Firma | 200 |
| Grupa | 1000 |
| Biuro | bez limitu |
Aktualne limity znajdziesz też na stronie cennika. Jeśli masz wiele NIP-ów w jednym miejscu (plan Grupa lub Biuro), limit nie jest dzielony osobno na każdą firmę – faktury ze wszystkich NIP-ów wliczają się do wspólnej puli konta.
Do limitu wliczana jest faktura w momencie, w którym KSeF Import ją zapisuje w Twoim koncie – nie data, którą sprzedawca wpisał na fakturze. Faktura wystawiona pod koniec poprzedniego miesiąca, ale pobrana dopiero teraz, liczy się do limitu bieżącego miesiąca.
Co dokładnie dzieje się z fakturami po przekroczeniu limitu
KSeF Import sprawdza limit raz na paczkę synchronizacji, nie osobno dla każdej faktury. Gdy w trakcie pobierania zabraknie miejsca w limicie, dalsza część paczki jest odrzucana w całości – żadna z pominiętych faktur nie zostaje zapisana częściowo.
- numer KSeF każdej pominiętej faktury trafia na wewnętrzną listę – nic nie znika bez śladu,
- status tej synchronizacji zmienia się na „częściową” (partial),
- reszta faktur w koncie – już wcześniej pobranych – zostaje bez zmian.
Pominięta faktura nadal istnieje w KSeF u Ministerstwa Finansów – limit planu dotyczy wyłącznie tego, ile faktur KSeF Import zaimportuje do Twojego konta w danym miesiącu. Nic nie ginie po stronie systemu MF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Skąd wiesz, że czegoś brakuje
Gdy limit zostanie przekroczony w trakcie automatycznego pobierania wg harmonogramu synchronizacji, na adres e-mail konta trafia wiadomość z dokładną liczbą pominiętych faktur i linkiem do zmiany planu. Żeby nie zalać skrzynki przy kilku synchronizacjach z rzędu, taki e-mail wysyłany jest najwyżej raz na 72 godziny.
Jeśli nie zauważysz e-maila, brak nowych faktur w arkuszu przy rosnącym wolumenie sprzedaży to sygnał, żeby sprawdzić bieżące zużycie limitu w panelu, zanim braki urosną.
Jak odzyskać pominięte faktury
-
1
Sprawdź e-mail o przekroczeniu limitu
Znajdziesz w nim liczbę pominiętych faktur oraz nazwę planu, na którym aktualnie jesteś.
-
2
Zmień plan na wyższy
W panelu, w Ustawieniach → Plan, w dowolnym momencie miesiąca – nie trzeba czekać do nowego okresu rozliczeniowego. Porównanie planów i limitów jest na stronie cennika.
-
3
Poczekaj na automatyczne dociągnięcie
Zaraz po zmianie planu KSeF Import kolejkuje pełną synchronizację z ostatnich 90 dni dla każdego NIP-u na koncie – nie trzeba nic uruchamiać ręcznie. Przy większej liczbie NIP-ów i faktur dociągnięcie wszystkiego może zająć od kilku minut do kilku godzin, bo KSeF ogranicza liczbę zapytań na godzinę na każdy NIP.
-
4
Zduplikowane faktury nie powstaną
Każda faktura ma unikalny numer KSeF, więc dociąganie brakujących pozycji pomija te, które już są zapisane w Twoim koncie.
Automatyczne dociąganie po zmianie planu uruchamia się najwyżej raz na dobę na konto – kolejne, szybkie zmiany planu w tym czasie nie kolejkują dodatkowych przebiegów, tylko korzystają z tego, który już trwa.
Dlaczego nie warto zwlekać z upgrade'em
Automatyczne dociąganie po zmianie planu obejmuje ostatnie 90 dni – dokładnie tyle, ile standardowo sięga synchronizacja KSeF Import.
Jeśli od przekroczenia limitu do zmiany planu minie więcej niż 90 dni, pominięta wcześniej faktura może wypaść poza okno automatycznej resynchronizacji. Wtedy jedynym wyjściem zostaje ręczne pobranie jej z portalu podatki.gov.pl/ksef. Im szybciej zmienisz plan po e-mailu o przekroczeniu limitu, tym mniejsze ryzyko, że coś trzeba będzie uzupełniać ręcznie.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Limit obowiązuje dla całego konta – jeśli masz kilka NIP-ów podpiętych na planie Grupa lub Biuro, faktury ze wszystkich NIP-ów wliczają się do jednej, wspólnej puli miesięcznej.
Wliczają się jedne i drugie razem – KSeF Import nie rozróżnia kierunku faktury przy liczeniu limitu, liczy się łączna liczba faktur pobranych w danym miesiącu.
Nie od razu. Upgrade planu automatycznie uruchamia pełną synchronizację z ostatnich 90 dni, która dociąga pominięte faktury. Dopiero po upływie 90 dni od przekroczenia limitu automatyczne dociągnięcie może ich już nie objąć.
Na adres e-mail konta trafia wiadomość z liczbą pominiętych faktur, najwyżej raz na 72 godziny, żeby nie zalać skrzynki przy kilku synchronizacjach z rzędu.
Solo – 20, Firma – 200, Grupa – 1000, Biuro – bez limitu. Aktualne wartości są zawsze widoczne na stronie cennika.
Tak. Zmianę planu robisz w dowolnym momencie w panelu, bez czekania na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego – dociąganie pominiętych faktur startuje od razu po zmianie.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).