Samofakturowanie w KSeF – jak rozpoznać fakturę wystawioną w Twoim imieniu

Czym jest samofakturowanie w KSeF

Samofakturowanie oznacza, że fakturę w imieniu sprzedawcy wystawia jego kontrahent – nabywca. Mechanizm z art. 106d ustawy o VAT dotyczy wyłącznie relacji B2B i najczęściej pojawia się w trzech sytuacjach: przy skupie surowców od wielu drobnych dostawców (np. złom, makulatura), przy sprzedaży komisowej oraz przy rozliczeniach wewnątrz grupy kapitałowej, gdzie jedna spółka centralizuje fakturowanie za pozostałe.

Struktury faktury to nie zmienia – sprzedawca nadal figuruje jako Podmiot1 (jego NIP, jego rejestr sprzedaży i VAT należny), a nabywca jako Podmiot2. Zmienia się wyłącznie to, kto technicznie loguje się do KSeF i wysyła dokument.

Przepisy o VAT nie narzucają formy porozumienia między stronami, które upoważnia nabywcę do wystawiania faktur – w praktyce rekomenduje się jednak formę pisemną, bo to jedyny trwały dowód, że sprzedawca faktycznie zgodził się na taki tryb rozliczeń.

Uprawnienie „Samofakturujący” – jak je nadać i co blokuje KSeF

Samo porozumienie handlowe nie wystarczy – KSeF wymaga osobnego uprawnienia technicznego. Sprzedawca musi jawnie wskazać w systemie, że dany NIP nabywcy może wystawiać dokumenty w jego imieniu.

1. 1
   Sprzedawca nadaje uprawnienie w KSeF

   W zakładce Uprawnienia wskazuje NIP nabywcy i przypisuje mu rolę Samofakturujący – to osobna rola, niezależna od zwykłego pełnomocnictwa do odczytu faktur.

2. 2
   Nabywca wystawia fakturę z polem P_17

   We własnym systemie (lub przez biuro rachunkowe) tworzy FA(3) z danymi sprzedawcy jako Podmiot1, ustawia P_17=1 i wysyła dokument do KSeF.

3. 3
   KSeF sprawdza uprawnienie przy każdej przesyłce

   Brak wcześniej nadanej roli Samofakturujący dla danego NIP-u nabywcy kończy się odrzuceniem pliku – nie ma trybu „wystaw teraz, uprawnienie uzupełnij później”.

4. 4
   Sprzedawca akceptuje fakturę zgodnie z umową

   Akceptacja odbywa się poza KSeF – system nie ma wbudowanej funkcji zatwierdzania. Procedurę (mail, portal, podpis) strony ustalają same, w ramach porozumienia z kroku 1.

Nowa pułapka: akceptacja dotyczy pliku XML, nie podglądu PDF

W interpretacji indywidualnej nr 0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK z 27 lutego 2026 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że akceptacja faktury w procedurze samofakturowania powinna dotyczyć dokumentu w formie tożsamej z finalną fakturą ustrukturyzowaną – czyli pliku XML – i nastąpić przed wysłaniem go do KSeF.

Podgląd faktury i eksport PDF w KSeF Import są przydatne do wglądu i archiwizacji dokumentu, który już istnieje w KSeF – nie zastępują jednak wymaganej prawnie akceptacji formy XML sprzed wysyłki. Tę akceptację strony muszą przeprowadzić między sobą, zgodnie z ustaleniami z sekcji wyżej, zanim dokument w ogóle trafi do systemu.

Interpretacja indywidualna wiąże w konkretnym stanie faktycznym, którego dotyczy wniosek – zanim ustalisz z kontrahentem procedurę akceptacji, warto potwierdzić szczegóły ze swoim doradcą podatkowym, zwłaszcza przy nietypowym trybie wystawiania faktur.

Jak samofakturowana faktura trafia do rejestru i eksportu

Dla KSeF Import samofakturowana faktura jest dokumentem jak każdy inny – różni się tylko jedną adnotacją odczytaną z XML.

• W tabeli i eksporcie zobaczysz przy takiej fakturze adnotację „Samofakturowanie” odczytaną z pola P_17 – tak samo jak inne adnotacje FA(3): metodę kasową, odwrotne obciążenie czy mechanizm podzielonej płatności.
• Dokument synchronizuje się na tych samych zasadach co każdy inny: przy pierwszym pobraniu w oknie ostatnich 90 dni, a potem dochodzą tylko nowe faktury.
• Filtr typu (kosztowe / sprzedażowe) klasyfikuje fakturę tak samo jak każdą inną – po tym, czy podpięty NIP figuruje na dokumencie jako Podmiot1, czy Podmiot2, a nie po tym, kto technicznie ją wystawił. Sprzedawca (Podmiot1) zobaczy ją automatycznie w rejestrze sprzedaży; nabywca (Podmiot2) – automatycznie w rejestrze kosztów, dokładnie jak przy zwykłej otrzymanej fakturze.

O czym pamiętać, zanim zaczniesz samofakturowanie

1. Zawrzyj ze sprzedawcą porozumienie – forma dowolna, pisemna zdecydowanie bezpieczniejsza w razie kontroli.
2. Poproś sprzedawcę o nadanie roli Samofakturujący w panelu KSeF dla Twojego NIP-u – bez tego pierwsza faktura zostanie odrzucona.
3. Ustal poza KSeF konkretną procedurę akceptacji – i pilnuj, żeby dotyczyła pliku XML, nie roboczego PDF, oraz żeby odbyła się przed wysyłką do systemu.
4. Sprawdzaj adnotację „Samofakturowanie” w eksporcie KSeF Import, żeby przy uzgadnianiu rejestru od razu widzieć, które dokumenty powstały w tym trybie.