Kto wystawia fakturę VAT RR w KSeF – rolnik czy nabywca?
Fakturę VAT RR zawsze wystawia nabywca produktów rolnych, czynny podatnik VAT – nigdy sam rolnik ryczałtowy (art. 116 ust. 1 ustawy o VAT). W KSeF taki dokument powstanie tylko wtedy, gdy rolnik złoży w systemie oświadczenie o statusie rolnika ryczałtowego i wskaże Cię jako upoważnionego nabywcę; bez tego faktura VAT RR zostaje poza systemem, jak dotychczas. KSeF Import rozpoznaje takie faktury po tym, kto na nich jest nabywcą, i kieruje je do rejestru zakupów, nie sprzedaży.
- Fakturę VAT RR wystawia nabywca produktów rolnych w dwóch egzemplarzach, mimo że sprzedaje rolnik – tak stanowi art. 116 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
- W KSeF faktura VAT RR jest w pełni dobrowolna: powstanie tylko, gdy rolnik złoży oświadczenie o statusie rolnika ryczałtowego i wskaże konkretnego nabywcę jako upoważnionego do wystawiania w jego imieniu.
- Rolnik bez NIP nie zaloguje się do KSeF i nie złoży takiego oświadczenia – najpierw musi zgłosić się do urzędu skarbowego (formularz NIP-7).
- Mimo że to Ty technicznie przesyłasz dokument do KSeF, na fakturze figurujesz jako nabywca, a rolnik jako sprzedawca – KSeF Import czyta te role z dokumentu i kieruje fakturę do rejestru zakupów.
- Zapłata za produkty rolne, wraz ze zryczałtowanym zwrotem podatku, musi trafić na rachunek bankowy rolnika z danymi pozwalającymi powiązać przelew z konkretną fakturą.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFirma skupująca płody rolne sama musi wystawić fakturę za rolnika, a potem nie wie, czy taki samo-wystawiony dokument w ogóle pojawi się w jej rejestrze kosztów, czy przez pomyłkę trafi do sprzedaży.
Podział na sprzedażowe i kosztowe opiera się na tym, kto na fakturze jest sprzedawcą, a kto nabywcą – faktura VAT RR, na której Twoja firma jest nabywcą, automatycznie ląduje w tabeli kosztowej.
Faktura VAT RR trafia do tej samej zakładki kosztowej co pozostałe faktury zakupowe – gotowa do eksportu razem z resztą rejestru zakupów, bez ręcznego dopisywania.
Kto wystawia fakturę VAT RR – i dlaczego nie rolnik
Faktura VAT RR to jedyny w polskim VAT przypadek, w którym dokument sprzedaży wystawia nabywca, nie sprzedawca. Czynny podatnik VAT, który kupuje produkty rolne od rolnika ryczałtowego (zwolnionego z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT), sam sporządza fakturę w dwóch egzemplarzach i oryginał przekazuje dostawcy. To tzw. samofakturowanie – praktyka w skupie zbóż, mleka czy owoców stosowana od lat, całkowicie niezależnie od KSeF.
| Cecha | Zwykła faktura | Faktura VAT RR |
|---|---|---|
| Kto wystawia | Sprzedawca | Nabywca (kupujący produkty rolne) |
| Status sprzedawcy | Czynny podatnik VAT | Rolnik ryczałtowy, zwolniony z VAT |
| Obowiązkowy zapis na fakturze | Dane transakcji | Oświadczenie rolnika o statusie rolnika ryczałtowego |
| Kto odpowiada za poprawność danych | Sprzedawca | Nabywca, mimo że kupuje, a nie sprzedaje |
Obowiązek wystawienia faktury VAT RR przez nabywcę produktów rolnych i wymagane elementy dokumentu określa art. 116 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Kiedy faktura VAT RR trafia do KSeF, a kiedy zostaje poza nim
W przeciwieństwie do zwykłych faktur, obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur VAT RR wprost. Wystawienie takiego dokumentu w systemie zależy wyłącznie od zgody rolnika – bez niej wszystko zostaje po staremu, na papierze albo w PDF.
-
1
Rolnik zakłada NIP, jeśli go nie ma
Bez numeru NIP rolnik nie zaloguje się do KSeF ani nie złoży żadnego oświadczenia w systemie – najpierw musi złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 w urzędzie skarbowym.
-
2
Rolnik składa oświadczenie w KSeF
Loguje się do systemu, potwierdza status rolnika ryczałtowego i wskazuje konkretnego nabywcę (Twoją firmę) jako upoważnionego do wystawiania w jego imieniu faktur VAT RR.
-
3
Nabywca wystawia fakturę VAT RR w KSeF
Po otrzymaniu upoważnienia to Ty, jako kupujący, przesyłasz do systemu fakturę VAT RR – z Twoimi danymi jako nabywcy i danymi rolnika jako sprzedawcy.
-
4
Brak oświadczenia – dokument zostaje poza KSeF
Jeśli rolnik nie złoży oświadczenia (albo wskaże innego nabywcę), fakturę VAT RR wystawiasz tak jak dotychczas, poza systemem, i sam pilnujesz jej archiwizacji.
Jako nabywca nie masz możliwości samodzielnie „włączyć” faktury VAT RR w KSeF – inicjatywa i oświadczenie zawsze leżą po stronie rolnika. Możesz go o to poprosić, ale zgody wymusić nie da się.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak samo-wystawiona faktura trafia do rejestru zakupów w KSeF Import
To najczęstsza wątpliwość kupujących: skoro to firma technicznie wysyła dokument do KSeF, czy nie zostanie on omyłkowo policzony jako sprzedaż? KSeF Import nie rozdziela faktur po tym, kto je przesłał do systemu, tylko po tym, kto na fakturze jest sprzedawcą, a kto nabywcą – dokładnie tak, jak opisaliśmy w mechanizmie faktur sprzedażowych i kosztowych. Na fakturze VAT RR Twoja firma zawsze figuruje jako nabywca, a rolnik jako sprzedawca, więc dokument automatycznie ląduje w tabeli kosztowej.
Rolnicy ryczałtowi bywają wpisani w różny sposób (imię i nazwisko, nazwa gospodarstwa). Najpewniej znajdziesz konkretną fakturę VAT RR w przeszukiwalnej tabeli faktur, filtrując po NIP-ie kontrahenta albo po numerze KSeF, zamiast przeszukiwać listę wzrokiem.
Zapłata na konto rolnika i eksport do rejestru
Wystawienie faktury VAT RR to dopiero połowa obowiązku. Zapłata za produkty rolne, łącznie ze zryczałtowanym zwrotem podatku, musi trafić na rachunek bankowy rolnika najpóźniej 14. dnia od dnia zakupu, chyba że strony umówiły się na dłuższy termin płatności, a przelew powinien zawierać dane pozwalające jednoznacznie powiązać go z konkretną fakturą. To łączne warunki, od których zależy prawo nabywcy do rozliczenia zryczałtowanego zwrotu jako kwoty obniżającej podatek należny (art. 116 ust. 6 ustawy o VAT).
Przelew na rachunek inny niż wskazany przez rolnika na fakturze VAT RR albo spóźniony ponad 14-dniowy (lub umówiony dłuższy) termin (art. 116 ust. 6 ustawy o VAT) może pozbawić nabywcę prawa do rozliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku z tej transakcji. Numer rachunku i termin płatności z faktury warto zestawić z tym, kiedy i dokąd realnie idzie przelew, zanim go zlecisz.
Do samego rejestru zakupów faktura VAT RR trafia tak samo jak inne dokumenty kosztowe: kolumna z kwotą, kontrahentem i numerem KSeF eksportujesz do Arkusza Google już od planu Solo, a do Excela, CSV czy PDF pod konkretny program księgowy od planu Firma+. Ceny i zakres planów sprawdzisz na stronie cennika.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Fakturę VAT RR zawsze wystawia nabywca produktów rolnych, czynny podatnik VAT, w dwóch egzemplarzach – oryginał trafia do rolnika. Sam rolnik ryczałtowy, jako zwolniony z VAT, nigdy nie wystawia tego dokumentu (art. 116 ust. 1 ustawy o VAT).
Nie. To wyłącznie dobrowolna opcja zależna od zgody rolnika – wymaga jego oświadczenia w systemie o statusie rolnika ryczałtowego oraz wskazania konkretnego nabywcy jako upoważnionego. Bez tego faktura VAT RR powstaje poza KSeF, tak jak dotychczas.
Bez NIP rolnik nie zaloguje się do KSeF ani nie złoży oświadczenia upoważniającego nabywcę do wystawiania faktur VAT RR w systemie. Musi wcześniej złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 we właściwym urzędzie skarbowym.
Do kosztów. KSeF Import ustala typ faktury na podstawie tego, kto jest na niej sprzedawcą, a kto nabywcą, a na fakturze VAT RR to Ty jesteś nabywcą, mimo że technicznie wysyłasz dokument do systemu.
Na rachunek bankowy rolnika wskazany na fakturze, najpóźniej 14. dnia od dnia zakupu (chyba że umówiono dłuższy termin), z danymi pozwalającymi powiązać przelew z konkretnym dokumentem. Zapłata na inny rachunek albo po terminie może pozbawić nabywcę prawa do rozliczenia zryczałtowanego zwrotu podatku z tej transakcji (art. 116 ust. 6 ustawy o VAT).
Tak. Trafiają do tej samej zakładki kosztowej co pozostałe faktury zakupowe i wychodzą razem z nimi – do Arkusza Google od planu Solo albo do Excela, CSV czy PDF od planu Firma+.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.