Jak odfiltrować nieprzetworzone i przetworzone faktury z KSeF?
Nad tabelą faktur w panelu KSeF Import znajduje się belka Status przetworzenia z trzema zakładkami: Wszystkie, Nieprzetworzone i Przetworzone. Klikasz zakładkę, a lista pokazuje tylko pasujące faktury. Zakładka „Nieprzetworzone” działa jak lista zadań – zostają na niej dokumenty, których jeszcze nie oznaczyłeś. Filtr łączy się z wyszukiwaniem, NIP-em i statusem płatności, działa osobno dla faktur sprzedażowych i kosztowych, i jest dostępny na każdym planie.
- Belka „Status przetworzenia” filtruje listę na Wszystkie / Nieprzetworzone / Przetworzone.
- Zakładka „Nieprzetworzone” to Twoja lista zadań – widzisz tylko to, czym trzeba się jeszcze zająć.
- Filtr łączy się z wyszukiwaniem, wyborem NIP-u i statusem płatności; działa osobno dla sprzedażowych i kosztowych.
- Oznaczoną fakturę zdejmujesz z listy zadań jednym kliknięciem (i tak samo cofasz).
- Cała belka i znacznik są dostępne na każdym planie, bez wdrażania osobnego systemu obiegu.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEDomyślnie widzisz wszystkie faktury naraz. Przy większym wolumenie trudno wypatrzeć, które dokumenty czekają na obróbkę, a które są już zamknięte.
Zakładka „Nieprzetworzone” pokazuje wyłącznie to, co zostało. Łączysz ją z innymi filtrami, więc zawężasz widok do konkretnego klienta, okresu czy typu faktury.
Zamiast przewijać wszystko, obrabiasz krótką listę zadań, która kurczy się z każdym odhaczeniem – aż zostaje pusta.
Czym jest belka „Status przetworzenia”
To druga belka zakładek nad tabelą faktur, obok filtrów płatności. Nie zmienia danych – decyduje tylko o tym, które wiersze widzisz. „Przetworzona” to znacznik obiegu dokumentów, który oznaczasz sam (na przykład „zaksięgowana” albo „wysłana do klienta”).
| Zakładka | Pokazuje | Rola |
|---|---|---|
| Wszystkie | Każdą fakturę na liście | Przegląd i wyszukiwanie |
| Nieprzetworzone | Faktury bez znacznika | Lista zadań do obróbki |
| Przetworzone | Faktury już odhaczone | Kontrola tego, co zamknięte |
Do prostego śledzenia statusu nie musisz wdrażać osobnego systemu ani kolorować wierszy w arkuszu. Filtr zaległości masz tam, gdzie i tak są Twoje faktury z KSeF.
Zakładka „Nieprzetworzone” jako lista zadań
Najwięcej wartości daje codzienna praca z zakładką „Nieprzetworzone”. Traktujesz ją jak listę rzeczy do zrobienia, która maleje w miarę obróbki.
-
1
Otwórz Nieprzetworzone
Przełączasz belkę na zakładkę „Nieprzetworzone”. Widzisz tylko faktury, których jeszcze nie oznaczyłeś.
-
2
Obrób pozycję
Księgujesz, wysyłasz albo przekazujesz fakturę dalej – tak, jak wymaga Twój obieg dokumentów.
-
3
Odhacz
Oznaczasz fakturę jako przetworzoną. Znika z listy zadań i przechodzi na zakładkę „Przetworzone”.
-
4
Powtarzaj do zera
Pracujesz aż zakładka „Nieprzetworzone” będzie pusta – to czytelny sygnał, że nic nie zostało.
Po oznaczeniu wracasz do tego samego filtra, strony i sortowania. Obrabiając serię faktur, nie tracisz miejsca, w którym byłeś.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Łączenie filtra z resztą widoku
Belka „Status przetworzenia” nie działa w oderwaniu od reszty. Nakłada się na pozostałe filtry, więc precyzyjnie zawężasz listę.
- Nieprzetworzone + NIP – zaległości jednego klienta lub jednej firmy,
- Nieprzetworzone + wyszukiwanie – niezałatwione faktury konkretnego kontrahenta,
- Nieprzetworzone + status płatności – na przykład nieprzetworzone i jeszcze nieopłacone.
Jeśli obok obiegu pilnujesz też terminów, sprawdź, jak w KSeF rozpoznać, czy faktura jest opłacona – status płatności to osobna warstwa, którą filtrujesz niezależnie od przetworzenia.
Osobno dla sprzedażowych i kosztowych
Ten sam podział działa na obu listach. Na fakturach kosztowych „nieprzetworzone” to zwykle „do zaksięgowania”, a na sprzedażowych częściej „do wysłania klientowi”. Znacznik jest binarny, a jego znaczenie interpretujesz sam – panel pilnuje tylko filtra.
Całą funkcję, wraz z akcjami masowymi i kolumną „Czy przetworzona?”, opisuje strona Zarządzanie fakturami z KSeF. To prosty sposób, by śledzić status faktur z KSeF bez osobnego narzędzia – filtr zaległości masz wbudowany w listę faktur.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
To dwie niezależne belki zakładek nad tabelą. Jedna filtruje po statusie obiegu (Nieprzetworzone / Przetworzone), druga po płatności. Możesz je łączyć, na przykład pokazać nieprzetworzone i jednocześnie nieopłacone faktury.
Tak. Wybrana zakładka pozostaje aktywna, gdy zmieniasz stronę, sortowanie czy liczbę wierszy. Po oznaczeniu faktury wracasz do tego samego widoku, a nie na początek listy.
Domyślnie tak, ale możesz połączyć ją z filtrem NIP-u i zawęzić widok do jednej firmy. Wtedy zakładka pokazuje wyłącznie nieprzetworzone faktury tego konkretnego klienta.
Tak, belka „Status przetworzenia” jest dostępna na obu listach. Znacznik przetworzenia jest wspólny mechanicznie, ale jego znaczenie nadajesz sam, osobno dla sprzedaży i kosztów.
Do prostego pilnowania, co już obrobione, nie. Filtr zaległości i znacznik przetworzenia są wbudowane w listę faktur w panelu. Przy złożonych ścieżkach akceptacji rozbudowany system DMS wciąż ma sens, ale do samego śledzenia statusu wystarcza wbudowany filtr.
Tak. Belka zakładek, znacznik oraz kolumna „Czy przetworzona?” działają na każdym planie, także w planie Solo, bez dopłat.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.