Jak zaimportować faktury zakupowe z KSeF do Subiekt GT?
Wyeksportuj faktury kosztowe z KSeF Import do pliku CSV lub Excel z kolumnami dopasowanymi do importera dokumentów w Subiekt GT, a następnie wczytaj plik w programie. Natywne pobieranie faktur z KSeF w Subiekcie GT bywa uzależnione od aktualnej wersji programu i aktywnej licencji serwisowej – tam, gdzie go nie ma, gotowy plik z KSeF Import zostaje najszybszą drogą, żeby dokument zakupu trafił do systemu bez ręcznego przepisywania pozycji.
- Subiekt GT to program magazynowo-handlowy z rodziny InsERT GT – dokument zakupu (FZ) musi być w systemie, zanim magazyn zatwierdzi przyjęcie towaru (PZ).
- Wbudowane pobieranie faktur z KSeF bywa dostępne tylko przy aktualnej wersji programu i aktywnej licencji serwisowej – na starszych instalacjach po prostu go nie ma.
- KSeF Import eksportuje faktury kosztowe do CSV lub Excela z polami i kolejnością kolumn, które sam dobierasz pod importer dokumentów w Subiekt GT.
- Numer faktury (własny numer sprzedawcy, np. FV/2026/03/001) i numer KSeF (identyfikator nadany przez system Ministerstwa Finansów) to dwa różne pola – mylenie ich psuje dopasowanie dokumentu.
- Układ kolumn ustawiasz raz – kolejne eksporty za kolejny miesiąc wychodzą gotowe do wczytania.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEBez aktywnego, wbudowanego pobierania z KSeF dokument zakupu w Subiekcie GT trzeba wpisać ręcznie – pozycja po pozycji, z PDF-u albo podglądu w portalu Ministerstwa Finansów – zanim magazynier w ogóle zacznie przyjęcie towaru.
KSeF Import pobiera faktury kosztowe wprost z API KSeF certyfikatem i eksportuje je do CSV lub Excela z kolumnami dopasowanymi do importera dokumentów w Subiekt GT.
Wczytujesz plik zamiast przepisywać każdą pozycję z osobna – magazyn dostaje FZ szybciej, a ryzyko literówki w kwocie czy NIP-ie drastycznie spada.
Dlaczego Subiekt GT nie zawsze pobiera faktury z KSeF sam
Subiekt GT należy do rodziny programów InsERT GT – obok Rachmistrza i Rewizora GT, które prowadzą księgi i ewidencję VAT. Sam Subiekt to system magazynowo-handlowy: dokument zakupu (FZ) jest tu punktem wyjścia dla przyjęcia towaru (PZ), rozliczenia dostawy i dalszej pracy magazynu. InsERT opisuje w swojej pomocy technicznej konfigurację parametrów związanych z generowaniem i importem e-faktur (KSeF) w Subiekcie GT – ale jak w większości oprogramowania tej klasy, dostęp do bieżących funkcji bywa uzależniony od aktualnej wersji programu i aktywnej licencji serwisowej.
Tam, gdzie z dowolnego powodu – starsza wersja, wygasła licencja serwisowa, świeża migracja z innego systemu – automatycznego pobierania z KSeF nie ma, faktura zakupowa wraca do punktu sprzed KSeF: trzeba ją wpisać ręcznie.
- Każda pozycja faktury (nazwa, ilość, cena, stawka VAT) trafia do FZ z klawiatury, nie z pliku źródłowego.
- Ryzyko literówki w NIP-ie kontrahenta albo kwocie rośnie z każdą fakturą – a błąd w dokumencie zakupu przechodzi dalej, do rozliczeń VAT.
- Magazynier czeka na gotowy dokument zakupu, zanim zatwierdzi przyjęcie towaru – a to wstrzymuje resztę procesu.
- Firma z kilkoma NIP-ami (grupa spółek, kilka instalacji Subiekt GT) mnoży ten sam problem przy każdej z nich osobno.
Brak automatycznego pobierania z KSeF w konkretnej instalacji Subiekt GT zwykle nie oznacza usterki, tylko starszą wersję programu albo nieaktywną licencję serwisową. Zanim zaczniesz szukać przyczyny technicznej, sprawdź te dwa punkty.
CSV i Excel jako most do dokumentu zakupu
Subiekt GT – jak większość programów z rodziny InsERT GT – zwykle pozwala wczytać dokumenty z pliku Excel lub CSV, o ile w danej instalacji jest dostępny importer o odpowiednim układzie kolumn (wbudowany albo jeden z dostępnych na rynku dodatków do tego celu) – to, który z nich akurat masz, zależy od wersji i konfiguracji. Gdy taki importer jest dostępny, warunek jest zawsze ten sam: dane muszą wejść w odpowiedniej kolejności i formacie – a to właśnie eksport z KSeF Import przygotowuje.
| Pole z faktury KSeF | Rola przy imporcie do dokumentu zakupu |
|---|---|
| Numer faktury (własny, od sprzedawcy) | Identyfikator dokumentu w Subiekcie GT – to on, nie numer KSeF, trafia na FZ |
| Numer KSeF | Techniczny identyfikator nadany przez system Ministerstwa Finansów – warto trzymać go w osobnej kolumnie do referencji |
| NIP sprzedawcy i nabywcy | Dopasowanie kontrahenta w kartotece Subiekt GT |
| Data wystawienia i sprzedaży | Daty księgowe dokumentu zakupu |
| Kwoty netto / VAT / brutto per stawka | Wartości pozycji i podsumowanie dokumentu |
| Waluta i MPP | Pola dodatkowe przy fakturach walutowych i mechanizmie podzielonej płatności |
To częsta pomyłka przy pierwszym imporcie: numer faktury to własny numer nadany przez sprzedawcę (np. FV/2026/03/001), a numer KSeF to długi identyfikator nadany przez system Ministerstwa Finansów przy przyjęciu dokumentu. Subiekt GT rozpoznaje dokument po numerze faktury – numer KSeF warto eksportować obok, jako pole referencyjne, a nie podstawę dopasowania.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Od eksportu w KSeF Import do dokumentu zakupu w Subiekt GT
Cała ścieżka – od faktury w KSeF do gotowego FZ w Subiekcie GT – to w praktyce pięć kroków, które po pierwszej konfiguracji powtarzasz bez zastanawiania się nad układem pliku.
-
1
Wgraj certyfikat i pobierz faktury kosztowe
Certyfikat uprawniający do odczytu faktur dla danego NIP wgrywasz raz – KSeF Import pobiera dokumenty z API KSeF automatycznie.
-
2
Ustaw kolumny eksportu pod Subiekt GT
Wybierz pola (numer faktury, NIP, daty, kwoty netto/VAT/brutto, walutę) i ich kolejność zgodną z importerem dokumentów w Twojej instalacji.
-
3
Wyeksportuj CSV lub Excel za wybrany okres
Filtrujesz po NIP-ie i zakresie dat – plik obejmuje dokładnie ten wycinek faktur kosztowych, którego potrzebujesz.
-
4
Wczytaj plik w Subiekt GT
Uruchamiasz odpowiedni import dokumentu z pliku Excel/CSV w swojej instalacji i wskazujesz wyeksportowany plik.
-
5
Sprawdź pozycje przed zatwierdzeniem FZ
Zanim magazyn zatwierdzi przyjęcie towaru (PZ), zerknij na zaimportowane kwoty i stawki VAT – to moment, w którym błąd jest jeszcze tani do poprawienia.
Konfigurację pól i ich kolejność ustawiasz raz – kolejny eksport za następny miesiąc czy kolejnego kontrahenta wychodzi już w tym samym, gotowym układzie.
Kiedy warto sięgnąć po ten most, a kiedy nie
Ten sposób ma sens tam, gdzie automatyczne pobieranie z KSeF w Subiekcie GT nie działa albo nie jest jeszcze skonfigurowane: starsza wersja programu, nieaktywna licencja serwisowa, świeża migracja albo firma z kilkoma NIP-ami, gdzie jeden spójny eksport faktur z KSeF do CSV pod program księgowy zastępuje osobne wpisywanie w każdej instalacji z osobna.
- Brak aktywnej synchronizacji z KSeF – najczęstszy powód sięgnięcia po eksport CSV jako most do dokumentu zakupu.
- Grupa spółek, kilka NIP-ów – jeden spójny eksport per NIP zamiast osobnej konfiguracji w każdej instalacji Subiekt GT.
- Biuro rachunkowe obsługujące klientów na Subiekcie GT – ujednolicony eksport, niezależnie od wersji programu u danego klienta.
- Weryfikacja po stronie – nawet przy aktywnej synchronizacji, niezależny eksport z KSeF Import pozwala porównać, czy żadna faktura kosztowa nie została pominięta.
Jeśli Twoja instalacja Subiekt GT ma aktywne, wbudowane pobieranie z KSeF, traktuj je jako podstawowe źródło. Eksport z KSeF Import sprawdza się tam, gdzie tego mechanizmu brakuje – albo jako drugie źródło do porównania, gdy zależy Ci na pewności, że żadna faktura kosztowa nie zniknęła.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
InsERT opisuje taki mechanizm w swojej pomocy technicznej, ale w praktyce bywa on uzależniony od aktualnej wersji programu i aktywnej licencji serwisowej. Na starszych instalacjach albo bez ważnej licencji automatycznego pobierania może po prostu nie być.
Nie. Tam, gdzie natywne pobieranie działa, zostaje podstawowym źródłem. Eksport CSV lub Excel z KSeF Import sprawdza się jako most tam, gdzie tego mechanizmu nie ma, albo jako niezależne źródło do porównania.
Sam wybierasz z dostępnych pól faktury – numer, kontrahenta, NIP, daty, kwoty netto/VAT/brutto, walutę, MPP – i ustawiasz ich kolejność pod importer dokumentów w swojej instalacji Subiekt GT.
Numer faktury to własny numer nadany przez sprzedawcę (np. FV/2026/03/001) i to on identyfikuje dokument w Subiekcie GT. Numer KSeF to osobny, techniczny identyfikator nadany przez system Ministerstwa Finansów przy przyjęciu faktury – warto go eksportować jako pole referencyjne, nie jako podstawę dopasowania dokumentu.
Tak. Eksport ustawiasz osobno per NIP i zakres dat, więc grupa spółek albo biuro rachunkowe z wieloma klientami na Subiekcie GT dostaje spójny, powtarzalny format bez logowania się do każdej instalacji z osobna.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).