Dlaczego Fakturownia, iFirma lub wFirma nie pobierają wszystkich faktur kosztowych z KSeF?
Wbudowany import KSeF w tych serwisach pobiera dokumenty nowsze niż wskazana data startowa i pomija te, które program uznaje za „już zarejestrowane” – nawet jeśli faktura fizycznie nie trafiła do kosztów. Niezależny rejestr, deduplikowany wyłącznie po numerze KSeF, pokazuje różnicę w kilka minut.
- Wbudowane importery KSeF w Fakturowni i iFirmie filtrują dokumenty po dacie startowej i regule „już zarejestrowane” – to nie jest deduplikacja 1:1 po numerze KSeF; wFirma ma z kolei osobne ograniczenie okna dat na jedno pobranie.
- Użytkownik Fakturowni zgłosił wprost na forum wsparcia serwisu, że część faktur kosztowych z KSeF się nie pobrała, mimo że dokumenty były widoczne w portalu Ministerstwa Finansów.
- KSeF Import trzyma osobny rejestr z ostatnich 90 dni, deduplikowany wyłącznie po numerze KSeF – niezależnie od tego, co program księgowy uznał za zaksięgowane.
-
Prosta funkcja
WYSZUKAJ.PIONOWOmiędzy dwoma eksportami numerów KSeF pokazuje brakujące faktury w kilka minut, bez przeglądania dokumentu po dokumencie. - To uzupełnienie programu księgowego, nie jego zamiennik – drugie źródło weryfikacji dla rejestru kosztów przed wysyłką JPK_V7.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFakturownia i iFirma importują koszty z KSeF według zakresu dat i własnej reguły „już zarejestrowane”, a wFirma ogranicza jedno pobranie do okna kilku miesięcy. Faktura poza tym oknem albo błędnie oznaczona jako zaksięgowana może nie trafić do kosztów – a to bywa niezauważone aż do uzgodnienia VAT.
KSeF Import pobiera ten sam zakres bezpośrednio z API KSeF i deduplikuje wyłącznie po numerze KSeF – bez własnych reguł księgowania. Eksportujesz listę numerów i porównujesz ją z programem jedną formułą.
Brakująca faktura kosztowa wychodzi na jaw przy zamknięciu miesiąca, w kilka minut – a nie przy korekcie JPK_V7 po kontroli.
Jak wbudowany import KSeF gubi pojedyncze faktury
Serwisy takie jak Fakturownia, iFirma czy wFirma mają własny moduł pobierania faktur kosztowych z KSeF – to duże ułatwienie względem ręcznego przeglądania portalu Ministerstwa Finansów. Każdy z nich rozwiązuje to jednak nieco inaczej, i w każdym przypadku istnieje udokumentowany scenariusz, w którym pojedyncza faktura wypada poza import:
- iFirma – reguła „już zarejestrowane” – zgodnie z dokumentacją pomocy iFirma.pl import pobiera dokumenty od wskazanej daty i pomija te, dla których serwis uznaje, że odpowiadający wpis już istnieje na liście wydatków. Jeśli faktura trafiła tam ręcznie, z maila albo z innego źródła zanim doszło do automatycznego importu, jej wersja z KSeF zostaje po cichu odrzucona.
- wFirma – okno dat na jedno pobranie – dokumentacja pomocy wFirma.pl opisuje import ograniczony do kilku miesięcy wstecz na jedno zlecenie, z domyślnym, wąskim zakresem przy pierwszym uruchomieniu. Faktura spoza wybranego okna trzeba dociągnąć osobnym, świadomym pobraniem – łatwo o tym zapomnieć.
- Fakturownia – zgłoszony przez użytkowników brak części faktur – na forum wsparcia serwisu pojawiło się zgłoszenie, w którym część faktur kosztowych z KSeF nie została pobrana, mimo że dokumenty były widoczne w portalu Ministerstwa Finansów.
W żadnym z tych przypadków dokument nie znika losowo. Import działa zgodnie z projektem: filtr po dacie i test na duplikat po wewnętrznych regułach księgowania, nie po numerze KSeF nadanym przez system Ministerstwa Finansów. Dlatego luka bywa niewidoczna do czasu, aż ktoś porówna dwa źródła.
Co mówią same źródła
Problem nie jest teoretyczny. Zgłoszenie na forum sugestii Fakturowni opisuje sytuację, w której serwis nie pobrał części faktur kosztowych z KSeF. Dokumentacja pomocy iFirma.pl potwierdza mechanizm pomijania dokumentów „już zarejestrowanych”, a pomoc wFirma.pl opisuje ograniczone okno czasowe jednego pobrania.
| Serwis | Udokumentowany mechanizm ryzyka | Skutek dla rejestru kosztów |
|---|---|---|
| iFirma | Pomija dokument uznany za „już zarejestrowany” | Faktura wpisana ręcznie wcześniej blokuje import wersji z KSeF |
| wFirma | Import ograniczony do kilku miesięcy na jedno pobranie | Starsza lub zaległa faktura wymaga osobnego, świadomego pobrania |
| Fakturownia | Zgłoszony przez użytkowników brak części faktur kosztowych | Dokument widoczny w KSeF, a nieobecny na liście wydatków |
| KSeF Import (niezależny rejestr) | Dedup wyłącznie po numerze KSeF, stałe okno 90 dni | Pełna lista numerów KSeF do porównania, bez własnych reguł księgowania |
To zestawienie nie oznacza, że wbudowany import jest zbędny – dla większości faktur działa poprawnie i księguje je od razu. Chodzi o brzegowe przypadki: fakturę dostarczoną w trybie offline, dokument wprowadzony ręcznie przed importem, zaległość spoza domyślnego okna dat albo korektę, która trafiła do KSeF poza typowym zakresem.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak w kilka minut sprawdzić, czy czegoś brakuje
Zamiast przeglądać dokument po dokumencie, wystarczy zestawić dwie listy numerów KSeF i policzyć różnicę. W panelu KSeF Import robisz to obok istniejącego programu księgowego, korzystając z przeszukiwalnego zestawienia faktur z KSeF, które eksportujesz do Excela, Arkuszy Google lub CSV.
-
1
Wgraj certyfikat obok programu księgowego
Nie zastępujesz Fakturowni, iFirmy czy wFirmy – dodajesz drugie, niezależne źródło danych z tego samego certyfikatu KSeF.
-
2
Pobierz komplet z ostatnich 90 dni
Pierwsze pobranie sięga 90 dni wstecz i deduplikuje wyłącznie po numerze KSeF, bez własnych reguł księgowania.
-
3
Wyeksportuj listę numerów KSeF
Eksport do Excela lub Arkuszy Google zawiera kolumnę z numerem KSeF przy każdej fakturze kosztowej z wybranego okresu.
-
4
Porównaj z listą wydatków programu księgowego
Wklej obie listy numerów KSeF obok siebie i użyj formuły
WYSZUKAJ.PIONOWO(Excel/Sheets), by oznaczyć numery obecne tylko po jednej stronie. -
5
Uzupełnij brakujące pozycje
Numery bez odpowiednika w programie księgowym to kandydaci do ręcznego dodania w kosztach, zanim miesiąc zostanie zamknięty.
W pustej kolumnie obok listy z eksportu KSeF Import wpisz: =WYSZUKAJ.PIONOWO(A2; Program_Ksiegowy!A:A; 1; FAŁSZ) – gdzie A2 to numer KSeF z KSeF Import, a Program_Ksiegowy!A:A to kolumna z numerami wyeksportowanymi z Fakturowni, iFirmy czy wFirmy. Czwarty argument FAŁSZ wymusza dopasowanie dokładne; interesuje Cię tylko błąd #N/D – oznacza numer KSeF, którego nie ma w programie księgowym.
Kiedy warto uruchomić takie porównanie
Podwójne źródło danych ma sens szczególnie w kilku powtarzalnych momentach, a nie jako stała, ręczna czynność codzienna.
- Przed wysyłką JPK_V7 – porównanie zajmuje kilka minut i zmniejsza ryzyko zaniżonego VAT naliczonego z powodu pominiętej faktury kosztowej.
- Po zmianie programu księgowego – przy migracji z jednego serwisu do drugiego łatwo o okno, w którym żadna z dwóch dat startowych nie obejmuje całego okresu przejściowego.
- W biurze rachunkowym, przy wielu klientach – jeśli część klientów korzysta z Fakturowni, część z iFirmy, a część nie ma programu księgowego, jeden wspólny eksport z KSeF Import ujednolica weryfikację, bez logowania się do każdego serwisu osobno.
- Po dłuższej przerwie w synchronizacji – certyfikat wygasł, uprawnienia się zmieniły albo serwis księgowy miał przestój – po wznowieniu warto zestawić okres przerwy.
Ten sam wzorzec (filtr po dacie startowej i dedup po wewnętrznej regule, nie po numerze KSeF) dotyczy większości integracji KSeF wbudowanych w programy fakturowe, nie tylko wymienionych tu trzech. Warto go znać niezależnie od tego, z jakiego programu korzystasz.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Każdy z tych serwisów importuje KSeF zgodnie z własnym projektem – iFirma pomija dokumenty uznane za już zarejestrowane, wFirma ogranicza jedno pobranie do kilku miesięcy wstecz, a w Fakturowni użytkownicy zgłaszali pojedyncze braki na forum wsparcia. Problem pojawia się w brzegowych przypadkach, nie przy każdej fakturze.
Nie. KSeF Import działa obok istniejącego programu jako niezależny, drugi rejestr – nie zastępuje księgowania, tylko dostarcza pełną listę numerów KSeF do porównania.
Samo porównanie numerów KSeF pokazuje jedynie różnicę w zbiorach – nie ocenia księgowania. Numer bez odpowiednika w programie księgowym trzeba sprawdzić ręcznie: może być już ujęty pod innym numerem wewnętrznym, ale warto to zweryfikować, zanim miesiąc zostanie zamknięty.
Pierwsze pobranie obejmuje ostatnie 90 dni, a każda kolejna faktura dochodzi automatycznie. To wystarcza na porównanie z typowym oknem startowym importu w programie księgowym.
Nie. Eksport do Arkuszy Google (dostępny od planu Solo) wystarczy do tej samej formuły porównawczej – <code>WYSZUKAJ.PIONOWO</code> działa identycznie w Sheets. Excel, CSV i PDF są dostępne od planu Firma.
Tak. Panel obsługuje wiele NIP-ów z osobnym harmonogramem dla każdego – eksportujesz numery KSeF per klient i porównujesz z jego programem księgowym, niezależnie od tego, z którego serwisu korzysta.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).