Jak w biurze rachunkowym sprawdzić, które faktury klienta z KSeF są już zaksięgowane?
W panelu KSeF Import oznaczasz zaksięgowaną fakturę jako przetworzoną – pojedynczo lub zbiorczo – a belka zakładek „Status przetworzenia” pokazuje osobno Nieprzetworzone (do zaksięgowania) i Przetworzone (gotowe). Ustawiasz filtr NIP-u konkretnego klienta i od razu widzisz jego zaległości. Znacznik jest indywidualny, więc „przetworzona” może u Ciebie znaczyć dokładnie „zaksięgowana”. Działa na każdym planie, a faktury wielu klientów zbierasz w jednym miejscu w planach z obsługą wielu NIP-ów.
- Oznaczasz zaksięgowaną fakturę jako „przetworzoną” – i filtrujesz listę klienta na to, co zostało do zaksięgowania.
- Filtr NIP-u plus zakładka „Nieprzetworzone” = zaległości jednego klienta w dwóch kliknięciach.
- Znacznik jest Twój: „przetworzona” może znaczyć „zaksięgowana”, „sprawdzona” albo „przekazana dalej”.
- Faktury wielu klientów agregujesz w jednym panelu; obsługa wielu NIP-ów jest w planach Grupa i Biuro.
- Status włączysz jako kolumnę „Czy przetworzona?” i pole eksportu (Tak/Nie), a samo oznaczanie działa na każdym planie.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEPrzy kilkunastu klientach koniec miesiąca to pytanie „czyje faktury zostały”. Bez wspólnego znacznika status księgowania trzymasz w arkuszach i mailach – osobno dla każdego klienta.
Zaksięgowaną fakturę oznaczasz jako przetworzoną wprost w panelu. Filtr NIP-u i zakładka „Nieprzetworzone” pokazują zaległości konkretnego klienta bez przełączania się między plikami.
Widzisz na liście, komu jeszcze nie zaksięgowano faktur, i rozdzielasz pracę w zespole, żeby ograniczyć robienie tego samego dwa razy.
Obieg dokumentów w biurze rachunkowym: gdzie ginie status
Biuro rachunkowe pobiera z KSeF faktury wielu firm. Same dokumenty spływają automatycznie, ale KSeF nie wie, czy fakturę już zaksięgowano – to informacja po stronie biura. Bez jednego miejsca na ten status pojawia się znajomy chaos.
- osobny arkusz „co zaksięgowane” dla każdego klienta,
- faktura zaksięgowana dwa razy, bo dwie osoby wzięły ten sam plik,
- na koniec miesiąca nikt nie wie, czyje dokumenty jeszcze zostały.
KSeF Import agreguje faktury wielu NIP-ów w jednym panelu (obsługa wielu firm w planach Grupa i Biuro). Znacznik „przetworzona” dokłada do tego brakującą warstwę: co z tych faktur jest już obrobione.
„Przetworzona” = „zaksięgowana” (jeśli tak zdecydujesz)
Nie narzucamy znaczenia znacznika. W biurze rachunkowym najczęściej ustala się je raz, dla całego zespołu, i trzyma konsekwentnie.
| Etap obiegu | Znacznik u Ciebie |
|---|---|
| Faktura wprowadzona do programu księgowego | Przetworzona |
| Faktura czeka na dekretację | Nieprzetworzona |
| Dokument sprawdzony przez starszego księgowego | Przetworzona |
| Brakuje danych, wstrzymana | Nieprzetworzona |
Jeśli równolegle pilnujesz, czy klient zapłacił, użyj do tego osobnego statusu – zobacz, jak sprawdzić w biurze, czy faktura klienta jest zapłacona. „Przetworzona” i „Czy opłacona?” to dwie niezależne warstwy.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Zaległości jednego klienta w dwóch kliknięciach
Codzienna praca sprowadza się do prostej pętli: wybierasz klienta, patrzysz, co zostało, księgujesz, odhaczasz.
-
1
Wybierz NIP klienta
Filtrujesz listę po NIP-ie konkretnej firmy. Widzisz tylko jej faktury – sprzedażowe albo kosztowe.
-
2
Przełącz na Nieprzetworzone
Zakładka „Nieprzetworzone” pokazuje dokładnie to, czego jeszcze nie zaksięgowano dla tego klienta.
-
3
Obrób i odhacz
Po zaksięgowaniu oznaczasz faktury jako przetworzone – pojedynczo albo zbiorczo dla całej partii.
-
4
Zamknij klienta
Pusta zakładka „Nieprzetworzone” dla danego NIP-u to sygnał, że u tego klienta wszystko jest z głowy.
Ponieważ status widzi całe biuro, każdy bierze faktury nieprzetworzone i oznacza swoje. Dzięki temu trudniej o podwójne księgowanie: odhaczona faktura znika z listy zadań.
Status w eksporcie i raportach dla klienta
Kolumnę „Czy przetworzona?” włączasz w tabeli, a to samo pole dodajesz do eksportu. W zestawieniu dla klienta (Excel, CSV lub Arkusze Google) obok danych faktury pojawia się wartość Tak lub Nie – czytelny dowód, co jest już obrobione. Eksport do Excela i CSV jest dostępny w planach Firma, Grupa i Biuro.
Cały mechanizm – belkę zakładek, akcje masowe i kolumnę statusu – pokazuje strona Zarządzanie fakturami z KSeF. W połączeniu z obsługą wielu klientów z jednego panelu daje biuru rachunkowemu prosty sposób na śledzenie statusu faktur z KSeF, bez osobnego narzędzia do tego celu.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak. Status jest zapisany przy fakturze w panelu i widzą go wszyscy użytkownicy Twojego konta. Dzięki temu trudniej o podwójne księgowanie – odhaczona pozycja znika z listy nieprzetworzonych.
Tak. Łączysz filtr NIP-u konkretnego klienta z zakładką „Nieprzetworzone”. Widzisz wtedy wyłącznie faktury tej jednej firmy, których jeszcze nie oznaczono jako obrobione.
Obsługa wielu NIP-ów jest dostępna w planach Grupa i Biuro (do 20 firm w planie Biuro). Sam znacznik przetworzenia działa jednak na każdym planie, niezależnie od liczby obsługiwanych NIP-ów.
Nie. „Przetworzona” to znacznik obiegu dokumentów (u Ciebie na przykład „zaksięgowana”), a „Czy opłacona?” to osobny status płatności. Obie warstwy są niezależne i możesz filtrować listę po każdej z nich.
Tak. Włączasz kolumnę „Czy przetworzona?” i dodajesz to pole do eksportu. W pliku Excel, CSV lub w Arkuszach Google przy każdej fakturze pojawia się wartość Tak albo Nie.
Nie. Oznaczanie, zakładki filtra oraz kolumna i pole eksportu są dostępne na każdym planie bez dopłat. Płatne plany rozszerzają natomiast liczbę obsługiwanych NIP-ów oraz formaty eksportu (Excel, CSV, PDF).
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.