Jak wygląda dekretacja faktur kosztowych z KSeF?
Dekretacja faktury z KSeF to nadal decyzja księgowa: plik zawiera dane transakcji, ale nie zawiera konta ani rodzaju kosztu, miejsca powstania kosztu, zakresu odliczenia VAT i okresu ujęcia – te cztery rzeczy ustala nabywca lub jego księgowa.
- Plik XML z KSeF opisuje transakcję, ale nie mówi, na jakie konto, do jakiego kosztu i na jaki projekt ją zaksięgować.
- Cztery decyzje czekają po stronie nabywcy: konto lub rodzaj kosztu, miejsce powstania kosztu (projekt, dział), zakres odliczenia VAT i okres ujęcia w księgach.
- Sprzedawca często opisuje towar ogólnie, a nabywca nie może dopisać nic w KSeF – kontekst trzeba trzymać obok faktury.
- W KSeF Import prowadzisz to w tabeli faktur: kolumna „Notatka” (każdy plan) i „Czy przetworzona?” pokazują, co już opisałeś i oznaczyłeś jako przetworzone.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKsięgowa dostaje 80 faktur z KSeF i przy każdej musi dopytywać: co to za zakup, do którego projektu, czy odliczamy VAT w całości. Pytania wracają mailem tydzień po tygodniu.
W tabeli faktur KSeF Import dopisujesz notatkę (projekt, osoba, cel zakupu) i oznaczasz fakturę jako przetworzoną. Księgowa dostaje eksport z kontekstem, a nie same kwoty.
Zamykasz miesiąc na jednej liście z filtrem „nieprzetworzone”, zamiast przeszukiwać skrzynkę mailową. Widzisz od razu, które faktury nie zostały jeszcze oznaczone jako przetworzone.
Czego faktura z KSeF nie powie księgowej
Dekretacja to wskazanie, na jakie konta (Wn/Ma) i w jakim okresie ująć dokument; przy księdze przychodów i rozchodów odpowiednikiem jest wpis w odpowiedniej kolumnie księgi. Faktura ustrukturyzowana FA(3) jest bogata w dane o samej transakcji: strony, daty, pozycje, stawki VAT, kwoty, termin i sposób płatności. To jednak opis tego, co sprzedał sprzedawca. Decyzje księgowe po stronie nabywcy w pliku nie istnieją, bo to nabywca musi je podjąć.
| Decyzja przy dekretacji | Czy jest w XML z KSeF? | Kto ją podejmuje |
|---|---|---|
| Konto lub rodzaj kosztu (np. usługi obce, materiały) | Nie | Nabywca lub księgowa |
| Miejsce powstania kosztu (projekt, dział, oddział) | Nie | Nabywca |
| Zakres odliczenia VAT (całość, część, brak) | Nie – są tylko stawki i kwoty VAT | Księgowa na podstawie charakteru zakupu |
| Okres ujęcia w księgach | Częściowo – są daty na fakturze i numer KSeF nadany po przyjęciu | Wynika z przepisów (VAT, PIT/CIT); stosuje księgowa, nie faktura |
| Opis zakupu, gdy nazwa towaru jest ogólna | Tylko jeśli opisze go sprzedawca | Nabywca, we własnych zapisach |
W KSeF nie ma pola na komentarz nabywcy, a opis na fakturze należy do sprzedawcy. Według Rzeczpospolitej sama „goła” faktura z KSeF może nie wystarczyć do pełnego udokumentowania kosztu, gdy nie wynika z niej jasno, czego dotyczył zakup. Opis operacji warto więc mieć zapisany po swojej stronie.
Cztery kroki przygotowania, zanim faktura trafi do księgowej
-
1
Cel zakupu jednym zdaniem
Np. „hosting strony klienta X” albo „serwis samochodu WX 1234A”. Wystarczy kilka słów, ważne, żeby odpowiadały na pytanie, którego faktura nie rozstrzyga.
-
2
Projekt, dział lub oddział
Wskaż, do czego ma być przypisany koszt. Bez tego księgowa albo zgaduje, albo pyta.
-
3
Wątpliwości co do VAT
Zaznacz zakupy, przy których odliczenie może być ograniczone (np. samochód, reprezentacja, zakup mieszany). Decyzję podejmuje księgowa, Ty dostarczasz kontekst.
-
4
Status przekazania
Użyj znacznika „Czy przetworzona?” jako własnego sygnału, np. „przekazana księgowej”. Dzięki temu na koniec miesiąca nie sprawdzasz wszystkiego od nowa.
Dobry moment na te decyzje to tydzień, w którym faktury wpływają, a nie ostatni dzień miesiąca. Np. przy 60–100 fakturach miesięcznie opis jednej zajmuje chwilę, a odtwarzanie kontekstu po miesiącu często wymaga dopytywania sprzedawcy lub pracownika.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak prowadzić dekretację w tabeli faktur KSeF Import
Konta i księgowanie pozostają poza aplikacją. KSeF Import pomaga za to uporządkować to, co poprzedza dekretację. W widoku „Faktury kosztowe” włączasz kolumny „Notatka” i „Czy przetworzona?” (domyślnie wyłączone) przez „Ustaw kolumny”. Wszystko jest częścią funkcji faktury sprzedażowe i kosztowe z KSeF.
| Element | Do czego służy przy dekretacji | Dostępność |
|---|---|---|
| Notatka | Cel zakupu, projekt, osoba – Twój własny zapis, niewidoczny dla wystawcy i niezmieniający faktury w KSeF | Każdy plan; eksport do Arkuszy Google (Solo i wyżej), do Excela i CSV od planu Firma |
| Czy przetworzona? | Twój własny znacznik (np. „przekazana księgowej”); filtr „nieprzetworzone” pokazuje zaległości | Panel, każdy plan |
| Nr KSeF, data wystawienia, data pobrania | Identyfikacja dokumentu i okresu, do którego księgowa go przypisze | Każdy plan |
| Eksport Excel/CSV/Arkusz | Lista z notatkami dla księgowej lub do importu do programu | Arkusz Google od Solo; Excel i CSV od Firma |
Aplikacja dostarcza dane z KSeF, miejsce na Twój opis oraz znacznik przetworzenia. Dobór kont, odliczenie VAT i samo księgowanie to nadal praca Twoja lub księgowej. Notatka też nie jest dowodem księgowym, tylko wewnętrznym zapisem kontekstu.
Prosty rytm miesiąca z biura i z małej firmy
- W trakcie miesiąca opisuj zakupy notatką, gdy tylko faktura się pojawi.
- Raz w tygodniu przejrzyj „nieprzetworzone” i dopisz notatki tam, gdzie ich brakuje.
- Na koniec miesiąca wyeksportuj listę (Arkusz Google, a od planu Firma także Excel lub CSV) i przekaż księgowej.
- Po przekazaniu oznacz faktury znacznikiem „Czy przetworzona?”, żeby nie wróciły na listę.
Biuro rachunkowe może przenieść ten sam rytm na klientów – szczegóły dla wielu NIP-ów opisuje artykuł o tym, które faktury są już zaksięgowane.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Struktura FA(3) opisuje transakcję: strony, daty, pozycje, stawki i kwoty (numer KSeF nadaje system). Konto, rodzaj kosztu i miejsce powstania kosztu ustala nabywca lub jego księgowa.
Nie. Pola opisowe na fakturze wypełnia wystawca, a nabywca nie ma w KSeF miejsca na własny komentarz. Opis trzymasz obok faktury, np. w polu „Notatka” w KSeF Import.
Nie. Aplikacja pobiera faktury z KSeF, porządkuje je w tabeli, pozwala dopisać notatkę i oznaczyć fakturę jako przetworzoną oraz wyeksportować dane. Decyzje księgowe zostają po stronie użytkownika lub księgowej.
Notatka i znacznik „Czy przetworzona?” działają w panelu w każdym planie. Różnica dotyczy eksportu: Arkusz Google jest dostępny od planu Solo, a Excel i CSV od planu Firma. Aktualne warunki sprawdzisz w cenniku.
Zależy od tego, czy z faktury wynika charakter zakupu. Według Rzeczpospolitej ogólny opis towaru może nie wystarczyć. To kwestia interpretacji, więc warto dopisać własny kontekst zakupu i skonsultować wątpliwości z księgową.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.