Czy fakturę pro forma trzeba wysłać do KSeF?
Nie – pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc nigdy nie trafia do KSeF i nie dostaje numeru KSeF. KSeF Import pokaże dopiero właściwą fakturę, którą sprzedawca musi wystawić w systemie osobno.
- Pro forma to dokument informacyjny (oferta lub potwierdzenie zamówienia) – nie podlega ustawie o VAT i nie ma prawa trafić do KSeF.
- W eksporcie i rejestrze KSeF Import zobaczysz wyłącznie dokumenty z numerem KSeF – pro forma go nie ma, więc nigdy się tam nie pojawi.
- Zaksięgowanie kosztu z pro formy, a potem jeszcze raz z właściwej faktury z KSeF, oznacza podwójne ujęcie tej samej transakcji.
- Zapłacona zaliczka na podstawie pro formy? Podstawą odliczenia VAT jest faktura zaliczkowa (ZAL) z numerem KSeF, nie sama pro forma.
- Brak dokumentu w eksporcie po kilku dniach od zapłaty to sygnał, żeby upomnieć się o fakturę – nie żeby księgować z pro formy.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEMa kwoty, NIP, pozycje towarowe – dokładnie jak faktura. Zdarza się, że ktoś księguje koszt z pro formy, a potem jeszcze raz z właściwej faktury, która przyjdzie przez KSeF.
KSeF Import pobiera wyłącznie dokumenty z numerem KSeF nadanym przez system – pro forma, która go nie ma, po prostu nie wejdzie do eksportu ani do rejestru kosztów.
Pilnujesz w arkuszu wyłącznie pozycji z numerem KSeF w pierwszej kolumnie, więc każdy koszt trafia do rejestru dokładnie raz – gdy sprzedawca wystawi właściwą fakturę.
Czym jest faktura pro forma i dlaczego nie idzie do KSeF
Ustawa o VAT w ogóle nie zna pojęcia „faktura pro forma” – to nazwa zwyczajowa dla dokumentu, który pełni funkcję oferty handlowej lub potwierdzenia przyjęcia zamówienia do realizacji. Ministerstwo Finansów wyjaśniło to już w komunikacie z 2 kwietnia 2013 r.: dokument oznaczony jako „pro forma” nie jest fakturą i nie jest dowodem księgowym.
Skoro pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy, nie wywołuje żadnych skutków w VAT – jej wystawienie nie tworzy obowiązku podatkowego u sprzedawcy, a nabywca nie ma na jej podstawie prawa do odliczenia. Konsekwencja jest prosta: KSeF przyjmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane w schemacie FA(3), więc pro forma nigdy tam nie trafia i nigdy nie dostanie numeru KSeF.
| Cecha | Pro forma | Faktura właściwa (FA/ZAL/ROZ) |
|---|---|---|
| Numer KSeF | Nigdy nie ma | Nadawany przez system po przyjęciu |
| Skutek w VAT | Brak – dokument informacyjny | Powstaje obowiązek podatkowy / prawo do odliczenia |
| Podstawa księgowania | Nie | Tak |
| Cel dokumentu | Oferta lub potwierdzenie zamówienia | Udokumentowanie sprzedaży lub zaliczki |
Obie czasem dotyczą tej samej wpłaty, ale to różne dokumenty. Faktura zaliczkowa (typ ZAL) jest prawdziwą fakturą, przechodzi przez KSeF i dostaje numer – pro forma nie przechodzi przez system nigdy.
Ryzyko: podwójne zaksięgowanie tej samej sprzedaży
Typowy scenariusz: sprzedawca mailem wysyła pro formę przed dostawą, kupujący płaci na jej podstawie, a dopiero potem sprzedawca wystawia właściwą fakturę (albo fakturę zaliczkową) w KSeF. Jeśli księgowość ujmie koszt już na etapie pro formy, a potem jeszcze raz po nadejściu dokumentu z numerem KSeF, ta sama transakcja trafia do rejestru dwa razy – z ryzykiem podwójnego odliczenia VAT.
-
1
Otrzymujesz pro formę
Nie księgujesz jej jako kosztu ani nie odliczasz z niej VAT – to dokument informacyjny, nie dowód księgowy.
-
2
Płacisz zgodnie z pro formą
Zapłata jest w porządku – termin i kwotę bierzesz z pro formy, tak jak z każdej oferty.
-
3
Czekasz na dokument z numerem KSeF
Sprawdzasz w eksporcie z KSeF Import, czy pojawiła się faktura zaliczkowa (ZAL) lub właściwa faktura sprzedaży odpowiadająca tej wpłacie – po dacie, kwocie i sprzedawcy.
-
4
Księgujesz dopiero fakturę z KSeF
Podstawą wpisu do rejestru kosztów i odliczenia VAT jest wyłącznie dokument z numerem KSeF w pierwszej kolumnie eksportu.
To ten sam mechanizm ryzyka, co przy fakturze wysłanej mailem obok wersji w KSeF – zasada jest identyczna: podstawą księgowania jest zawsze dokument z numerem KSeF, nigdy jego nieformalny odpowiednik.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak w praktyce odróżnić pro formę od faktury z KSeF
Trzy sygnały wystarczą, żeby nie pomylić dokumentów: pro forma zwykle ma w nagłówku dopisek „PRO FORMA” lub „PROFORMA”, nie ma numeru KSeF ani statusu w panelu, i nie pojawia się w automatycznym eksporcie.
W module Faktury sprzedażowe i kosztowe KSeF Import trzyma dwie oddzielne tabele – sprzedaż i koszty – zasilane wyłącznie dokumentami, które faktycznie przeszły przez KSeF. Jeśli po zapłacie na podstawie pro formy w eksporcie wciąż nic nie ma, to nie błąd synchronizacji – to znak, że sprzedawca jeszcze nie wystawił właściwej faktury.
Numer KSeF widzisz zawsze w pierwszej kolumnie eksportu (Excel, CSV lub Arkusz Google). Pusta kolumna przy danym wydatku oznacza, że masz do czynienia z dokumentem spoza KSeF – np. właśnie z pro formą lub notatką kosztową.
Zapłaciłeś zaliczkę na pro formę – co dalej
Pro forma bardzo często poprzedza wpłatę zaliczki. To sam moment zapłaty rodzi obowiązek podatkowy u sprzedawcy, ale dokumentem, który go potwierdza, jest faktura zaliczkowa wystawiona w KSeF – nie pro forma. Więcej o rozliczaniu par ZAL/ROZ i pilnowaniu, żeby nie odliczyć VAT dwa razy, znajdziesz w artykule faktury zaliczkowe w KSeF.
| Etap transakcji | Dokument | W KSeF? | Podstawa księgowania |
|---|---|---|---|
| Oferta / zamówienie | Pro forma | Nie | Nie – dokument informacyjny |
| Wpłacona zaliczka | Faktura zaliczkowa (ZAL) | Tak | Tak, od daty nadania numeru KSeF |
| Dostawa / usługa | Faktura właściwa lub rozliczeniowa (ROZ) | Tak | Tak, od daty nadania numeru KSeF |
Jeżeli po zapłacie zaliczki w eksporcie z KSeF Import wciąż nie widać żadnej faktury odpowiadającej tej wpłacie, sprawdź najpierw dlaczego faktura może się jeszcze nie pojawić w KSeF – zanim uznasz pro formę za wystarczającą podstawę księgowania.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Pro forma to dokument informacyjny, a nie faktura w rozumieniu ustawy o VAT, więc KSeF jej nie przyjmuje i nie nadaje numeru KSeF.
Nie powinieneś – zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów pro forma nie jest dowodem księgowym. Poczekaj na właściwą fakturę z numerem KSeF, którą sprzedawca musi wystawić.
Bo KSeF Import pobiera wyłącznie dokumenty z numerem KSeF nadanym przez system. Pro forma, która nigdy nie trafiła do KSeF, nie może pojawić się w eksporcie ani w rejestrze.
Faktura zaliczkowa (typ ZAL) wystawiona w KSeF – prawo do odliczenia powstaje z datą nadania jej numeru KSeF, nie z datą pro formy ani samej zapłaty.
Upomnij się pisemnie o fakturę. Bez dokumentu z numerem KSeF nie masz prawa do odliczenia VAT ani udokumentowanego kosztu – sama zapłata na pro formę tego nie zastępuje.
Nie. Pro forma jest dokumentem informacyjnym poza KSeF, a faktura zaliczkowa (ZAL) jest prawdziwą fakturą, przechodzi przez KSeF i dostaje numer KSeF – to ona jest podstawą rozliczeń.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.