Dlaczego faktury kosztowe z KSeF nie są widoczne w inFakt?
Najczęściej dlatego, że certyfikat integracji z KSeF został unieważniony (np. po zmianie danych firmy lub pełnomocnika), albo dlatego, że korzystasz z planu, w którym inFakt pobiera koszty z KSeF raz w tygodniu, nie co 15 minut. KSeF Import łączy się z API KSeF osobnym, własnym certyfikatem i eksportuje ten sam zakres do Excela lub CSV niezależnie od stanu integracji w inFakcie.
- inFakt sam opisuje w centrum pomocy, że faktury kosztowe z KSeF mogą zniknąć z widoku po unieważnieniu certyfikatu – np. po zmianie danych firmy, zmianie pełnomocnika albo ręcznym unieważnieniu w KSeF.
- Częstotliwość pobierania zależy od planu: podstawowy pakiet inFakt KSEF ściąga koszty z KSeF raz w tygodniu, płatne plany co 15 minut – to nie awaria, tylko plan-gating po stronie dostawcy.
- Dla spółek integracja wymaga wcześniejszego złożenia ZAW-FA i nadania uprawnień w Panelu Podatnika KSeF – bez tego inFakt nie zobaczy żadnej faktury kosztowej na dany NIP.
- KSeF Import łączy się z API KSeF osobnym certyfikatem i własnym harmonogramem (do 15 minut w planie Biuro), niezależnie od tego, co dzieje się z integracją w inFakcie.
- Eksport do Excela lub CSV z numerem KSeF przy każdej fakturze pozwala porównać dwa rejestry i uzupełnić lukę w kilka minut.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEGdy w inFakcie nie widać nowej faktury kosztowej z KSeF, przyczyną bywa unieważniony certyfikat, brak uprawnień ZAW-FA dla spółki albo zwykłe opóźnienie planu – a każdy z tych scenariuszy wygląda z zewnątrz identycznie: pusta lista kosztów.
KSeF Import łączy się z API KSeF własnym certyfikatem i własnym harmonogramem, więc przerwa czy opóźnienie po stronie integracji inFakt nie zatrzymuje drugiego źródła danych.
Eksport do Excela lub CSV z numerem KSeF przy każdej fakturze pokazuje w kilka minut, czy inFakt faktycznie ma komplet faktur kosztowych za dany okres.
Dwie różne przyczyny tego samego objawu
inFakt ma wbudowaną integrację z KSeF i w większości przypadków faktury kosztowe pojawiają się w module Zakupy automatycznie. Sam dostawca w centrum pomocy opisuje jednak dwa odrębne, udokumentowane scenariusze, w których faktura kosztowa z KSeF nie trafia do konta na czas – i żaden z nich nie jest awarią w potocznym sensie.
- Unieważniony certyfikat integracji – jeśli wcześniej działająca integracja nagle przestaje pobierać dokumenty, najczęstszą przyczyną jest unieważnienie certyfikatu: po zmianie danych firmy, po zmianie pełnomocnika albo po ręcznym unieważnieniu w KSeF. Rozwiązanie wymaga wygenerowania nowego certyfikatu w aplikacji podatnika KSeF i ponownego skonfigurowania integracji.
- Plan-gating częstotliwości pobierania – w podstawowym pakiecie inFakt KSEF faktury kosztowe pobierane są z KSeF raz w tygodniu; w planach płatnych – co 15 minut. Świeża faktura kosztowa na niższym planie może więc nie być „zniknięta”, tylko po prostu jeszcze nie pobrana.
- Brak uprawnień ZAW-FA dla spółek – dla spółek integracja z KSeF wymaga wcześniejszego złożenia formularza ZAW-FA i nadania uprawnień w Panelu Podatnika KSeF osobie wskazanej we wniosku. Bez tego kroku inFakt nie ma z czego pobierać dokumentów na dany NIP.
inFakt opisuje ten mechanizm wprost w centrum pomocy – zobacz artykuł „Dlaczego faktury kosztowe z KSeF nie są widoczne w inFakt?”. Aktualny opis planów i częstotliwości pobierania warto sprawdzić bezpośrednio u dostawcy – tu pokazujemy, jak sobie z tym scenariuszem poradzić niezależnie od tego, która z przyczyn akurat wystąpi.
Co mówią same źródła
Problem nie jest domysłem – inFakt sam go dokumentuje w trzech osobnych artykułach pomocy: o zniknięciu faktur kosztowych, o częstotliwości pobierania zależnej od planu i o integracji dla spółek wymagającej ZAW-FA.
| Sytuacja | Udokumentowana przyczyna | Co zrobić z KSeF Import |
|---|---|---|
| Integracja działała, teraz cisza | Certyfikat unieważniony po zmianie danych firmy/pełnomocnika lub ręcznie w KSeF | Wgraj nowy certyfikat do panelu KSeF Import i ręcznie pobierz brakujący okres niezależnie od stanu integracji w inFakcie |
| Faktura widoczna w KSeF, w inFakcie jeszcze nie | Plan podstawowy pobiera koszty z KSeF raz w tygodniu, nie co 15 minut | Uruchom ręczne pobranie w KSeF Import i wyeksportuj świeże dane od razu, bez czekania na cykl inFakt |
| Spółka nie widzi żadnej faktury kosztowej | Brak złożonego ZAW-FA i nadanych uprawnień w Panelu Podatnika KSeF | Nadaj uprawnienia w KSeF, potem wgraj ten sam certyfikat do KSeF Import jako drugie, niezależne źródło |
To zestawienie nie oznacza, że integracja inFakt jest wadliwa – dla większości faktur na płatnym planie działa poprawnie i księguje je w kilkanaście minut. Chodzi o brzegowe przypadki: świeżo zmieniony pełnomocnik, plan podstawowy albo spółka tuż po rejestracji do KSeF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak KSeF Import daje niezależne, częstsze źródło
KSeF Import nie jest wtyczką do inFakt ani jego zamiennikiem – to osobna aplikacja, która łączy się z API KSeF Twoim własnym certyfikatem i sama pilnuje, które faktury już pobrała, po numerze KSeF. Ten sam plik certyfikatu, którego używa inFakt, wgrywasz też do panelu KSeF Import – to odrębny, równoległy odczyt danych.
-
1
Wgraj certyfikat obok inFaktu
Ten sam plik
.p12/.pfxwgrywasz do panelu KSeF Import – szyfrowany AES-256-GCM kluczem generowanym per użytkownik, przechowywany na serwerach w Unii Europejskiej. -
2
Ustaw harmonogram niezależny od planu inFakt
Zadanie w tle odpytuje KSeF co 24 h (Solo), 6 h (Firma), 2 h (Grupa) albo 15 min (Biuro) – niezależnie od tego, czy Twój plan inFakt pobiera koszty raz w tygodniu, czy częściej.
-
3
Pierwsze pobranie – ostatnie 90 dni
KSeF ogranicza pojedyncze zapytanie do trzech miesięcy, więc to okno pobieramy automatycznie w paczkach. Obejmuje też dni, w których integracja w inFakcie akurat miała przerwę.
-
4
Eksportuj i porównaj
Klikasz „Eksportuj”, wybierasz Excel lub CSV z numerem KSeF przy każdej fakturze, i zestawiasz go z listą wydatków w inFakcie, żeby zobaczyć ewentualne rozbieżności.
Jeśli podejrzewasz unieważniony certyfikat, sprawdź datę ostatniego pobrania w obu miejscach – w inFakcie i w panelu KSeF Import. Jeśli KSeF Import pobiera świeże dokumenty, a inFakt nie, problem leży po stronie tamtej integracji, nie po stronie samego KSeF. Podobny mechanizm opisujemy przy wygaśnięciu tokenu i przerwach w automatycznym pobieraniu.
Dla kogo to ma sens
Niezależny, drugi odczyt z KSeF sprawdza się szczególnie tam, gdzie termin zamknięcia miesiąca nie może czekać na cykl pobierania jednej integracji. Ten sam mechanizm eksportu faktur z KSeF do Excela i CSV działa niezależnie od tego, na jakim planie inFakt jesteś, a nawet gdy w ogóle nie korzystasz z inFakt i potrzebujesz tylko niezależnej kopii danych obok głównego programu księgowego.
- Firma na podstawowym planie inFakt KSEF – zamiast czekać do tygodnia na nową fakturę kosztową, eksportujesz ją z KSeF Import od razu po pojawieniu się w systemie.
- Spółka tuż po wdrożeniu KSeF – dopóki uprawnienia ZAW-FA i integracja w inFakcie się stabilizują, KSeF Import daje niezależny, równoległy rejestr do porównania.
- Biuro rachunkowe z klientami na różnych planach inFakt – jeden panel z eksportem CSV per NIP ujednolica weryfikację, niezależnie od tego, jaki plan ma dany klient.
- Kontrola miesięczna przed JPK_V7 – porównanie numerów KSeF z eksportu i z listy wydatków w inFakcie zajmuje zwykle kilka minut i pomaga zauważyć lukę, zanim urośnie.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie, podobne mechanizmy (filtr planu, wymóg uprawnień, unieważnienie certyfikatu) opisują też inne serwisy księgowe – zobacz osobny artykuł o Fakturowni, iFirmie i wFirmie. Każdy dostawca rozwiązuje to nieco inaczej, ale wspólny mianownik jest ten sam: integracja zależy od stanu certyfikatu i reguł danego planu.
Nie. KSeF Import działa obok inFakt jako niezależny, drugi rejestr – nie księguje i nie zastępuje programu księgowego, tylko dostarcza aktualną listę faktur kosztowych z numerem KSeF do porównania i eksportu.
Możesz wgrać ten sam plik .p12/.pfx do panelu KSeF Import, którego używasz w inFakcie. Każda z tych aplikacji łączy się z API KSeF osobno i sama pilnuje, które dokumenty już pobrała po numerze KSeF.
Porównaj datę ostatniego udanego pobrania w inFakcie z datą w panelu KSeF Import. Jeśli KSeF Import ma świeże dokumenty, a inFakt od dłuższego czasu żadnych nowych, prawdopodobną przyczyną jest unieważniony certyfikat integracji, a nie tylko tygodniowy cykl planu podstawowego.
Dla spółek integracja wymaga wcześniejszego złożenia formularza ZAW-FA i nadania uprawnień w Panelu Podatnika KSeF osobie wskazanej we wniosku. Bez tego kroku ani inFakt, ani żadna inna integracja nie pobierze dokumentów na dany NIP.
Eksport do Excela i CSV jest dostępny w planach Firma, Grupa i Biuro. Plan Solo obejmuje eksport do Arkuszy Google. Aktualny cennik i limity znajdziesz na stronie /cennik.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).