Jak zestawić koszty miesiąc po miesiącu z faktur z KSeF w Arkuszu Google?
Eksportuj faktury kosztowe z KSeF do Arkusza Google z kolumnami Data wystawienia i Netto, dodaj kolumnę pomocniczą z początkiem miesiąca i zbuduj zestawienie formułą QUERY albo SUMIFS. Najważniejszy wybór to data, według której grupujesz: wystawienia, sprzedaży albo pobrania z KSeF. Sumy liczy arkusz, a KSeF Import dostarcza dane z faktur.
- Zestawienie kosztów „miesiąc po miesiącu” to jedna tabela: wiersz na miesiąc, kolumna na kategorię lub sumę. Bez niej koszty sprawdzasz dopiero, gdy księgowa zamknie okres.
- KSeF Import dopisuje faktury kosztowe do Arkusza Google razem z datą wystawienia, datą sprzedaży, datą pobrania z KSeF i kwotami. Wybierasz, które kolumny trafiają do arkusza.
-
Miesiąc wyznaczasz kolumną pomocniczą
=EOMONTH(A2;-1)+1, a sumy formułąQUERYz grupowaniem alboSUMIFSpo zakresie dat. - Data pobrania z KSeF to nie data kosztu. Faktura wystawiona 30 września, a pobrana 2 października, powinna wpaść do września, jeśli grupujesz po dacie wystawienia.
- Granica: KSeF Import nie sumuje kosztów i nie ustala, w którym miesiącu faktura jest kosztem podatkowym. Sumy i wybór daty ustalasz Ty, najlepiej razem z księgową.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFaktury kosztowe są w portalu KSeF jako lista dokumentów. Zestawienie miesięczne wymaga ręcznego przepisywania do arkusza, a przy kilkudziesięciu fakturach łatwo pomylić miesiąc.
KSeF Import dopisuje faktury kosztowe do Arkusza Google po każdej synchronizacji. Na tych samych danych budujesz zestawienie, które przelicza się samo.
Zestawienie ustawiasz raz. Potem otwierasz zakładkę i widzisz koszty netto za każdy miesiąc, w tym bieżący, który rośnie wraz z kolejnymi synchronizacjami.
Na czym polega problem: lista faktur to nie zestawienie
Lista faktur w portalu Ministerstwa Finansów służy do wyszukiwania dokumentów, a zestawienie miesięczne budujesz sam. Jeśli chcesz wiedzieć, ile wydałeś we wrześniu, a ile w październiku, zwykle kopiujesz kwoty do arkusza i sumujesz ręcznie.
Ręczne sumowanie ma dwa słabe punkty. Pierwszy to pomyłki przy przepisywaniu. Drugi, mniej oczywisty, to wybór daty: każda faktura ma kilka dat, a zestawienie zmienia wynik w zależności od tego, którą weźmiesz. Faktura wystawiona 30 września i pobrana do systemu 2 października trafi do innego miesiąca, jeśli pomylisz kolumny.
Opisane tu sumy pokazują, ile faktur kosztowych wystawiono w danym miesiącu. Nie rozstrzygają, w którym okresie koszt jest kosztem podatkowym ani kiedy przysługuje odliczenie VAT. To ustal z księgową na podstawie przepisów i swojej formy opodatkowania.
Jak to zbudować – krok po kroku
Przykład zakłada zakładkę „Faktury” z kolumnami: A – Data wystawienia, B – Nr faktury, C – Sprzedawca, D – Netto. Kolumna E będzie pomocnicza. Dane zaczynają się w wierszu 2. Własny układ ustawisz w eksporcie i dopasujesz litery w formułach. W polskich ustawieniach regionalnych argumenty funkcji rozdzielasz średnikiem.
-
1
Wyeksportuj faktury kosztowe z datą i kwotą netto
W KSeF Import połącz Arkusz Google i w zakładce kosztowej zaznacz Data wystawienia, Nr faktury, Sprzedawca i Netto. Pole Netto jest opcjonalne, więc sprawdź, że jest włączone. Nowe faktury dochodzą jako kolejne wiersze po każdej synchronizacji.
-
2
Sprawdź, czy data jest datą, a kwota liczbą
W pustej komórce wpisz
=ISNUMBER(A2)i=ISNUMBER(D2). Oba wyniki muszą daćTRUE. Jeśli data jest tekstem, formuły miesięczne zwrócą błąd lub pominą wiersz, więc popraw format kolumny przed dalszymi krokami (szczegóły: format daty w eksporcie). -
3
Dodaj kolumnę pomocniczą z początkiem miesiąca
W E1 wpisz nagłówek „Miesiąc”, a w E2 formułę
=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="";"";DATE(YEAR(A2:A);MONTH(A2:A);1))). Komórki poniżej w kolumnie E muszą zostać puste. Formuła tablicowa obejmuje także faktury dopisane później, bo KSeF Import dodaje nowe wiersze na końcu danych. Sformatuj kolumnę jako datę w układzie rrrr-mm. Każda faktura dostaje pierwszy dzień swojego miesiąca. Formuła kopiowana ręcznie w dół objęłaby tylko istniejące wiersze, więc nowe faktury trzeba by dociągać po synchronizacjach. -
4
Zbuduj zestawienie formułą QUERY
Na nowej zakładce „Miesiące” w A1 wpisz
=QUERY(Faktury!A2:E;"select E, sum(D), count(B) where E is not null group by E order by E desc label E 'Miesiąc', sum(D) 'Netto', count(B) 'Liczba faktur'";0). Dostajesz jedną tabelę w kolumnach A–C: miesiąc, suma netto i liczba faktur, od najnowszego (nagłówki w wierszu 1). Sformatuj kolumnę A jako rrrr-mm, a B jako liczbę z dwoma miejscami. Nowe wiersze w zakładce „Faktury” wejdą do zestawienia same dzięki kolumnie z kroku 3. QUERY pomija miesiące bez faktur. -
5
Alternatywa zamiast kroku 4: SUMIFS
Jeśli wolisz własny układ, zrób go na osobnej zakładce (np. „Miesiące SUMIFS”), żeby nie nadpisać wyniku QUERY. W A2 wpisz pierwszy dzień miesiąca (kolejne miesiące rosnąco w dół), a w B2
=SUMIFS(Faktury!$D$2:$D;Faktury!$A$2:$A;">="&$A2;Faktury!$A$2:$A;"<"&EDATE($A2;1)). Ta wersja pokazuje też miesiące bez żadnej faktury i pozwala dopisać kolumny z budżetem. Warunek „mniejsze niż początek następnego miesiąca” działa także wtedy, gdy kolumna daty zawiera godzinę. -
6
Dodaj zmianę względem poprzedniego miesiąca
Przy zestawieniu z QUERY wpisz w D2 (poza zakresem wyniku)
=IF(B3="";"";IF(B3=0;"";B2/B3-1)), skopiuj w dół i sformatuj kolumnę jako procent. Widzisz, o ile koszty urosły lub spadły względem miesiąca niżej. Najstarszy miesiąc zostaje pusty. W wersji SUMIFS (miesiące rosnąco) wzór to=IF(B2=0;"";B3/B2-1)w C3. Jeśli w którymś miesiącu nie było faktur, QUERY go pomija, więc wiersz niżej może być miesiącem sprzed dwóch – wtedy użyj wersji SUMIFS.
Na fakturze z KSeF masz kilka dat. Data wystawienia jest stała i najlepiej nadaje się do zestawienia zarządczego. Data sprzedaży bywa inna (np. dostawa pod koniec miesiąca, faktura w następnym) i nie zawsze jest uzupełniona. Data pobrania z KSeF mówi, kiedy faktura trafiła do Twojego konta, a nie kiedy powstał koszt, więc nie używaj jej do zestawienia kosztów. Nadaje się za to do kontroli, co przybyło od ostatniego sprawdzenia. Którą datę przyjmuje się do ewidencji, ustal z księgową.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Pułapki, które zmieniają sumę
| Sytuacja | Co się dzieje w zestawieniu | Co zrobić |
|---|---|---|
| Faktura wystawiona w poprzednim miesiącu, pobrana później | Przy grupowaniu po dacie wystawienia suma starego miesiąca wzrasta wstecz | Traktuj bieżący i poprzedni miesiąc jako jeszcze otwarte |
| Faktura korygująca | Ma własny wiersz w arkuszu | Sprawdź na próbie, jak wygląda kwota korekty w Twoich danych (różnica czy kwota po korekcie) |
| Faktura w walucie obcej | Netto jest w walucie faktury, więc suma miesiąca miesza waluty | Dodaj kolumnę Waluta i filtruj PLN albo użyj kolumny z przeliczeniem na PLN po kursie NBP, jeśli jest w Twoim planie (zob. <a href='/cennik'>cennik</a> i <a href='/mozliwosci/przeliczanie-faktur-walutowych'>przeliczanie faktur walutowych</a>) |
| Data zapisana jako tekst | Wiersz nie trafia do żadnego miesiąca | Wiersz kontrolny: liczba wierszy minus liczba faktur w zestawieniu |
| Faktury sprzed uruchomienia eksportu | Brak starszych miesięcy, bo pierwsza synchronizacja obejmuje ostatnie 90 dni | Pierwszy pełny miesiąc to najstarszy w całości mieszczący się w oknie 90 dni; miesiąc, w którym okno się zaczyna, traktuj jako niepełny |
| Netto zamiast brutto | Suma nie zawiera VAT | Do porównań z wyciągiem bankowym dodaj kolumnę Brutto |
Wiersz kontrolny warto mieć zawsze: w jednej komórce =COUNTA(Faktury!B2:B)-SUM('Miesiące'!C2:C) pokaże, ile faktur nie weszło do zestawienia. Wynik różny od zera oznacza, że któryś wiersz ma pustą lub nierozpoznaną datę. Kwoty i daty zapisane jako tekst wyłapuje test ISNUMBER z kroku 2. Podobne sprawdzenie robisz przy miesięcznym uzgodnieniu faktur kosztowych.
Co robi KSeF Import, a co robisz Ty
| Krok | Kto go wykonuje |
|---|---|
| Pobieranie faktur kosztowych z KSeF zgodnie z harmonogramem planu | KSeF Import – w tle |
| Zapis daty wystawienia, daty pobrania, kwot i danych sprzedawcy jako wierszy Arkusza Google | KSeF Import |
| Wybór kolumn eksportu | Ty – raz w konfiguracji |
| Kolumna pomocnicza, formuły QUERY lub SUMIFS i procent zmiany | Ty – ustawiasz raz w arkuszu |
| Wybór daty, według której grupujesz koszty | Ty – razem z księgową |
| Ustalenie, w którym okresie faktura jest kosztem podatkowym | Księgowa lub Ty, zgodnie z przepisami |
KSeF Import nie sumuje kosztów za Ciebie, nie tworzy zestawień miesięcznych i niczego nie księguje. Dostarcza komplet danych z faktur, a zestawienie to formuły, które sam ustawiasz w arkuszu.
Jak używać tego na co dzień
Raz w tygodniu otwierasz zakładkę „Miesiące” i patrzysz na dwa wiersze: bieżący i poprzedni. Duża zmiana jest sygnałem, żeby przefiltrować zakładkę „Faktury” po miesiącu i sprawdzić, które dokumenty ją spowodowały. Gdy potrzebujesz podziału na kategorie, dobuduj go według słownika kontrahentów, a limity porównaj w zestawieniu budżetu z wykonaniem.
Podstawą całości jest eksport opisany na stronie Faktury z KSeF do Google Sheets – tam połączysz arkusz i dobierzesz kolumny. Ceny planów i limity sprawdzisz w cenniku.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak. Eksport do Arkuszy Google jest dostępny w planie Solo, a QUERY i SUMIFS to funkcje samego arkusza, niezależne od planu. Plany różnią się m.in. częstotliwością synchronizacji i limitami – zob. <a href='/cennik'>cennik</a>.
Do zestawienia zarządczego najwygodniejsza jest data wystawienia, bo się nie zmienia. Datę pobrania z KSeF zostaw do kontroli, co przybyło. Którą datę przyjąć w ewidencji podatkowej, ustal z księgową.
Bo faktury wystawione w tamtym miesiącu mogą trafić do KSeF i do Twojego konta później. Przy grupowaniu po dacie wystawienia dochodzą wtedy do starego miesiąca. Bieżący i poprzedni miesiąc traktuj więc jako jeszcze otwarte.
Przy każdej synchronizacji KSeF Import dopisuje nowe faktury do arkusza, a formuły przeliczają się same. Częstotliwość synchronizacji zależy od planu. Konto próbne ma dostęp na poziomie planu Biuro (synchronizacja co 15 minut).
Pierwsza synchronizacja dociąga faktury z ostatnich 90 dni. Starsze miesiące będą niekompletne, więc pierwszym pełnym miesiącem jest najstarszy w całości mieszczący się w oknie 90 dni, a miesiąc, w którym okno się zaczyna, traktuj jako niepełny.
Nie. Dostarcza dane z faktur do arkusza, a sumy liczysz formułą w arkuszu. Dzięki temu możesz dobrać netto lub brutto i własny układ tabeli.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.