Do którego roku wpisać koszt pośredni z faktury KSeF otrzymanej w styczniu?
Co do zasady do roku, w którym ujmiesz koszt w księgach na podstawie otrzymanej faktury (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT). Faktura z KSeF jest „otrzymana” w chwili nadania numeru KSeF, więc przy numerze nadanym w styczniu koszt pośredni wypada zwykle w nowym roku. Wyjątki: rezerwy i bierne rozliczenia międzyokresowe.
- Reguła dotyczy kosztów pośrednich w CIT (np. usługi prawne, ubezpieczenia, utrzymanie biura). Koszty bezpośrednie, powiązane z konkretnym przychodem, rządzą się innymi regułami.
- Dla kosztu pośredniego liczy się dzień ujęcia w księgach na podstawie otrzymanej faktury. Samo otrzymanie faktury to warunek, a decyduje zaksięgowanie.
- Faktura z KSeF jest „otrzymana” w chwili nadania numeru KSeF. Datę przyjęcia dokumentu do systemu MF widzisz w UPO, a nie jest nią dzień, w którym fakturę pobrałeś.
- Data wystawienia na fakturze i data nadania numeru KSeF mogą wypadać w różnych latach. Na przełomie roku warto sprawdzić obie.
- Przy dużych kwotach na przełomie roku potwierdź ujęcie z księgową lub doradcą.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEDostawca wystawia fakturę za usługi z grudnia dopiero w styczniu. Księgowa pyta, czy to koszt starego, czy nowego roku, a Ty nie wiesz, kiedy faktura faktycznie do Ciebie dotarła.
KSeF Import synchronizuje faktury kosztowe w tle i pokazuje w tabeli datę wystawienia, numer KSeF oraz datę pobrania. Faktury z końca roku posortujesz po dacie wystawienia bez logowania do portalu MF, a datę nadania numeru KSeF sprawdzasz w UPO.
Zamiast szukać w grudniu i styczniu po skrzynkach, masz jedną listę faktur kosztowych z końca roku do sprawdzenia i omówienia z księgową.
Koszt pośredni w CIT: liczy się ujęcie na podstawie otrzymanej faktury
Ustawa o CIT dzieli koszty na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami. Koszty pośrednie to te, których nie da się przypisać do konkretnego przychodu. Dla nich dniem poniesienia kosztu jest dzień, na który ujęto go w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) – tak stanowi art. 15 ust. 4e ustawy o CIT. Otrzymanie faktury to więc warunek, ale o dniu poniesienia decyduje jej zaksięgowanie. Koszty bezpośrednie, powiązane z przychodem, oraz wydatki dotyczące okresów przekraczających rok mają osobne reguły, których tu nie omawiamy.
| Rodzaj kosztu | Przykłady | Kiedy potrącasz |
|---|---|---|
| Bezpośredni | Towar handlowy sprzedany klientowi, materiały zużyte w produkcji | Wg osobnych reguł, powiązanych z rokiem przychodu (poza zakresem artykułu) |
| Pośredni | Obsługa prawna, ubezpieczenie, czynsz i media biura, koszty zarządu | W dniu poniesienia, czyli ujęcia w księgach na podstawie otrzymanej faktury |
Piszemy o podatnikach CIT i o kosztach pośrednich. Koszty osób na KPiR mają inne reguły, opisane w artykule o tym, kiedy faktura z KSeF trafia do KPiR. Odliczenie VAT ma własny termin: zob. kiedy odliczyć VAT z faktury KSeF.
Kiedy faktura z KSeF jest „otrzymana” i co to zmienia na przełomie roku
Według Ministerstwa Finansów faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przez nabywcę w chwili nadania jej numeru KSeF. Datę przyjęcia dokumentu do systemu teleinformatycznego MF znajdziesz w UPO, a odbiorca widzi ją także w danych faktury w systemie. Nie jest to dzień, w którym Ty lub Twój system pobraliście plik.
Z tego wynika praktyczna pułapka. Data wystawienia, którą sprzedawca wpisał w polu P_1, i dzień nadania numeru KSeF mogą się różnić. Faktura z datą 30 grudnia, którą dostawca faktycznie wysłał do KSeF 3 stycznia, jest dla Ciebie otrzymana w styczniu.
| Data | Skąd ją wziąć | Do czego służy na przełomie roku |
|---|---|---|
| Data wystawienia | Pole faktury, kolumna „Data wystawienia” w tabeli KSeF Import | Wskazuje okres, którego dotyczy dokument |
| Nadanie numeru KSeF (otrzymanie) | UPO w KSeF, pole „Data przyjęcia dokumentu do systemu teleinformatycznego MF” | Moment otrzymania faktury przez nabywcę |
| Data pobrania z KSeF | Kolumna „Data pobrania z KSeF” w tabeli KSeF Import | Tylko informacja, kiedy faktura trafiła do Twojego arkusza. Nie jest datą otrzymania |
Dzień, w którym KSeF Import pobrał fakturę, nie przesuwa momentu jej otrzymania. Jeśli numer nadano 3 stycznia, a Ty zobaczyłeś fakturę dopiero 20 stycznia, otrzymałeś ją 3 stycznia.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Faktura za ubiegły rok otrzymana w nowym roku: jak ująć koszt pośredni
W interpretacji indywidualnej z 31 marca 2026 r. (0114-KDIP2-2.4010.40.2026.1.PK), omawianej przez Akademię LTCA, Dyrektor KIS wskazał, że koszt pośredni z faktury dotyczącej okresu zakończonego w poprzednim roku, a otrzymanej w kolejnym, potrącasz w dacie ujęcia go w księgach. Wyjątkiem jest ujęcie na kontach rezerw lub biernych rozliczeń międzyokresowych. Interpretacja nie dotyczy KSeF – łączymy ją z zasadą MF o otrzymaniu faktury w chwili nadania numeru KSeF, a to nasz wniosek, nie rozstrzygnięcie organu.
-
1
Ustal, czy to koszt pośredni
Jeśli wydatek nie jest powiązany z konkretnym przychodem (np. abonament prawniczy, ubezpieczenie), to koszt pośredni i zasada z art. 15 ust. 4e ma zastosowanie.
-
2
Sprawdź datę otrzymania, a nie tylko datę wystawienia
Porównaj datę wystawienia z dniem nadania numeru KSeF. To ten drugi moment oznacza, że fakturę „masz”.
-
3
Zdecyduj z księgową o dniu ujęcia
Ustal z księgową, czy i kiedy fakturę ujmiesz w księgach. To, czy faktura otrzymana tuż po końcu roku może trafić jeszcze do ksiąg starego roku, zależy od zasad rachunkowości i terminu zamknięcia ksiąg. Źródła tego artykułu tego nie rozstrzygają.
-
4
Zapisz uzasadnienie
Przy kwotach, które istotnie zmieniają wynik roku, zachowaj notatkę o dacie otrzymania (UPO) i decyzji o ujęciu. Ułatwi to obronę stanowiska w razie kontroli.
Opieramy się na stanowisku MF i jednej interpretacji indywidualnej znanej z omówienia, a nie na analizie linii orzeczniczej ani pełnym tekście ustawy. Interpretacja indywidualna chroni tylko podatnika, który o nią wystąpił. Przy dużych kwotach potwierdź ujęcie z doradcą podatkowym.
Jak przygotować listę faktur z końca roku w KSeF Import
Co robi KSeF Import: zbiera faktury kosztowe ze skrzynki KSeF i pokazuje je w tabeli z kolumnami „Nr KSeF”, „Data wystawienia” i „Data pobrania z KSeF”, a w dostępnym dla Twojego planu eksporcie (Arkusze Google, a od planu Firma także Excel i CSV) możesz wybrać pola do przekazania księgowej. Historia dostępna od razu po podłączeniu to ostatnie 90 dni. Co robisz Ty: sprawdzasz datę nadania numeru w UPO, decydujesz z księgową o roku ujęcia i ujmujesz koszt w księgach. Wskazanie faktur z przełomu lat i ujęcie ich w księgach zostaje po Twojej stronie.
- Posortuj faktury po dacie wystawienia i zawęź listę do ostatnich tygodni grudnia i pierwszych tygodni stycznia.
- Dla faktur z datą wystawienia z grudnia sprawdź w UPO, czy numer KSeF nadano w grudniu, czy w styczniu.
- Przekaż księgowej listę z notatką, które faktury wymagają decyzji o roku ujęcia.
Wszystkie faktury kosztowe znajdziesz w osobnej tabeli opisanej na stronie faktury sprzedażowe i kosztowe z KSeF. Jeśli księgowa pyta o podstawę ujęcia faktur, które przyszły poza KSeF, zajrzyj do artykułu o tym, czy faktura poza KSeF jest kosztem podatkowym.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Dla kosztu pośredniego w CIT decyduje dzień ujęcia w księgach na podstawie otrzymanej faktury (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT). Faktura otrzymana w styczniu zwykle trafia więc do nowego roku, ale to, czy da się ją jeszcze ująć w księgach starego roku, zależy od zasad rachunkowości i terminu zamknięcia ksiąg. Ustal to z księgową.
Według Ministerstwa Finansów w chwili nadania jej numeru KSeF. Datę przyjęcia dokumentu do systemu znajdziesz w UPO w polu „Data przyjęcia dokumentu do systemu teleinformatycznego MF”.
Nie. Data pobrania z KSeF pokazuje tylko, kiedy faktura trafiła do Twojej tabeli lub arkusza. Moment otrzymania faktury wyznacza nadanie numeru KSeF.
Nie. Koszty bezpośrednie, powiązane z konkretnym przychodem, mają osobne reguły. Artykuł dotyczy wyłącznie kosztów pośrednich.
Faktura jest datowana na grudzień, ale dla nabywcy jest otrzymana 3 stycznia, bo liczy się nadanie numeru KSeF. To, w którym roku ujmiesz koszt, zależy jeszcze od rodzaju kosztu, momentu ujęcia w księgach i ustaleń z księgową.
Księgowa, razem z Tobą. KSeF Import synchronizuje faktury i pokazuje je w tabeli oraz eksporcie, a decyzja o ujęciu kosztu w księgach zostaje po stronie człowieka.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).