KSeF dla pizzerii i fast food — koszty zamówień i delivery pod kontrolą

Każda pizzeria, która działa na platformach delivery, prowadzi w istocie dwa różne biznesy: sprzedaż na miejscu (lub odbiór własny) oraz sprzedaż przez pośrednika. Te dwa kanały mają zupełnie inne struktury kosztów — ale w rejestrze faktur i na koncie bankowym wyglądają tak samo. Różnica wychodzi dopiero, kiedy zaczyna brakować gotówki mimo rosnących obrotów.

Faktury od hurtowni mąki, sera i wędlin są teraz w KSeF. Faktury od dostawcy kartonów i kubków — też w KSeF. Faktury od Glovo, Uber Eats i Pyszne.pl za prowizje — również w KSeF, od 2026 roku. Masz więc wszystkie dane potrzebne do analizy rentowności per kanał. Musisz je tylko automatycznie i cyklicznie wyciągnąć i zestawić w jednym arkuszu.

Pizza za 35 PLN — ile z tego zostaje Tobie?

Zacznijmy od konkretnych liczb. Pizza Margherita na Twojej karcie kosztuje 35 PLN. Na pierwszy rzut oka marża wygląda dobrze: mąka, ser mozzarella, sos pomidorowy, drożdże, oliwa — łącznie koszt składników to 7–9 zł. Wydaje się, że zarabiasz 26–28 zł na każdej pizzy.

Ale to tylko wtedy, gdy klient siedzi przy stole lub odbiera osobiście. Kiedy zamawia przez Glovo:

• Prowizja Glovo: 28–32% od wartości zamówienia = 9,80–11,20 zł od pizzy za 35 zł.
• Karton do pizzy jednorazowy: 1,80–2,50 zł (a przy zamówieniu z napojami — doliczone kubki i sztućce jednorazowe).
• Torebka foliowa lub papierowa na zamówienie: 0,40–0,80 zł.
• Często też rabat „welcome" dla nowego klienta, który pokrywa restauracja (Glovo potrąca go od rozliczenia).

Łącznie: przy prowizji 30% i koszcie opakowań 2,90 zł — z 35 zł na Twoje konto wpływa 35 − 10,50 − 2,90 = 21,60 zł brutto. Odejmujesz koszt składników 8 zł i zostaje 13,60 zł. Ale z tego idzie jeszcze proporcjonalna część kosztów pracowników, energii i czynszu. Przy standardowych kosztach stałych pizza w Glovo może przynosić 2–5 zł zysku operacyjnego — albo zero, jeśli koszty skaczą.

Masz dane, żeby to policzyć. Pytanie, czy faktycznie to robisz — i czy robisz to co tydzień, a nie raz na kwartał.

Trzy warstwy kosztów, których nie widzisz naraz

Pizzeria i fast food mają specyficzną strukturę kosztów zmiennych, która dzieli się na trzy odrębne kategorie — każda z innym profilem dostawców i innym rytmem fakturowania:

Warstwa 1 — Składniki (hurtownie). Mąka, ser, wędliny, sosy, warzywa, napoje — kilka faktur tygodniowo od 3–8 dostawców. Koszty zmienne, ściśle powiązane z liczbą zamówień.

Warstwa 2 — Opakowania. Kartony do pizzy, kubki na napoje, sztućce jednorazowe, serwetki, torebki na zamówienie. Faktury 1–2 razy w miesiącu od 1–3 dostawców. Koszty na pierwszy rzut oka małe — ale przy 800 zamówieniach delivery miesięcznie koszt opakowań to 1 500–3 000 zł, czyli 5–10% przychodu z delivery.

Warstwa 3 — Prowizje platform. Glovo, Uber Eats, Pyszne.pl wystawiają faktury raz lub dwa razy w miesiącu — za rozliczony okres. Te faktury mają strukturę skomplikowaną: prowizja podstawowa, korekty za reklamacje, korekty za promocje. W KSeF widnieje kwota netto, która trafia do Twojego rejestru — obok faktur od hurtowni mąki.

Problem polega na tym, że te trzy warstwy wyglądają tak samo w rejestrze faktur: data, kontrahent, kwota. Bez kategoryzacji nie wiesz, że z 80 000 zł kosztów zmiennych miesięcznie — 38 000 to składniki, 12 000 to opakowania (dużo!) i 30 000 to prowizje platform (bardzo dużo!). Łącznie prowizje + opakowania to 52,5% kosztów zmiennych — więcej niż same składniki.

Faktury z KSeF trafiają do arkusza co godzinę — bez logowania

KSeF Import pobiera wszystkie faktury kosztowe z Twojego konta KSeF automatycznie i cyklicznie — bez logowania do systemu, bez ręcznego pobierania plików XML, bez żadnej pracy z Twojej strony. Konfiguracja raz, potem działa w tle.

Dlaczego bez logowania do KSeF ma znaczenie dla pizzerii? Bo w gastronomii nikt nie ma czasu na logowanie do portali. Kucharze gotują, kasjer obsługuje klientów, właściciel gasi pożary operacyjne. KSeF Import robi tę pracę w nocy — kiedy śpisz, faktury już są w arkuszu na następny dzień.

Do arkusza Google Sheets trafiają: data faktury, kontrahent (nazwa + NIP), numer faktury KSeF, kwota netto, VAT, brutto. Jedna faktura = jeden wiersz. 80 faktur miesięcznie = 80 wierszy, które pojawiają się automatycznie przez cały miesiąc — nie jednorazowo na koniec, kiedy i tak masz chaos.

Jak skonfigurować eksport do arkusza opisaliśmy w artykule o KSeF do Google Sheets. Konfiguracja zajmuje 20 minut. Więcej o tym, jak działa masowe pobieranie faktur z KSeF, znajdziesz w artykule o masowym pobieraniu faktur z KSeF.

Kategorie kosztów: jak rozbić NIP na grupy

Kluczem do analizy jest tabela słownikowa: NIP kontrahenta → kategoria kosztu. Tworzysz ją raz w arkuszu „Słownik" — potem formułą VLOOKUP każda faktura dostaje etykietę automatycznie. Oto przykład dla typowej pizzerii z aktywnym delivery:

Po skonfigurowaniu słownika — kolumna K w arkuszu faktur wypełnia się automatycznie. Formuła:

=IFERROR(VLOOKUP(C2, Slownik!A:B, 2, FALSE), "DO KATEGORYZACJI")

Teraz formuły SUMIFS dają Ci miesięczne zestawienie: Składniki 38 000 zł, Opakowania 12 000 zł, Prowizja Glovo 18 000 zł, Prowizja Uber Eats 9 000 zł, Prowizja Pyszne.pl 3 000 zł. Widzisz, że prowizje Glovo + opakowania delivery to 30 000 zł miesięcznie — więcej niż koszty składników dla tego samego kanału.

Rentowność per kanał: na miejscu vs. delivery vs. odbiór

Mając pełny obraz kosztów podzielonych na kategorie, możesz zbudować w arkuszu prostą tabelę rentowności per kanał sprzedaży. Wystarczy znać przychody per kanał (z systemu kasowego lub raportów platform) i dołożyć do nich alokowane koszty.

Przykład analizy dla pizzy Margherita (cena na karcie: 35 PLN), przy miesięcznej sprzedaży 3 000 sztuk podzielonej po kanałach:

Ta tabela pokazuje wprost: pizza sprzedana przez Glovo ma marżę po kosztach zmiennych ponad dwa razy niższą niż ta sama pizza na miejscu. Ale to nie jest argument, żeby wyjść z Glovo — to jest argument, żeby podjąć świadomą decyzję: czy cena na platformach powinna być wyższa o 20–25%? Czy warto negocjować prowizję przy odpowiednio dużym wolumenie? Czy niektóre pozycje menu są po prostu nieopłacalne w dostawie i trzeba je usunąć z menu delivery?

Bez danych z KSeF te decyzje podejmujesz na wyczucie. Z danymi — masz twarde liczby na stole. Podobną analizę dla restauracji full-service opisaliśmy w artykule o Food Cost w restauracji z faktur KSeF.

Ile tracisz na niewidzialnych opakowaniach

Opakowania to koszt, który w gastronomii delivery jest chronicznie niedoszacowany — bo faktury od dostawców kartonów przyychodzą rzadko (1–2 razy w miesiącu), są stosunkowo niewielkie kwotowo i łatwo je wrzucić do kategorii „różne".

Policzmy realnie. Pizzeria z 800 zamówieniami delivery miesięcznie:

• Karton do pizzy (25 cm lub 30 cm): 1,80–2,40 zł za sztukę. 800 zamówień = 1 440–1 920 zł/msc.
• Kubek jednorazowy (kawa/napój): 0,35–0,55 zł. Przy 60% zamówień z napojem = 168–264 zł/msc.
• Sztućce jednorazowe (przy sałatce lub zestawie): 0,45–0,70 zł. Przy 40% zamówień = 144–224 zł/msc.
• Torebka lub worek na zamówienie: 0,40–0,70 zł. 800 szt. = 320–560 zł/msc.
• Serwetki (pakiet): 0,10–0,15 zł na zamówienie = 80–120 zł/msc.

Łącznie opakowania: 2 152–3 088 zł miesięcznie, czyli 2,7–3,9% przychodu z 800 zamówień przy średniej wartości koszyka 100 zł brutto. To nie jest drobiazg — to tyle, co czynsz za małe studio lub rata leasingu na urządzenie kuchenne.

Co gorsza: kiedy wolumen delivery rośnie (np. w weekendy lub sezon), rosną też koszty opakowań proporcjonalnie — ale nie widzisz tego wzrostu, dopóki nie dostaniesz faktury od dostawcy kartonów. KSeF Import wyciąga faktury automatycznie i cyklicznie bez logowania do KSeF — więc widzisz wzrost kosztów opakowań w tym samym tygodniu, co wzrost zamówień, a nie 3 tygodnie później.

Możliwe działanie: kiedy koszty opakowań przekraczają 3,5% przychodu delivery, rozważasz:

• Zamówienie większej partii kartonów z rabatem ilościowym (negocjacja z dostawcą).
• Wprowadzenie dopłaty za opakowanie przy zamówieniach delivery (0,50–1,00 zł widoczne dla klienta).
• Zmianę standardu opakowań na tańsze przy pozycjach niskomarżowych.
• Ograniczenie zestawów z kilkoma opakowaniami (karton + kubek + torebka + sztućce) na rzecz prostszej formy pakowania.

Żadna z tych decyzji nie jest rewolucją. Ale każda wymaga wiedzy o tym, ile faktycznie wydajesz. Tę wiedzę daje automatyczny import faktur z KSeF — bez logowania, bez ręcznego przepisywania, gotowy w arkuszu każdego dnia.