Jak pizzeria i fast food kontroluje koszty zamówień i delivery z KSeF?
Wgraj certyfikat KSeF w panelu KSeF Import, a faktury od hurtowni, dostawców opakowań i platform delivery (Glovo, Uber Eats, Pyszne.pl) będą automatycznie trafiać do arkusza Google Sheets lub Excela. Skategoryzuj kontrahentów po NIP w słowniku i formułą SUMIFS policz rentowność per kanał sprzedaży – bez logowania do portalu KSeF i bez ręcznego przepisywania.
- Pizzeria ma 3 warstwy kosztów: składniki (hurtownie), opakowania jednorazowe i prowizje platform delivery – każda z innym profilem faktur w KSeF.
- Prowizje Glovo wynoszą 25–30%, Uber Eats ~30%, Pyszne.pl 13–15% – razem z opakowaniami mogą stanowić ponad 50% kosztów zmiennych delivery.
- KSeF Import pobiera wszystkie faktury kosztowe automatycznie w tle, bez logowania do KSeF i bez ręcznej pracy.
- Tabela NIP → kategoria w arkuszu rozdziela koszty na grupy i ujawnia realną marżę per kanał (na miejscu vs. Glovo vs. Pyszne.pl).
- Limit API KSeF (~60 faktur/h na NIP) jest obsługiwany automatycznie – synchronizacja działa partiami w tle.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEFaktury od hurtowni, dostawców kartonów i platform delivery wyglądają tak samo w rejestrze. Bez kategoryzacji nie widzisz, że prowizje delivery zjadają połowę marży na zamówieniu.
KSeF Import pobiera faktury od dostawców składników, opakowań i Glovo/Uber Eats automatycznie i cyklicznie, bez logowania do portalu KSeF. Słownik NIP–kategoria nadaje każdej fakturze etykietę, a SUMIFS daje zestawienie kosztów w kilka sekund.
Widzisz co tydzień, ile zarabiasz na zamówieniach na miejscu, przez Glovo i przez Pyszne.pl. Podejmujesz decyzje – podwyżka cen na platformach, negocjacja prowizji, zmiana menu delivery – na podstawie twardych liczb.
Pizza za 35 zł – ile z tego zostaje po Glovo?
Każda pizzeria działająca na platformach delivery prowadzi w istocie dwa różne biznesy: sprzedaż na miejscu i sprzedaż przez pośrednika. Te kanały mają zupełnie inne struktury kosztów, ale w rejestrze faktur wyglądają identycznie. Różnica wychodzi dopiero wtedy, gdy mimo rosnących obrotów zaczyna brakować gotówki.
Weźmy konkretne liczby. Pizza Margherita na karcie kosztuje 35 zł brutto (28,46 zł netto). Koszt składników: mąka, ser mozzarella, sos, drożdże, oliwa – łącznie ok. 7–9 zł. Na miejscu lub przy odbiorze osobistym marża po kosztach zmiennych to ok. 20–21 zł. Ale przy zamówieniu przez Glovo:
- Prowizja Glovo 28–32% od wartości zamówienia = 9,80–11,20 zł od pizzy za 35 zł.
- Karton jednorazowy: 1,80–2,40 zł.
- Torebka / worek na zamówienie: 0,40–0,70 zł.
- Ewentualne rabaty „welcome" dla nowego klienta – potrącane przez platformę od rozliczenia.
Masz dane, żeby to policzyć dokładnie. Pytanie, czy faktycznie to robisz – i czy robisz to co tydzień, a nie raz na kwartał.
Trzy warstwy kosztów w rejestrze KSeF
Pizzeria i fast food mają specyficzną strukturę kosztów zmiennych, która dzieli się na trzy odrębne kategorie – każda z innym profilem dostawców i innym rytmem fakturowania w KSeF.
| Warstwa | Przykładowi dostawcy | Rytm faktur | Udział w kosztach zmiennych |
|---|---|---|---|
| Składniki | Hurtownia mąki i nabiału, dystrybutor wędlin, Makro/Selgros | Kilka faktur tygodniowo | ok. 40–50% |
| Opakowania | Dostawca kartonów, kubków, sztućców jednorazowych, torebek | 1–2 faktury miesięcznie | 5–15% (chronicznie niedoszacowane) |
| Prowizje platform | Glovo Poland, Uber Eats Polska, Pyszne.pl (Just Eat) | 1–2 faktury miesięcznie | 25–35% przy aktywnym delivery |
Problem polega na tym, że te trzy warstwy wyglądają identycznie w rejestrze faktur: data, kontrahent, kwota. Bez kategoryzacji nie widać, że z 80 000 zł kosztów zmiennych – 38 000 to składniki, 12 000 to opakowania i 30 000 to prowizje platform. Prowizje i opakowania razem: 52,5% kosztów zmiennych – więcej niż same składniki.
Od 2026 roku Glovo, Uber Eats i Pyszne.pl wystawiają faktury za prowizje w systemie KSeF. Trafiają one do Twojego rejestru obok faktur od hurtowni mąki i dostawcy kartonów – możesz je pobierać automatycznie razem z pozostałymi fakturami kosztowymi.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak KSeF Import pobiera faktury bez logowania
KSeF Import pobiera wszystkie faktury kosztowe z Twojego konta KSeF automatycznie i cyklicznie – bez logowania do systemu, bez ręcznego pobierania plików XML. Konfiguracja raz, potem działa w tle, kiedy Ty gotujesz i obsługujesz klientów.
-
1
Wgraj certyfikat KSeF
W panelu dodaj plik
.p12lub.pfx– ten sam, którego używasz do logowania w KSeF. Certyfikat szyfrujemy AES-256-GCM kluczem generowanym osobno dla każdego użytkownika i przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej (OVH). Wgrywasz go raz. -
2
Ustaw harmonogram synchronizacji
Wybierz, jak często system ma sprawdzać KSeF po nowe faktury: co 24 h (plan Solo), co 6 h (Firma), co 2 h (Grupa) lub co 15 min (Biuro). Limit API KSeF (~60 faktur/h na NIP) jest respektowany automatycznie – żadna faktura nie przepada.
-
3
Faktury trafiają do Google Sheets lub Excela
Każda faktura kosztowa pojawia się jako osobny wiersz: data, kontrahent (nazwa + NIP), numer KSeF, kwota netto, VAT, brutto. 80 faktur miesięcznie = 80 wierszy, pojawiających się stopniowo przez cały miesiąc, nie jednorazowo na końcu.
-
4
Słownik NIP → kategoria nadaje etykiety
W zakładce „Słownik" arkusza tworzysz tabelę: NIP → kategoria (Składniki / Opakowania / Prowizja Glovo itd.). Formuła
=IFERROR(VLOOKUP(C2;Slownik!A:B;2;FALSE);"DO KATEGORYZACJI")automatycznie etykietuje każdą nową fakturę.
W gastronomii nikt nie ma czasu na logowanie do portali w ciągu dnia. KSeF Import robi tę pracę w nocy – kiedy śpisz, faktury już są w arkuszu na następny dzień.
Tabela: NIP kontrahenta → kategoria kosztu
Poniżej przykładowy słownik dla typowej pizzerii z aktywnym delivery. Tworzysz go raz w zakładce „Słownik" arkusza – potem formuła VLOOKUP każdą fakturę kategoryzuje automatycznie.
| Kontrahent | Kategoria w arkuszu | Rytm faktur |
|---|---|---|
| Hurtownia mąki i nabiału | Składniki | 2–3/tydz. |
| Dystrybutor wędlin i sera | Składniki | 1–2/tydz. |
| Makro / Selgros | Składniki | nieregularnie |
| Dostawca kartonów do pizzy | Opakowania | 1–2/mies. |
| Dostawca kubków i sztućców jednorazowych | Opakowania | 1–2/mies. |
| Glovo Poland Sp. z o.o. | Prowizja delivery – Glovo | 1–2/mies. |
| Uber Eats Polska | Prowizja delivery – Uber Eats | 1–2/mies. |
| Pyszne.pl (Just Eat) | Prowizja delivery – Pyszne.pl | 1–2/mies. |
| PGE / Tauron | Media | miesięcznie |
| Serwis pieca do pizzy | Utrzymanie sprzętu | sporadycznie |
Po skonfigurowaniu słownika formuła SUMIFS daje zestawienie: Składniki 38 000 zł, Opakowania 12 000 zł, Prowizja Glovo 18 000 zł, Prowizja Uber Eats 9 000 zł, Prowizja Pyszne.pl 3 000 zł. Widzisz od razu, że prowizje delivery + opakowania = 30 000 zł miesięcznie – więcej niż koszty składników dla tego samego kanału.
Pizzeria z 800 zamówieniami delivery miesięcznie wydaje na opakowania (kartony, kubki, sztućce, torebki, serwetki) 2 100–3 100 zł/mies. – czyli 2,7–3,9% przychodu z delivery. To tyle co rata leasingu na urządzenie kuchenne. Bez faktur z KSeF ten koszt łatwo wrzucić do kategorii „różne" i nie kontrolować.
Rentowność per kanał: na miejscu vs. Glovo vs. Pyszne.pl
Mając pełny obraz kosztów podzielonych na kategorie, budujesz w arkuszu prostą tabelę rentowności per kanał. Wystarczy znać przychody per kanał z systemu kasowego lub raportów platform.
| Pozycja | Na miejscu / odbiór | Glovo (30%) | Pyszne.pl (15%) |
|---|---|---|---|
| Cena sprzedaży (PLN netto) | 28,46 | 28,46 | 28,46 |
| Składniki | −7,50 | −7,50 | −7,50 |
| Opakowanie (karton + torebka) | – | −2,90 | −2,90 |
| Prowizja platformy | – | −8,54 | −4,27 |
| Marża po kosztach zmiennych | 20,96 zł | 9,52 zł | 13,79 zł |
| Marża % od ceny sprzedaży | 73,7% | 33,5% | 48,5% |
Ta tabela pokazuje wprost: pizza sprzedana przez Glovo ma marżę po kosztach zmiennych ponad dwa razy niższą niż ta sama pizza na miejscu. To nie jest argument, żeby wyjść z Glovo – to argument, żeby podjąć świadomą decyzję.
- Czy cena na platformach powinna być wyższa o 20–25%?
- Czy warto negocjować prowizję przy odpowiednio dużym wolumenie?
- Czy niektóre pozycje menu są nieopłacalne w dostawie i trzeba je usunąć z menu delivery?
- Czy opakowania przekraczają 3,5% przychodu delivery i można negocjować rabat ilościowy z dostawcą kartonów?
Bez danych z KSeF te decyzje podejmujesz na wyczucie. Z danymi – masz twarde liczby na stole. Podobną analizę kosztów dla pełnej restauracji opisujemy w artykule Food Cost w restauracji z faktur KSeF. Gdy chcesz rozdzielić prowizje delivery od sprzedaży na miejscu w jednym miejscu, prowadź osobny rejestr kosztów i sprzedaży z KSeF i zestawiaj obie strony pizzerii bez ręcznego przepisywania.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak. Od 2026 roku platformy delivery wystawiają faktury za prowizje w systemie KSeF. Trafiają one do Twojego rejestru obok faktur od hurtowni – możesz je pobierać automatycznie razem z innymi fakturami kosztowymi.
Prowizje platform delivery są negocjowane indywidualnie i zmieniają się w czasie. Typowe stawki to 25–32% dla Glovo, ok. 30% dla Uber Eats i 13–15% dla Pyszne.pl. Dokładne kwoty widać w fakturach od platform w KSeF.
Tworzysz zakładkę Slownik z dwiema kolumnami: NIP kontrahenta i kategoria. Dla Glovo Poland wpisujesz Prowizja delivery – Glovo, dla Uber Eats – Prowizja delivery – Uber Eats. Formuła VLOOKUP automatycznie nadaje etykietę każdej nowej fakturze pobranej z KSeF.
Zależy od planu: co 24 h (Solo), co 6 h (Firma), co 2 h (Grupa) lub co 15 min (Biuro). Limit API KSeF (~60 faktur/h na NIP) jest respektowany automatycznie przez KSeF Import, który pobiera faktury partiami w tle.
Nie. Wgrywasz certyfikat raz do panelu KSeF Import, a potem system sam loguje się do KSeF w Twoim imieniu o ustalonej porze. Nie musisz nic klikać przy każdej synchronizacji.
Eksport do Google Sheets i do Excela jest dostępny w planach Firma, Grupa i Biuro. Siedmiodniowy okres próbny daje pełny dostęp do limitów planu Biuro – do 20 NIP-ów, bez limitu faktur, synchronizacja co 15 min.
Specjalistka ds. KSeF w zespole redakcyjnym KSeF Import. Pisze o eksporcie faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do arkuszy i rozliczaniu kosztów.