Czy notę księgową trzeba wystawić przez KSeF?
Nie. Nota księgowa (odsetkowa, obciążeniowa, uznaniowa) nie jest fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, więc nie podlega obowiązkowi KSeF – ani przy wystawianiu, ani przy odbieraniu. Wystawiasz ją tak jak dotychczas, poza systemem, i sam dopisujesz do swojej ewidencji.
- Nota księgowa nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT – nie dokumentuje dostawy towarów ani świadczenia usług, więc obowiązek KSeF jej nie dotyczy.
- Najczęstsze typy: nota odsetkowa (opóźniona płatność), nota obciążeniowa (kara umowna, odszkodowanie), nota uznaniowa (rabat pośredni, korekta rozliczeń).
- To zupełnie inny dokument niż nota korygująca – tę zniesiono od 1 lutego 2026 r., dla wszystkich podatników jednocześnie, bo dotyczyła poprawek na fakturze, nie rozliczeń poza VAT.
- KSeF Import pobiera z systemu MF wyłącznie faktury ustrukturyzowane – nota księgowa nigdy się tam nie pojawi, niezależnie od narzędzia, którego używasz.
- Notę musisz dopisać do swojej ewidencji ręcznie, poza automatycznym eksportem – inaczej rejestr kosztów lub przychodów nie zgodzi się z rzeczywistością przy zamknięciu miesiąca.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEWystawiłeś kontrahentowi notę odsetkową za spóźnioną płatność albo dostałeś notę obciążeniową za uszkodzoną przesyłkę – i szukasz jej w tabeli faktur z KSeF Import. Nie znajdziesz, bo nota tam nigdy nie trafi.
Tabela faktur sprzedażowych i kosztowych z KSeF Import pokazuje komplet dokumentów faktycznie zarejestrowanych w systemie MF. Dzięki temu wiesz od razu, że noty w niej nie ma – bo dokument nigdy nie przeszedł przez KSeF, nie dlatego, że synchronizacja go pominęła.
Łączysz automatyczny eksport faktur z KSeF Import z notami dopisanymi ręcznie do własnej ewidencji – rejestr kosztów i przychodów zgadza się z rzeczywistością, a księgowa nie musi dopytywać, czego brakuje.
Czym jest nota księgowa i dlaczego nie przechodzi przez KSeF
Nota księgowa to dokument rozliczeniowy dokumentujący zdarzenie, które nie podlega opodatkowaniu VAT – np. naliczenie odsetek za zwłokę, obciążenie kontrahenta karą umowną lub odszkodowaniem, albo rozliczenie rabatu pośredniego między producentem a finalnym nabywcą. W przeciwieństwie do faktury nie dokumentuje dostawy towarów ani świadczenia usługi opodatkowanej. Uwaga: zwrot kosztów przesyłki czy opakowania towaru, który sam sprzedajesz, do noty już nie należy – takie koszty wchodzą do podstawy opodatkowania VAT (art. 29a ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT) i muszą trafić na fakturę, a nie na notę.
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT fakturą jest dokument w postaci papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi. Fakturę wystawia się dla udokumentowania sprzedaży (art. 106b ustawy o VAT) – czynności opodatkowanej. Nota nie dokumentuje takiej czynności, więc obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT) jej po prostu nie obejmuje. Zasady wystawiania not wynikają z ustawy o rachunkowości, nie z przepisów o VAT.
Krajowy System e-Faktur obejmuje wyłącznie dokumenty spełniające ustawową definicję faktury. Nota odsetkowa, obciążeniowa czy uznaniowa zostaje poza systemem – wystawiasz i przekazujesz ją tak jak przed wejściem obligatoryjnego KSeF, papierowo lub mailem.
Najczęstsze rodzaje not księgowych w praktyce firmowej
W codziennej pracy księgowej najczęściej spotkasz trzy typy not oraz jeden dokument, z którym łatwo je pomylić – fakturę korygującą. Poniższa tabela porządkuje, kiedy który dokument wchodzi w grę i czy dotyczy VAT.
| Dokument | Kiedy się pojawia | Czy dotyczy VAT | Czy przez KSeF |
|---|---|---|---|
| Nota odsetkowa | Opóźniona płatność za fakturę | Nie – odsetki nie podlegają VAT | Nie |
| Nota obciążeniowa | Kara umowna, odszkodowanie (np. za uszkodzoną przesyłkę) | Nie | Nie |
| Nota uznaniowa | Rabat pośredni od producenta, korekta rozliczeń między stronami | Zwykle nie | Nie |
| Faktura korygująca | Błąd w kwocie, stawce VAT lub innych danych na fakturze z KSeF | Tak | Tak – obowiązkowo |
Notę księgową łatwo pomylić z notą korygującą – to jednak dwa różne dokumenty. Nota korygująca poprawiała dane formalne na fakturze (np. błędną nazwę nabywcy), ale od 1 lutego 2026 r. przestała istnieć – ustawodawca uchylił art. 106k ustawy o VAT dla wszystkich podatników jednocześnie, niezależnie od tego, kiedy dana firma sama weszła do obowiązkowego KSeF (1 lutego czy 1 kwietnia 2026 r.). Każdą taką poprawkę wystawia teraz sprzedawca jako fakturę korygującą. Nota księgowa opisana w tym artykule to zupełnie inna kategoria – dotyczy rozliczeń poza VAT i nigdy nie wymagała ani nie wymaga KSeF.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Dlaczego nota księgowa nie pojawi się w eksporcie z KSeF Import
KSeF Import synchronizuje się z API Krajowego Systemu e-Faktur i pobiera wyłącznie dokumenty faktycznie zarejestrowane w systemie MF – faktury sprzedażowe, kosztowe i korygujące z przypisanym numerem KSeF. Nota księgowa nigdy tam nie trafia, więc żadna integracja z KSeF – nie tylko KSeF Import – nie jest w stanie jej pobrać. To nie ograniczenie narzędzia, tylko konsekwencja przepisów.
- W tabeli faktur kosztowych i sprzedażowych zobaczysz komplet dokumentów z systemu MF, ale bez not księgowych – ich tam po prostu nie ma.
- Numer KSeF dotyczy wyłącznie faktur ustrukturyzowanych – nota nie dostaje numeru KSeF i nie ma go czego szukać.
- Eksport do Arkuszy Google (Solo) lub Excela i CSV (Firma i wyższe) obejmuje to, co pobrano z KSeF – notę dopisujesz do arkusza lub programu księgowego osobno.
- Jeśli nota dotyczy konkretnej faktury z KSeF (np. odsetki za jej opóźnioną płatność), warto powiązać oba dokumenty po numerze faktury pierwotnej we własnej ewidencji.
W module faktury sprzedażowe i kosztowe z KSeF masz od razu rozdzielone dwie ewidencje z automatycznym typowaniem dokumentów pobranych z systemu MF – to punkt odniesienia, względem którego łatwo zauważyć, że noty w eksporcie brakuje, bo nigdy tam nie miała trafić. Resztę, czyli same noty, prowadzisz równolegle w swojej dokumentacji rachunkowej.
Nawet gdyby dostawca oprogramowania księgowego zapewniał inaczej, nota księgowa nie ma technicznej możliwości trafić do KSeF – system MF nie przewiduje dla niej żadnego formatu ani numeracji. Jeśli w Twojej ewidencji brakuje noty, przyczyną jest to, że nigdy nie przeszła przez system – nie błąd synchronizacji.
Jak rozliczyć notę księgową obok faktur z KSeF – krok po kroku
Nota wymaga tego samego rygoru co dawniej – zmienia się tylko kontekst, bo obok niej w firmie funkcjonuje już komplet faktur zsynchronizowanych automatycznie. Poniższe kroki pomagają utrzymać spójność obu strumieni dokumentów.
-
1
Potwierdź, że to nota, nie faktura
Sprawdź, czy dokument dotyczy zdarzenia poza VAT (odsetki, kara umowna, rabat pośredni). Jeśli koryguje kwotę lub stawkę VAT na wcześniejszej fakturze – to nie nota, tylko sprawa dla sprzedawcy i faktury korygującej przez KSeF.
-
2
Zaksięguj notę jako dowód księgowy
Nota księgowa jest dowodem księgowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości, nie faktury – księgujesz ją na właściwe konta (np. przychody/koszty finansowe dla odsetek) niezależnie od rejestru VAT.
-
3
Dopisz notę do własnej ewidencji ręcznie
Skoro nota nie wejdzie do eksportu z KSeF, dodaj ją do arkusza lub programu księgowego osobno. Jeśli dotyczy konkretnej faktury z KSeF, zanotuj numer KSeF faktury pierwotnej – ułatwia to późniejsze uzgodnienie.
-
4
Zachowaj notę i dowód doręczenia poza systemem KSeF
KSeF nie archiwizuje not, więc odpowiedzialność za przechowywanie dokumentu (zgodnie z terminami z ustawy o rachunkowości) spoczywa w całości na Tobie – tak jak przed 2026 r.
-
5
Uzgodnij z księgową przy zamknięciu miesiąca
Przy zamknięciu porównaj listę wystawionych i otrzymanych not z zapisami księgowymi – to jedyny moment kontrolny, bo automatyczna synchronizacja z KSeF ich nie obejmuje.
Gdy nota dotyczy konkretnej faktury z KSeF (np. odsetki za jej opóźnioną zapłatę), dopisz odniesienie do niej we własnej kolumnie „Notatka" obok wiersza tej faktury w arkuszu, do którego KSeF Import eksportuje dane – tak jak opisano w artykule o dopisywaniu własnego opisu kosztowego do faktury. Samo księgowanie noty i tak przeprowadzasz osobno – ta notatka tylko ułatwi odnalezienie kontekstu miesiąc później.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie. Nota księgowa nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc nie podlega obowiązkowi KSeF – ani przy wystawianiu, ani przy odbieraniu. Wystawiasz ją tak jak dotychczas, poza systemem.
Nota księgowa (odsetkowa, obciążeniowa, uznaniowa) dokumentuje zdarzenia niepodlegające VAT, np. odsetki za zwłokę czy karę umowną. Nota korygująca dotyczyła poprawek formalnych na fakturze i od 1 lutego 2026 r. przestała istnieć jako instrument prawny – dla wszystkich podatników jednocześnie, niezależnie od tego, kiedy dana firma weszła do obowiązkowego KSeF – szczegóły w artykule o nocie korygującej.
Nie. KSeF Import pobiera z systemu MF wyłącznie faktury ustrukturyzowane z numerem KSeF. Nota nigdy nie trafia do KSeF, więc żadna integracja – nie tylko KSeF Import – nie jest w stanie jej stamtąd pobrać.
Zaksięguj notę jako samodzielny dowód księgowy na właściwe konto (np. przychody lub koszty finansowe), a w swojej ewidencji zanotuj numer KSeF faktury, której dotyczy – ułatwi to uzgodnienie przy zamknięciu miesiąca.
Nie. Numer KSeF przypisywany jest wyłącznie fakturom ustrukturyzowanym zarejestrowanym w systemie MF. Notę numerujesz we własnej, wewnętrznej numeracji firmy – tak jak przed wejściem obligatoryjnego KSeF.
Jeśli błąd dotyczy kwoty netto lub stawki VAT, wymagana jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę przez KSeF – nota księgowa jej nie zastąpi i nie daje podstawy do korekty rozliczenia VAT. Notę można wystawić wyłącznie dla zdarzeń rzeczywiście niepodlegających VAT.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).
- Ustawa o VAT – art. 2 pkt 31 (definicja faktury) i art. 106ga ust. 1 (obowiązek KSeF), Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 ze zm.
- Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF – Krajowy System e-Faktur (ksef.podatki.gov.pl, 2026)
- Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne – Krajowy System e-Faktur (ksef.podatki.gov.pl, 2026)
- Obowiązkowy KSeF odroczony do 1 lutego 2026 r. – Ministerstwo Finansów (gov.pl/web/finanse, 2025)
- Noty obciążeniowe a KSeF – Prawo.pl (2026)