Czy w księdze przychodów i rozchodów trzeba wpisywać numer KSeF?
Tak, ale tylko przy fakturach wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur. Od 1 stycznia 2026 r. nowy wzór PKPiR ma kolumnę 3 „numer identyfikujący fakturę w KSeF” – wpisujesz w niej 35-znakowy numer nadany przez system, a dotychczasowy numer własny dowodu księgowego przesuwa się do kolumny 4. Faktura wystawiona poza KSeF (np. od małego dostawcy w ramach limitu 10 000 zł brutto w skali miesiąca) zostawia kolumnę 3 pustą.
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. wprowadza nowy wzór PKPiR z 19 kolumnami (poprzednio 17), obowiązujący od 1 stycznia 2026 r.
- Kolumna 3 to teraz numer identyfikujący fakturę w KSeF – dotychczasowa kolumna 3 (numer dowodu księgowego) przesunęła się do kolumny 4.
- Dotyczy zarówno faktur sprzedażowych, jak i kosztowych wystawionych w KSeF – dla dokumentów spoza systemu kolumna 3 zostaje pusta.
- To osobna sprawa niż elektroniczne przesyłanie samej księgi (JPK_PKPIR) do urzędu – ten obowiązek rusza etapami od 2026 i 2027 r., z pierwszym terminem wysyłki 30 kwietnia 2027 r.
- KSeF Import eksportuje „Numer KSeF” jako osobną kolumnę przy każdej fakturze kosztowej i sprzedażowej, więc przepisujesz go do księgi z arkusza, zamiast szukać w portalu MF fakturę po fakturze.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEKsięgowi i przedsiębiorcy prowadzący PKPiR ręcznie wpisywali numer własny faktury w kolumnie 3 od lat – od stycznia 2026 r. to pole zajmuje numer KSeF, którego na samej fakturze nie zawsze łatwo znaleźć, więc trzeba go doszukiwać osobno w portalu KSeF.
KSeF Import eksportuje numer KSeF jako osobną kolumnę w eksporcie faktur kosztowych i sprzedażowych, więc masz go razem z pozostałymi danymi faktury, zamiast wyszukiwać go w portalu KSeF fakturę po fakturze.
Zamiast otwierać portal KSeF przy każdym wpisie do księgi, przepisujesz numer KSeF z jednego arkusza, który KSeF Import aktualizuje po każdej synchronizacji.
Co się zmieniło w PKPiR od 1 stycznia 2026 r.
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wprowadza ono nowy wzór księgi – 19 kolumn zamiast dotychczasowych 17, a zmiana wynika wprost z obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur.
Najważniejsza zmiana dotyczy numeracji dowodów księgowych. Kolumna 3 nowego wzoru to „numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur” – wpisujesz w niej numer KSeF, jeżeli faktura została wystawiona przy użyciu tego systemu. Dotychczasowy numer własny dowodu księgowego (np. FV/001/06/2026) nie znika – po prostu przesuwa się o jedno miejsce, do kolumny 4.
Numer KSeF nie zastępuje numeru własnego faktury – wpisujesz oba, każdy w swojej kolumnie. Kolumna 3 łączy zapis w księdze z konkretną e-fakturą w KSeF, co pozwala urzędowi skarbowemu na automatyczne zestawienie księgi z danymi w systemie.
Kiedy kolumna 3 jest wypełniona, a kiedy zostaje pusta
Obowiązek dotyczy zarówno faktur sprzedażowych, jak i kosztowych – o ile faktura rzeczywiście przeszła przez KSeF. Poniższa tabela pokazuje najczęstsze sytuacje.
| Sytuacja | Kolumna 3 (numer KSeF) | Kolumna 4 (numer własny) |
|---|---|---|
| Faktura kosztowa lub sprzedażowa wystawiona w KSeF | Wypełniona – 35-znakowy numer z systemu | Wypełniona jak dotychczas |
| Faktura od małego dostawcy poza KSeF (limit 10 000 zł) | Pusta – brak numeru KSeF | Wypełniona |
| Faktura od kontrahenta zagranicznego bez siedziby w Polsce | Pusta – dokument nie przechodzi przez KSeF | Wypełniona |
| Paragon z NIP do 450 zł brutto (faktura uproszczona) | Pusta – poza KSeF do końca 2026 r. | Wypełniona |
Innymi słowy: pustej kolumny 3 nie traktujesz jako błędu – to sygnał, że dokument formalnie nie przeszedł przez system. Jeśli szukasz konkretnie dokumentów, które w KSeF nie istnieją, sprawdź osobny artykuł o fakturach poza KSeF od małego dostawcy.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
JPK_PKPIR – elektroniczne przesyłanie księgi do urzędu
Wypełnianie kolumny 3 w samej księdze to jedno; osobnym obowiązkiem jest przesyłanie księgi w formie elektronicznej (JPK_PKPIR, część większej struktury JPK_PD) do urzędu skarbowego. Ten obowiązek rusza etapami, według statusu podatnika w VAT.
-
1
Podatnicy PIT rozliczający VAT miesięcznie
Podatnicy na zasadach ogólnych lub liniowym podatku PIT prowadzący PKPiR, którzy przesyłają miesięczny JPK_V7M, prowadzą księgę wg nowego wzoru od 1 stycznia 2026 r. Pierwszy plik JPK_PKPIR za rok 2026 wysyłają do 30 kwietnia 2027 r. (ryczałtowcy prowadzą odrębną ewidencję przychodów i wysyłają JPK_EWP, nie JPK_PKPIR).
-
2
Pozostali podatnicy PIT
Podatnicy zwolnieni z VAT lub rozliczający się kwartalnie (JPK_V7K) prowadzą księgę wg nowego wzoru – z kolumną 3 – tak samo od 1 stycznia 2026 r. Etapowanie dotyczy wyłącznie elektronicznej wysyłki: do obowiązku przesyłania pliku JPK_PKPIR dołączają dopiero od 1 stycznia 2027 r., a pierwszy plik za rok 2027 wysyłają do 30 kwietnia 2028 r.
Wysyłka JPK_PKPIR działa równolegle do dotychczasowych obowiązków – nie zwalnia ze złożenia zeznania PIT-36 lub PIT-36L. To dodatkowy plik do przekazania fiskusowi, nie zamiennik deklaracji.
Jak wyciągnąć numer KSeF z KSeF Import pod kolumnę 3
KSeF Import eksportuje numer KSeF jako osobną, konfigurowalną kolumnę – oddzielnie dla faktur kosztowych i sprzedażowych. Zamiast otwierać portal KSeF przy każdym wpisie do księgi, masz numer gotowy w tym samym wierszu co pozostałe dane faktury. Pełny zestaw dostępnych pól znajdziesz w konfiguracji pól eksportu faktur z KSeF.
- W planie Solo eksportujesz numer KSeF do Arkusza Google – wystarczy do ręcznego przepisywania do kolumny 3 przy księgowaniu.
- Od planu Firma dodatkowo eksportujesz do Excela i CSV, co ułatwia import kolumny wprost do programu księgowego prowadzącego KPiR.
- Synchronizacja domyka na bieżąco ostatnie 90 dni, więc regularny eksport (np. przy każdym księgowaniu) stopniowo buduje komplet numerów KSeF bez ręcznego przeszukiwania portalu MF.
- Kolumnę „Numer KSeF” włączasz raz w konfiguracji układu – kolejne eksporty korzystają z tego samego szablonu.
Pierwsza synchronizacja po podłączeniu certyfikatu obejmuje ostatnie 90 dni. Jeśli do księgi potrzebujesz numeru KSeF starszej faktury, doszukasz go bezpośrednio w portalu KSeF – Ministerstwo Finansów przechowuje dokumenty przez 10 lat.
Ceny poszczególnych planów, w tym progi liczby faktur i NIP-ów, znajdziesz na stronie cennika.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Nie przy każdej – tylko przy fakturach faktycznie wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur. Faktura, która formalnie nie przeszła przez KSeF (np. od małego dostawcy poniżej limitu albo od kontrahenta zagranicznego), zostawia kolumnę 3 pustą.
Od 1 stycznia 2026 r., zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Tak. Numer własny dowodu księgowego (np. FV/001/06/2026) nie znika – w nowym wzorze księgi wpisujesz go w kolumnie 4, obok numeru KSeF w kolumnie 3.
Podatnicy PIT rozliczający VAT miesięcznie (JPK_V7M) wysyłają pierwszy plik za rok 2026 do 30 kwietnia 2027 r. Pozostali podatnicy PIT (zwolnieni z VAT lub rozliczający się kwartalnie) dołączają rok później – pierwszy plik za rok 2027 do 30 kwietnia 2028 r.
Nie. Obowiązek przesyłania JPK_PKPIR funkcjonuje równolegle do dotychczasowych zeznań PIT-36 lub PIT-36L, nie zamiast nich.
Tak. W konfiguracji pól ustawiasz osobny układ kolumn dla faktur kosztowych i sprzedażowych, a w obu włączasz kolumnę „Numer KSeF”.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299)
- PKPiR 2026 – nowe rozporządzenie: ujednolicenie terminów księgowania, dodatkowe kolumny do KSeF (Infor.pl)
- Numer w KSeF a numer w KPiR (JPKinfo)
- Obowiązek przesyłania pliku JPK KPiR od 2026 – kogo i kiedy dotyczy (poradnikprzedsiebiorcy.pl)
- Rozporządzenie KPiR – co się zmienia w przepisach (Symfonia)
- Serwis o podatkach – JPK_PD (Ministerstwo Finansów)
- Ustawa o VAT – art. 145m i art. 145n (limit 10 000 zł brutto miesięcznie dla faktur poza KSeF)
- Ustawa o VAT – art. 106e ust. 5 pkt 3 (faktura uproszczona, limit 450 zł)
- KSeF – Krajowy System e-Faktur (Ministerstwo Finansów)