Czy faktura wysłana przez PEF trafia do KSeF?
Tak. Po integracji PEF z KSeF (obowiązującej od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych) faktura za zamówienie publiczne wysłana przez PEF trafia do KSeF, po pozytywnej walidacji dostaje zwykły numer KSeF i staje się widoczna w eksporcie z KSeF Import na równi z każdą inną fakturą sprzedażową.
- PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) to osobny system do zamówień publicznych, ale od integracji z KSeF faktura wysłana przez PEF i tak trafia do KSeF.
- Po pozytywnej walidacji faktura B2G dostaje zwykły numer KSeF – dopiero wtedy jest uznana za fakturę ustrukturyzowaną.
- Integracja PEF z KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych – tak samo jak reszta obowiązkowego KSeF.
- KSeF Import eksportuje taką fakturę razem z resztą sprzedaży, do tej samej tabeli – bez ręcznego dopisywania zamówień publicznych.
- Dopóki faktura nie ma numeru KSeF, eksport jej nie obejmuje – warto to sprawdzić, gdy sprzedaż dla urzędu „nie zgadza się” z rejestrem.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWERealizujesz zamówienie publiczne i fakturę wysyłasz przez PEF do zamawiającego – nie wiadomo, czy ta sprzedaż w ogóle trafi do automatycznego eksportu, czy trzeba ją dopisywać do rejestru ręcznie.
Od integracji obu systemów faktura B2G wysłana przez PEF trafia do KSeF i po pozytywnej walidacji dostaje zwykły numer KSeF – KSeF Import widzi ją tak samo jak każdą inną fakturę sprzedażową.
Sprzedaż dla urzędu i dla firmy prywatnej ląduje w tej samej tabeli sprzedażowej z numerem KSeF – bez osobnej ewidencji zamówień publicznych i bez ręcznego doklejania faktur do eksportu.
PEF i KSeF – dwa systemy, jeden cel
Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to system do wymiany faktur ustrukturyzowanych i dokumentów towarzyszących między wykonawcami a podmiotami administracji publicznej w zamówieniach publicznych – działa niezależnie od KSeF i od lat jest obowiązkowym kanałem po stronie zamawiających. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to z kolei ogólny system fakturowania dla podatników VAT, obejmujący obowiązkowo relacje B2B, a od integracji z PEF – także B2G; faktury dla konsumentów (B2C) trafiają do KSeF tylko na żądanie nabywcy.
To dwa różne systemy z różną historią, ale w zakresie faktur ustrukturyzowanych za zamówienia publiczne są ze sobą zintegrowane – PEF poza fakturą obsługuje też inne dokumenty (np. zamówienie, potwierdzenie odbioru), więc jego rola się nie kończy. Szczegóły relacji między nimi opisuje oficjalny portal PEF – sekcja „PEF a KSeF”.
PEF pozostaje kanałem, którym faktura fizycznie trafia do zamawiającego. KSeF pozostaje jedynym rejestrem, który nadaje numer KSeF i decyduje, czy dokument liczy się jako faktura ustrukturyzowana.
Jak działa integracja PEF z KSeF
Obowiązkowy KSeF obejmuje też relacje B2G – zgodnie z zakresem obowiązkowego KSeF publikowanym przez Ministerstwo Finansów, od 1 lutego 2026 r. dotyczy to największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców realizujących zamówienia publiczne. Pełny harmonogram (łącznie z najmniejszymi podatnikami od 1 stycznia 2027 r.) opisuje harmonogram wdrożenia KSeF.
Mechanizm jest prosty do zapamiętania: fakturę nadal wysyłasz przez PEF do zamawiającego, ale system PEF przekazuje ją do KSeF. Dopiero po pozytywnej walidacji dokument dostaje zwykły numer KSeF i od tego momentu jest uznany za fakturę ustrukturyzowaną, dostępną kontrahentowi – opisuje to szczegółowo analiza „PEF i KSeF – czy faktury trzeba będzie wysyłać podwójnie” (CRIDO).
| Cecha | PEF | KSeF |
|---|---|---|
| Rola | Kanał wysyłki faktury do zamawiającego publicznego | Centralny rejestr faktur ustrukturyzowanych |
| Dla kogo | Wykonawcy zamówień publicznych i jednostki administracji | Wszyscy podatnicy VAT (B2B, B2C, B2G) |
| Co nadaje | Potwierdzenie doręczenia dokumentu zamawiającemu | Numer KSeF – dopiero on czyni fakturę ustrukturyzowaną |
| Co widzi KSeF Import | Nic bezpośrednio – to inny system | Fakturę z numerem KSeF, gdy trafi z PEF do KSeF |
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Co to znaczy dla Twojego eksportu sprzedaży
Skoro faktura z PEF dostaje zwykły numer KSeF, KSeF Import łączy się z API KSeF Twoim certyfikatem i pobiera ją dokładnie tak samo jak fakturę wystawioną wprost w KSeF – trafia do tej samej tabeli faktur sprzedażowych i kosztowych z KSeF, z tymi samymi kolumnami (numer KSeF, NIP zamawiającego, kwoty, stawki VAT). Nie zakładasz osobnej ewidencji zamówień publicznych.
-
1
Wystaw i wyślij fakturę przez PEF
Jak dotychczas – proces po stronie PEF się nie zmienia.
-
2
Poczekaj na numer KSeF
PEF przekazuje dokument do KSeF; po pozytywnej walidacji system nadaje numer automatycznie, bez dodatkowego działania z Twojej strony.
-
3
Synchronizacja w KSeF Import
Przy najbliższej synchronizacji (interwał zależny od planu) faktura pojawia się w tabeli sprzedażowej – bez dodatkowej konfiguracji.
-
4
Eksport jak zawsze
Faktura wychodzi w tym samym eksporcie co reszta sprzedaży z danego okresu – w Arkuszu Google (Solo) albo w Excelu, CSV lub PDF (Firma i wyżej), zależnie od planu.
Częstotliwość synchronizacji zależy od planu – 24 godziny w Solo, 6 godzin w Firmie, 2 godziny w Grupie i 15 minut w Biurze. Jeśli chcesz zobaczyć fakturę od razu po nadaniu numeru, zamiast czekać na najbliższy cykl, uruchamiasz ręczną synchronizację z panelu.
Na co uważać przy fakturach z zamówień publicznych
Kilka sytuacji, w których faktura z PEF nie pojawi się w eksporcie od razu – albo wcale, dopóki nie zostanie poprawiona.
- Dokument bez numeru KSeF nie jest jeszcze fakturą ustrukturyzowaną – dopóki walidacja w KSeF się nie zakończy, eksport go nie obejmie.
- Błąd walidacji po stronie KSeF (np. niezgodny NIP zamawiającego) wstrzymuje nadanie numeru – sprawdź status w PEF, popraw dokument i wyślij ponownie.
- Jeżeli certyfikat lub token w KSeF Import ma zakres ograniczony tylko do faktur kosztowych, faktury sprzedażowe (w tym te z PEF) nie zsynchronizują się w ogóle – zakres uprawnień sprawdzasz w panelu KSeF.
Nowa ewidencja JPK_V7 wymaga numeru KSeF nadanego po walidacji – nie samego faktu wysłania faktury przez PEF – więc przy uzgadnianiu rejestru sprzedaży z JPK_V7 dopasowuj dokumenty po tym numerze, tak jak opisuje to artykuł o numerze KSeF w JPK_V7. W razie wątpliwości co do konkretnego przypadku skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Tak, to dwa niezależne logowania. Fakturę do zamawiającego nadal wysyłasz przez PEF jak dotychczas. KSeF Import synchronizuje się z KSeF (nie z PEF) na podstawie certyfikatu lub tokena dla Twojego NIP – pobiera fakturę dopiero, gdy ta ma już nadany numer KSeF.
Od momentu objęcia Cię obowiązkowym KSeF: 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców realizujących zamówienia publiczne. Wcześniej integracja mogła działać wyłącznie w trybie dobrowolnym, w zależności od gotowości systemów po obu stronach.
W tabeli sprzedażowej – to Ty jesteś wystawcą faktury dla zamawiającego. Obie tabele w KSeF Import rozdzielają się automatycznie na podstawie roli na dokumencie (czy Twój NIP figuruje na fakturze jako sprzedawca, czy jako nabywca), więc nie musisz nic przełączać ręcznie.
Sprawdź status dokumentu w PEF – najczęstsza przyczyna to błąd walidacji (np. nieprawidłowy NIP zamawiającego albo niekompletne dane pozycji). Dopóki numer KSeF nie zostanie nadany, dokument nie jest fakturą ustrukturyzowaną i eksport z KSeF Import go nie obejmie.
Nie – zgodnie z ustawą z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych zamawiający ma obowiązek odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne przesyłane w związku z realizacją zamówienia publicznego.
Nie. Jeśli certyfikat lub token ma uprawnienia do faktur sprzedażowych dla danego NIP, faktury z PEF synchronizują się automatycznie razem z resztą sprzedaży – bez dodatkowych ustawień.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).
- PEF a KSeF – oficjalny portal Platformy Elektronicznego Fakturowania
- Zakres obowiązkowego KSeF – KSeF (Krajowy System e-Faktur), Ministerstwo Finansów
- PEF i KSeF – czy faktury trzeba będzie wysyłać podwójnie? – CRIDO
- Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych (Dz.U. 2018 poz. 2191)