Dlaczego suma VAT z pozycji nie zgadza się z VAT na fakturze z KSeF?
Bo VAT w podsumowaniu faktury wynika zwykle z sumy wartości netto danej stawki (pola P_13_x i P_14_x), a nie jako suma VAT z pojedynczych pozycji. Wystawca może też podać VAT per pozycja i ustalić podatek jako ich sumę (art. 106e ust. 10 ustawy o VAT) – wtedy suma VAT z pozycji powinna się zgadzać z podsumowaniem (o ile wystawca podał VAT przy każdej pozycji). Zwykle 1–2 grosze różnicy wynikają z zaokrągleń; do księgowania przyjmij kwoty z podsumowania faktury (pola P_13 i P_14).
- W podsumowaniu FA(3) kwota podatku (pola P_14_x) jest podatkiem od sumy netto dla danej stawki. Wystawca może jednak ustalić ją jako sumę VAT z linii (art. 106e ust. 10).
- Kwota VAT przy pozycji (pole P_11Vat) jest opcjonalna – wystawca może ją podać albo pominąć, a wtedy kolumna w arkuszu jest pusta.
- Cena jednostkowa może mieć do 8 miejsc po przecinku, a kwoty w fakturze są podawane z dokładnością do 2 miejsc – stąd groszowe rozjazdy.
- Do rejestru VAT i uzgodnień użyj kwot z podsumowania faktury. Sumę z pozycji traktuj jako kontrolę merytoryczną, nie jako podstawę księgowania.
- Rozjazd rzędu groszy nie wymaga korekty do zera. Dopiero różnica większa niż kilka groszy powinna Cię skłonić do sprawdzenia stawki lub rabatu.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWESumujesz VAT z wierszy pozycji w arkuszu i wychodzi zwykle o 1–2 grosze inaczej niż na fakturze. Przy kilkudziesięciu fakturach w miesiącu taki rozjazd blokuje uzgodnienie i prowokuje niepotrzebne pytania do dostawcy.
KSeF Import zapisuje w tabeli faktur kwoty netto i VAT z podsumowania faktury, a w zakładce „… - Pozycje” w Arkuszach Google (plany Grupa i Biuro) – dane linii wprost z XML. Dzięki temu widzisz oba poziomy obok siebie i od razu wiesz, skąd bierze się różnica.
Księgujesz kwoty z poziomu faktury, a pozycje służą do analizy per towar i stawka. Zamiast kasować różnicę ręcznie przy każdej fakturze, ustalasz jedną regułę tolerancji w arkuszu.
Skąd bierze się groszowa różnica
Faktura w formacie FA(3) ma dwa poziomy kwot. Pierwszy to podsumowanie faktury: dla każdej stawki pole P_13_x z sumą wartości sprzedaży netto i pole P_14_x z kwotą podatku od tej sumy. Drugi to wiersze pozycji (FaWiersz) z wartością netto (P_11) i, opcjonalnie, kwotą VAT danej pozycji (P_11Vat).
Opis pola P_14_1 w broszurze Ministerstwa Finansów mówi o kwocie podatku od sumy wartości sprzedaży netto objętej daną stawką. Zgodnie z art. 106e ust. 10 ustawy o VAT podatnik może dodatkowo podać kwoty podatku przy poszczególnych pozycjach, a łączna kwota podatku może być wtedy ustalona przez ich podsumowanie.
Gdy dwie metody zaokrąglają inaczej, wynik różni się o grosz lub dwa. Pomaga w tym jeszcze jedna rzecz: cena jednostkowa (P_9A) może mieć do 8 miejsc po przecinku, a ilość (P_8B) do 6, natomiast kwoty w fakturze są podawane z dokładnością do 2 miejsc.
| Poziom | Pola FA(3) | Jak powstaje VAT |
|---|---|---|
| Podsumowanie faktury | P_13_x i P_14_x (po stawkach) | VAT od sumy netto dla stawki |
| Pozycja faktury | P_11, P_12, P_11Vat (opcjonalne) | VAT dla jednej linii, o ile wystawca go podał |
Struktura FA(3) i art. 106e ust. 10 dopuszczają zarówno podatek od sumy netto, jak i podsumowanie VAT z pozycji. Sam rozjazd rzędu groszy zwykle wynika z zaokrągleń, więc najpierw sprawdź, którą metodą liczył wystawca. Gdy różnica jest wyraźnie większa, sprawdź stawkę VAT, rabaty (pole P_10) oraz to, czy faktura nie jest korektą.
Przykład: trzy pozycje, jeden grosz różnicy
Załóżmy, że wystawca liczy VAT od sumy netto. Faktura ma trzy pozycje ze stawką 23%, o wartości netto 10,10 zł, 10,10 zł i 10,10 zł. Suma netto wynosi 30,30 zł, więc VAT od sumy to 6,97 zł (30,30 × 0,23 = 6,969, po zaokrągleniu matematycznym do 2 miejsc). Gdyby VAT liczyć osobno dla każdej linii, każda dałaby 2,32 zł (10,10 × 0,23 = 2,323), czyli razem 6,96 zł. Różnica to 1 grosz, a obie kwoty wynikają z poprawnego rachunku.
W takiej fakturze kwotą podatku jest wartość z podsumowania (6,97 zł) i zwykle to ją przyjmuje się do rejestru VAT. Przy istotnych rozbieżnościach wyjaśnij sprawę z wystawcą lub księgową. Suma z wierszy (6,96 zł) pokazuje tylko, jak wyglądałby rachunek liniowy.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Jak to wygląda w KSeF Import i co z tym zrobić
-
1
Weź kwoty z poziomu faktury
W tabeli faktur i w eksporcie kolumny Netto, VAT i Brutto pochodzą z podsumowania faktury (Netto i VAT to sumy pól P_13 i P_14 po stawkach, Brutto to pole P_15). To je wpisujesz do rejestru VAT.
-
2
Pozycje traktuj jako analizę
W zakładce „… - Pozycje” (plany z rozbiciem na pozycje – Grupa i Biuro) kolumna kwoty VAT to wartość z pola P_11Vat przepisana z XML. Jeśli wystawca jej nie podał, komórka jest pusta, więc sumowanie VAT z pozycji nie ma wtedy sensu.
-
3
Ustal tolerancję w arkuszu
Dodaj kolumnę kontrolną:
=ABS(suma_VAT_z_pozycji - VAT_faktury)i oznacz na czerwono wartości powyżej 0,05 zł (przy ok. 10 pozycjach błąd zaokrągleń może sięgnąć 5 groszy). Mniejsze rozjazdy ignorujesz, większe sprawdzasz. Przy fakturach z dużą liczbą pozycji różnica może być większa (w skrajnych przypadkach rośnie wraz z liczbą pozycji), więc w takim przypadku podnieś próg. -
4
Różnicę większą niż kilka groszy sprawdź ręcznie
Zwykle winne są: pozycja z inną stawką, rabat w polu P_10 albo faktura korygująca. Dopiero po tej analizie ma sens pytanie do dostawcy.
Co robi produkt, a co robisz Ty
- Produkt: pobiera fakturę z KSeF, zapisuje kwoty z podsumowania oraz dane linii wprost z XML i pokazuje je w tabeli oraz w arkuszu.
- Ty: decydujesz, że podstawą jest podsumowanie faktury, i dodajesz formułę tolerancji. Produkt nie przelicza ani nie koryguje kwot z faktury.
- Księgowa lub Ty: ostateczna kwalifikacja rozbieżności w rejestrze VAT pozostaje po Waszej stronie.
Przy uzgadnianiu rejestru z JPK_V7 groszowe rozjazdy często wynikają właśnie z sumowania po pozycjach. Opisujemy to w artykule o uzgadnianiu KSeF z JPK_V7 w Excelu.
Reguła na co dzień
Przyjmij kwoty z podsumowania faktury jako punkt wyjścia do księgowania, a pozycje traktuj jako kontrolę i analizę per towar i stawka. Ostateczną kwalifikację ustal z księgową. Jeśli chcesz mieć pozycje w osobnych wierszach z pełnym kompletem pól FA(3), zobacz stronę pozycje faktury z KSeF w osobnych wierszach.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
Kwota podatku w podsumowaniu faktury jest zwykle liczona od sumy wartości netto danej stawki (nie jako suma VAT z linii), chyba że wystawca podał VAT per pozycja i zsumował go zgodnie z art. 106e ust. 10. Zaokrąglenia przy każdej linii mogą dać zwykle 1–2 grosze różnicy.
Zwykle nie. Rozjazd rzędu groszy zwykle wynika z zaokrągleń przy dwóch dopuszczalnych metodach liczenia, więc najpierw sprawdź stawkę, rabat i rodzaj faktury. O ewentualnej korekcie zdecyduj z księgową.
Tę z podsumowania faktury (pola P_14 dla poszczególnych stawek). Sumę z pozycji traktuj jako kontrolę, szczególnie że kwota VAT przy pozycji jest polem opcjonalnym.
Bo pole P_11Vat jest opcjonalne i wystawca mógł go nie wypełnić. KSeF Import przepisuje wartość z XML, nie wylicza jej samodzielnie.
Nie. Pobiera dane z KSeF i prezentuje je bez zmian. Interpretację i księgowanie rozbieżności zostawia użytkownikowi lub biuru rachunkowemu.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).