Jak dodać wiele faktur zakupowych z KSeF naraz do programu księgowego?
Wiele faktur zakupowych z KSeF dodasz do programu naraz przez jeden eksport faktur kosztowych za wybrany okres do CSV lub Excela, wczytany importerem plików, o ile Twój program go ma. W części programów import z KSeF zapisuje faktury po jednej, więc plik zbiorczy bywa szybszą drogą – dane przygotowuje eksport, a zatwierdzasz je Ty.
- W części programów faktury kosztowe z KSeF trzeba sprawdzać i zapisywać po jednej – przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie to dużo klikania.
- Alternatywą jest zbiorczy plik CSV lub Excel za wybrany okres, wczytywany importerem dokumentów w programie (jeśli go ma).
- W eksporcie wybierasz okres, NIP i kolumny; układ pod wzór importu swojego programu dopasowujesz w arkuszu.
- Kolumna „Czy przetworzona?” to Twój własny znacznik – ustawiasz go ręcznie po wczytaniu pliku, a KSeF Import nie wie, co zaimportował Twój program.
- Ujęcie w ewidencji i kwalifikacja kosztów zostają po stronie Twojego programu i księgowej.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEGdy program wymaga zatwierdzania faktur z KSeF pojedynczo, miesięczny komplet oznacza tyle samo osobnych zapisów, ile dokumentów. Przykład: przy 80 fakturach kosztowych i około 30 sekundach na fakturę to ok. 40 minut samego klikania.
KSeF Import pobiera faktury z API KSeF i eksportuje wybrany okres do CSV lub Excela. Importer w programie może wczytać taki plik za jednym razem.
Przeglądasz gotową tabelę, poprawiasz wyjątki i wczytujesz komplet. Własny znacznik „przetworzona” pomaga pilnować, co już trafiło do programu.
Dlaczego część programów każe zapisywać faktury po jednej
Użytkownicy programów do fakturowania pytają na forach, jak dodać kilka faktur zakupowych z KSeF jako koszt naraz. W części programów masowy zapis nie jest dostępny i każdy dokument trzeba sprawdzić osobno. Powody bywają różne – m.in. dopasowanie kontrahenta do kartoteki, kwalifikacja kosztu albo stawki VAT na fakturze.
Zajrzyj do dokumentacji programu, czy ma import dokumentów z pliku CSV lub Excel. Jeśli tak, zbiorczy plik jest sensownym obejściem zapisu pojedynczego.
Eksport faktur z KSeF do pliku zbiorczego
KSeF Import pobiera faktury kosztowe z API KSeF certyfikatem. Na stronie Eksport wybierasz okres, NIP i typ (faktury kosztowe), a następnie kolumny. Eksport do CSV i Excela jest dostępny od planu Firma – szczegóły w eksporcie faktur z KSeF do Excela i CSV.
| Kolumna w eksporcie | Po co przy imporcie |
|---|---|
| Nr KSeF | Unikalny identyfikator – pomaga wykryć, że ta sama faktura została już wczytana |
| Nr faktury | Własny numer sprzedawcy, który program zwykle wymaga jako numer dokumentu |
| Data wystawienia | Zwykle mapowana na datę dokumentu zakupu – zależnie od programu możesz użyć innej daty |
| Sprzedawca (NIP i nazwa) | Dopasowanie do kartoteki kontrahentów, zwykle po NIP |
| Netto / VAT / Brutto | Kwoty do kontroli sum przed wczytaniem |
| Czy przetworzona? | Twój własny znacznik (Tak/Nie) – dodajesz go do pliku, żeby filtrować w arkuszu |
Wybierasz, które kolumny trafią do pliku; kolejność i nazwy pod wzór importu swojego programu dopasowujesz w arkuszu. Więcej w artykule o dopasowaniu kolumn do programu księgowego.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Wczytanie całego miesiąca – krok po kroku
-
1
Wybierz okres, NIP i typ
Na stronie Eksport ustaw okres, NIP i typ „faktury kosztowe”. Historia pobierania obejmuje ostatnie 90 dni, więc z eksportem nie czekaj zbyt długo.
-
2
Wybierz kolumny i pobierz plik
Dodaj kolumny z tabeli powyżej (w tym „Czy przetworzona?”, jeśli chcesz filtrować w arkuszu) i pobierz CSV lub Excel.
-
3
Dopasuj układ i sprawdź sumy
W arkuszu ułóż kolumny pod wzór importu programu i odfiltruj wiersze ze znacznikiem „Nie”. Zsumuj netto, VAT i brutto własną formułą i porównaj z zestawieniem dla tego samego zakresu – eksport dostarcza dane, nie podsumowania.
-
4
Wczytaj plik importerem programu
Wskaż plik w funkcji importu dokumentów zakupu. Program zgłosi pozycje wymagające decyzji, np. nowego kontrahenta.
-
5
Oznacz faktury jako przetworzone
W panelu oznacz wczytane faktury jako przetworzone (pojedynczo lub zbiorczo). To Twoja kontrola: zakładka „nieprzetworzone” w tabeli faktur pokazuje, co jeszcze zostało do zrobienia.
Co robi KSeF Import, a co robisz Ty
| KSeF Import | Ty (lub księgowa) |
|---|---|
| Pobiera faktury kosztowe z API KSeF; ta sama faktura (numer KSeF) nie dubluje się w rejestrze | Wybierasz okres, NIP i kolumny eksportu |
| Eksportuje tabelę do CSV lub Excela (od planu Firma) | Dopasowujesz układ do importera swojego programu |
| Udostępnia pole „Czy przetworzona?” jako Twój znacznik | Ustawiasz go ręcznie po wczytaniu pliku |
| Dostarcza dane źródłowe | Zatwierdzasz zapisy i kwalifikujesz koszty w programie lub u księgowej |
KSeF Import nie wie, co zaimportował Twój program, i sam nie zmienia znacznika. Decyzje o kategorii kosztu, odliczeniu VAT i terminie ujęcia zostają po Twojej stronie.
Import wielu faktur z KSeF: kiedy plik się opłaca
Import z pliku daje największy zysk przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie. Przy kilku dokumentach szybciej zapiszesz je ręcznie. Całość opiera się na rejestrze faktur sprzedażowych i kosztowych z KSeF, a ceny planów sprawdzisz w cenniku.
Przy pierwszym imporcie wczytaj najpierw 5–10 faktur próbnych, żeby upewnić się, że kolumny trafiają do właściwych pól programu.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
To zależy od programu. W części z nich faktury trzeba zatwierdzać pojedynczo, ale jeśli program ma importer plików CSV lub Excel, możesz wczytać cały miesiąc jednym plikiem.
Nie. KSeF Import pobiera faktury z KSeF i eksportuje dane. Ujęcie w ewidencji robi Twój program lub księgowa.
Eksport do CSV i Excela jest dostępny od planu Firma. Plan Solo obsługuje Arkusze Google. Szczegóły znajdziesz w cenniku.
Dołącz do pliku kolumnę z numerem KSeF, wybieraj okresy, które jeszcze nie były wczytane, i oznaczaj wczytane faktury ręcznie jako przetworzone. Wykrycie duplikatu po numerze KSeF musi obsłużyć Twój program.
KSeF Import udostępnia faktury z ostatnich 90 dni, więc eksport do programu warto robić regularnie, a nie raz na kwartał.
Inżynier integracji KSeF. Odpowiada za połączenia z API Krajowego Systemu e-Faktur, automatyzacje i parsowanie struktury logicznej FA(3).