Czy w ewidencji przychodów ryczałtowca trzeba wpisywać numer KSeF?
Tak. Od 1 stycznia 2026 r. nowy wzór ewidencji przychodów obowiązujący ryczałtowców (rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1294) ma kolumnę na numer identyfikujący fakturę wystawioną w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dane identyfikujące kontrahenta. To osobne rozporządzenie niż dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299) – dotyczy wyłącznie podatników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, nie podatników na zasadach ogólnych czy liniowym.
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1294) wprowadza nowy wzór ewidencji przychodów ryczałtu od 1 stycznia 2026 r. – z kolumną na numer identyfikujący fakturę w KSeF.
- To inne rozporządzenie niż dla PKPiR (Dz.U. 2025 poz. 1299, ta sama data wydania) – dotyczy innej populacji podatników: ryczałtowców, nie podatników na zasadach ogólnych lub liniowym.
- Dane z ewidencji trafiają do struktury JPK_EWP, odrębnej od JPK_PKPIR – węzeł JPK_EWP zawiera numer identyfikujący fakturę wystawioną w KSeF.
- To samo rozporządzenie zmienia też wykaz środków trwałych ryczałtowców – dochodzi kolumna na numer KSeF faktury nabycia środka trwałego oraz na dane kontrahenta, obok rodzaju dokumentu potwierdzającego nabycie lub wytworzenie.
- KSeF Import eksportuje numer KSeF jako osobną kolumnę przy fakturach sprzedażowych – nawet w planie Solo trafia do Arkusza Google, więc masz go gotowego do wpisania w nową kolumnę ewidencji.
W tym artykule
- Nowy wzór ewidencji przychodów ryczałtu od 1 stycznia 2026 r.
- Ewidencja ryczałtu a PKPiR – dwa rozporządzenia, dwie struktury JPK
- Wykaz środków trwałych ryczałtowca – numer KSeF faktury nabycia
- JPK_EWP i harmonogram – kiedy trzeba wysyłać ewidencję elektronicznie
- Jak uzyskać numer KSeF z KSeF Import do ewidencji przychodów
- Najczęstsze pytania
Od problemu do efektu
PWEOd 2026 r. obowiązują dwa osobne rozporządzenia z tą samą datą wydania – jedno dla PKPiR, drugie dla ewidencji przychodów ryczałtu. Łatwo pomylić kolumny i zasady, jeśli ryczałtowiec kieruje się poradnikiem napisanym z myślą o zasadach ogólnych.
KSeF Import eksportuje numer KSeF jako osobną kolumnę w eksporcie faktur sprzedażowych, niezależnie od tego, czy rozliczasz się ryczałtem, czy na zasadach ogólnych – masz go razem z kwotą i datą, bez szukania w portalu KSeF.
Zamiast otwierać portal KSeF przy każdym wpisie do ewidencji przychodów, przepisujesz numer KSeF z arkusza, który KSeF Import aktualizuje po każdej synchronizacji.
Nowy wzór ewidencji przychodów ryczałtu od 1 stycznia 2026 r.
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. 2025 poz. 1294). Wprowadza ono nowy wzór ewidencji przychodów dla podatników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Nowy wzór ma kolumnę na numer identyfikujący fakturę wystawioną w KSeF oraz na dane identyfikujące kontrahenta. Zmiana wiąże się z obowiązkiem prowadzenia ewidencji elektronicznie i przesyłania jej po zakończeniu roku w strukturze JPK, tak jak w przypadku PKPiR.
Tego samego dnia, 6 września 2025 r., Minister Finansów i Gospodarki podpisał dwa osobne akty: Dz.U. 2025 poz. 1294 dla ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych ryczałtowców oraz Dz.U. 2025 poz. 1299 dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatników na zasadach ogólnych lub liniowym. To dwa różne dokumenty dla dwóch różnych populacji – nie jedna zmiana wspólna dla wszystkich form opodatkowania PIT.
Ewidencja ryczałtu a PKPiR – dwa rozporządzenia, dwie struktury JPK
Jeśli szukałeś informacji o kolumnie 3 w księdze przychodów i rozchodów, trafiłeś pod inny artykuł – ten dotyczy innego rozporządzenia i innej populacji podatników. Zestawienie poniżej pokazuje, czym różnią się oba wzory dokumentów.
| Cecha | PKPiR (zasady ogólne / liniowy) | Ewidencja przychodów (ryczałt) |
|---|---|---|
| Rozporządzenie | Dz.U. 2025 poz. 1299 | Dz.U. 2025 poz. 1294 |
| Kogo dotyczy | Podatnicy PIT na zasadach ogólnych lub liniowym | Podatnicy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych |
| Pole na numer KSeF | Kolumna 3 nowego wzoru księgi | Nowa kolumna w ewidencji przychodów |
| Struktura JPK | JPK_PKPIR (rodzina JPK_PD) | JPK_EWP (rodzina JPK_PD) |
| Środki trwałe – numer KSeF | Wykaz środków trwałych – przy fakturze nabycia (poz. 1299) | Wykaz środków trwałych – przy fakturze nabycia (poz. 1294) |
Jeżeli prowadzisz działalność na zasadach ogólnych lub liniowym podatku PIT, szczegóły kolumny 3 i JPK_PKPIR opisuje osobny artykuł: numer KSeF w księdze przychodów i rozchodów – nowa kolumna 3. Ten tekst dotyczy wyłącznie ryczałtowców. Uwaga: „zasady ogólne / liniowy” w tabeli oznaczają podatników prowadzących PKPiR (uproszczoną księgowość) – to inna populacja niż podatnicy CIT i PIT prowadzący pełne księgi rachunkowe, dla których numer KSeF środka trwałego rozlicza osobna struktura, JPK_ST_KR (nie dotyczy ani PKPiR, ani ryczałtu).
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Wykaz środków trwałych ryczałtowca – numer KSeF faktury nabycia
To samo rozporządzenie (Dz.U. 2025 poz. 1294) wprowadza też nowy wzór wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dla ryczałtowców. Wykaz zyskuje dodatkowe kolumny: numer identyfikujący fakturę w KSeF, dane identyfikujące kontrahenta, datę wytworzenia oraz rodzaj i numer dokumentu, na podstawie którego składnik przyjęto do używania lub wykreślono.
Numer KSeF w wykazie środków trwałych ryczałtowca wpisujesz przy dokumencie potwierdzającym nabycie lub wytworzenie środka trwałego – czyli zwykle przy fakturze zakupu, obok NIP-u kontrahenta, od którego środek nabyto. To inna logika niż w pełnej rachunkowości, gdzie numer KSeF środka trwałego pojawia się dopiero przy jego zbyciu.
Właśnie na tym polega najczęstsza pomyłka przy przepisywaniu zasad między różnymi formami ewidencji. W środowisku pełnej rachunkowości (księgi rachunkowe) numer KSeF faktury zakupu środka trwałego trafia do dziennika (JPK_KR_PD), a w rejestrze środków trwałych JPK_ST_KR numer KSeF pojawia się dopiero przy zbyciu – opisuje to artykuł o numerze KSeF środka trwałego w JPK_ST_KR. Ryczałtowiec nie prowadzi dziennika, więc numer KSeF faktury nabycia środka trwałego wpisuje wprost do swojego wykazu środków trwałych wg wzoru z rozporządzenia poz. 1294.
JPK_EWP i harmonogram – kiedy trzeba wysyłać ewidencję elektronicznie
Wypełnienie nowej kolumny w papierowej lub elektronicznej ewidencji to jedno; osobnym obowiązkiem jest przesłanie ewidencji w strukturze JPK do urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego. Dla ryczałtowców tą strukturą jest JPK_EWP – odrębna od JPK_PKPIR, właściwej dla PKPiR.
-
1
Wysyłka ewidencji w JPK_EWP
Ryczałtowcy rozliczający VAT miesięcznie (JPK_V7M) prowadzą ewidencję wg nowego wzoru od 1 stycznia 2026 r. i wysyłają pierwszy plik JPK_EWP za rok 2026 do 30 kwietnia 2027 r. Pozostali ryczałtowcy (JPK_V7K lub zwolnieni z VAT) prowadzą ewidencję wg nowego wzoru tak samo od 1 stycznia 2026 r., ale do obowiązku elektronicznej wysyłki dołączają od roku podatkowego 2027, z pierwszym plikiem do 30 kwietnia 2028 r.
-
2
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF
To osobny harmonogram, niezależny od formy opodatkowania PIT: od 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy (sprzedaż za 2024 r. powyżej 200 mln zł brutto), od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy (czynni i zwolnieni podatnicy VAT), od 1 stycznia 2027 r. najmniejsi (sprzedaż do 10 000 zł brutto miesięcznie).
„Rolnik ryczałtowy” (pojęcie z ustawy o VAT) i „ryczałtowiec” rozliczający PIT ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych to dwa różne statusy. Rolnik ryczałtowy nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT RR w KSeF – może do systemu dołączyć dobrowolnie. Ten artykuł dotyczy wyłącznie ryczałtu w PIT.
Jak uzyskać numer KSeF z KSeF Import do ewidencji przychodów
KSeF Import eksportuje numer KSeF jako osobną, konfigurowalną kolumnę przy fakturach sprzedażowych – niezależnie od formy opodatkowania. Zamiast otwierać portal KSeF przy każdym wpisie do ewidencji, masz numer gotowy w tym samym wierszu co kwota i data przychodu. Ryczałtowcy to zwykle najmniejsze firmy i jednoosobowe działalności, dla których w planie Solo jedynym eksportem jest arkusz – dlatego faktury z KSeF do Google Sheets dopisują się automatycznie razem z kolumną numeru KSeF, bez ręcznego eksportu plików.
- W planie Solo eksportujesz numer KSeF do Arkusza Google – wystarczy do przepisania do nowej kolumny ewidencji przychodów.
- Od planu Firma dodatkowo eksportujesz do Excela, CSV i PDF, a osobny układ kolumn ustawiasz dla faktur sprzedażowych i kosztowych.
- Kolumnę „Numer KSeF” włączasz raz w konfiguracji układu eksportu – kolejne synchronizacje korzystają z tego samego szablonu.
- Synchronizacja domyka na bieżąco ostatnie 90 dni, więc regularny eksport stopniowo buduje komplet numerów KSeF bez ręcznego przeszukiwania portalu MF.
Pierwsza synchronizacja po podłączeniu certyfikatu obejmuje ostatnie 90 dni. Numer KSeF starszej faktury sprzedażowej doszukasz bezpośrednio w portalu KSeF – Ministerstwo Finansów przechowuje dokumenty przez 10 lat.
Ceny poszczególnych planów, w tym progi liczby faktur i NIP-ów, znajdziesz na stronie cennika.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
To dwa osobne akty prawne z tą samą datą wydania (6 września 2025 r.). Dz.U. 2025 poz. 1294 dotyczy ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych ryczałtowców, a Dz.U. 2025 poz. 1299 dotyczy podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatników na zasadach ogólnych lub liniowym. Dotyczą różnych populacji podatników i różnych struktur JPK.
Tak. Nowy wzór wykazu środków trwałych ma kolumnę na numer identyfikujący fakturę w KSeF przy dokumencie potwierdzającym nabycie lub wytworzenie środka trwałego – czyli zwykle przy fakturze zakupu, obok danych kontrahenta. To odwrotnie niż w pełnej rachunkowości, gdzie numer KSeF w rejestrze środków trwałych JPK_ST_KR dotyczy dopiero zbycia.
JPK_EWP to elektroniczna struktura ewidencji przychodów dla ryczałtowców, odrębna od JPK_PKPIR, właściwej dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obie zawierają numer identyfikujący fakturę wystawioną w KSeF, ale dotyczą innych podatników i innych dokumentów źródłowych.
Ryczałtowcy rozliczający VAT miesięcznie (JPK_V7M) wysyłają pierwszy plik JPK_EWP za rok 2026 do 30 kwietnia 2027 r. Pozostali ryczałtowcy (JPK_V7K lub zwolnieni z VAT) dołączają do obowiązku elektronicznej wysyłki od roku podatkowego 2027, z pierwszym plikiem do 30 kwietnia 2028 r.
Nie. Harmonogram wystawiania faktur w KSeF (1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r.) zależy od wielkości sprzedaży i statusu VAT, nie od formy opodatkowania PIT. Ryczałtowiec i podatnik na zasadach ogólnych z tą samą sprzedażą wchodzą do KSeF w tym samym terminie.
Nie. Rolnik ryczałtowy to status w podatku VAT, dotyczący sprzedaży produktów rolnych, i nie ma on obowiązku wystawiania faktur VAT RR w KSeF. Ryczałtowiec opisany w tym artykule to podatnik PIT rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – to inne pojęcie, mimo podobnej nazwy.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.
- Dz.U. 2025 poz. 1294 (ISAP) – rozporządzenie ws. ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych ryczałtowców
- Dz.U. 2025 poz. 1299 (ISAP) – rozporządzenie PKPiR
- Ewidencja przychodów ryczałtowca 2026 – wzór MS (iform.pl)
- Od 1 stycznia 2026 r. nowe wzory ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych dla ryczałtowców (INFORLEX)
- Plik JPK_EWP – co to jest i kogo obowiązuje od 2026 roku (poradnikprzedsiebiorcy.pl)
- JPK PKPiR, JPK EWP, JPK ST od 2026 roku – MF konsultuje projekty struktur logicznych (Infor.pl)
- Kiedy wchodzi KSeF – harmonogram wdrożenia e-faktur 2026/2027 (JPKinfo)
- Czy KSeF jest obowiązkowy dla podatników ryczałtowych (ezTAX)