Czy faktura za AWS, GitHuba albo OpenAI trafi do mojego eksportu z KSeF?
Nie. Ci dostawcy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, więc nie wystawiają faktur ustrukturyzowanych w KSeF (art. 106ga ustawy o VAT) – dokument dostajesz mailem albo z panelu rozliczeń dostawcy. Rozliczasz go sam jako import usług (odwrotne obciążenie VAT) i dopisujesz do rejestru kosztów, który KSeF Import buduje automatycznie z faktur krajowych.
- U programisty B2B rejestr kosztów jest z natury dwuczęściowy: polskie faktury (biuro, sprzęt, księgowość) wchodzą do KSeF, zagraniczne SaaS – AWS, GitHub, OpenAI, Vercel, Figma – nigdy tam nie trafią.
- To nie błąd eksportu ani synchronizacji – dostawca bez siedziby w Polsce po prostu nie ma obowiązku wystawiać faktury w KSeF (art. 106ga ust. 1 i 4 ustawy o VAT).
- Każdą taką fakturę rozliczasz jako import usług: sam naliczasz VAT należny według polskiej stawki, a jeśli przysługuje – odliczasz go równocześnie jako naliczony (art. 17 ust. 1 pkt 4 i art. 28b ustawy o VAT).
- Forma opodatkowania PIT nie ma tu znaczenia – ryczałtowiec rozlicza VAT importu usług tak samo jak podatnik na liniowym czy skali, mimo że w PIT kosztu nie odlicza.
- Zwolnienie z VAT nie zawsze zwalnia z rejestracji VAT-UE przed zakupem usługi cyfrowej z zagranicy (art. 97 ust. 3 ustawy o VAT) – zależy to od kraju, z którego faktycznie rozlicza Cię dostawca, a wielu „amerykańskich” dostawców robi to przez swoją spółkę z UE.
W tym artykule
Od problemu do efektu
PWEArkusz z automatycznego eksportu pokazuje faktury krajowe, więc łatwo uznać go za cały obraz kosztów. U programisty B2B miesięczny rachunek za AWS, GitHuba czy ChatGPT Plus tam nigdy nie trafi – bez wyjątku.
KSeF Import automatycznie pobiera i eksportuje wszystkie faktury krajowe przypisane do Twojego NIP-u. Zagraniczne subskrypcje SaaS rozliczasz jako import usług i dopisujesz do tego samego rejestru ręcznie – wiadomo dokładnie, co system ogarnia sam, a co trzeba dopisać.
Zamiast szukać brakującej faktury Vercela przy zamykaniu JPK_V7, z góry wiesz, których dostawców eksport z KSeF nigdy nie obejmie – i które z nich mogą wymagać osobnej rejestracji VAT-UE.
Dlaczego rachunek za AWS czy GitHuba nie trafia do KSeF
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF dotyczy podatników z siedzibą działalności gospodarczej albo stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT). To warunek terytorialny, niezależny od tego, jak dużym dostawcą jest Amazon Web Services czy GitHub. Podmioty bez siedziby lub SMPD w Polsce mogą wystawiać faktury w KSeF co najwyżej dobrowolnie (art. 106ga ust. 4) – i w praktyce żaden duży dostawca infrastruktury czy narzędzi dla programistów z tej opcji nie korzysta. Pełny mechanizm i wyjątki opisuje artykuł faktury zagraniczne a KSeF – dlaczego nie trafiają do rejestru kosztów; tu skupiamy się na typowym koszyku narzędzi programisty B2B.
U freelancera IT lub software house’u ten koszyk jest zwykle szerszy i bardziej regularny niż w innych branżach – większość pozycji to miesięczne subskrypcje kartą, nie pojedyncze zakupy:
| Kategoria | Typowi dostawcy | W KSeF? |
|---|---|---|
| Chmura / infrastruktura | AWS, Google Cloud, Azure, DigitalOcean, Cloudflare | Nie – import usług |
| Repozytoria i CI/CD | GitHub, GitLab, Bitbucket, CircleCI | Nie – import usług |
| Modele AI / API | OpenAI, Anthropic, Google AI | Nie – import usług |
| Hosting i deploy | Vercel, Netlify, Railway | Nie – import usług |
| Narzędzia projektowe i pracy | Figma, Notion, Linear, Slack, JetBrains, Zoom | Nie – import usług |
| Polski coworking, księgowość, sprzęt z krajowego sklepu | dostawcy z siedzibą w Polsce | Tak – automatycznie w eksporcie |
Jeśli szukasz krajowej faktury, która powinna być w KSeF, a jej nie widzisz, to inny problem – zwykle błąd wystawcy albo synchronizacji, opisany w artykule dlaczego nie widzę faktury kosztowej w KSeF. Rachunek od AWS czy OpenAI z definicji prawa do KSeF nie trafi – niezależnie od tego, jak długo czekasz.
Jak rozliczyć taki rachunek – import usług krok po kroku
Dla typowej usługi B2B (chmura, repozytorium, API, subskrypcja narzędzia) miejscem świadczenia jest siedziba usługobiorcy – czyli Twoja firma w Polsce, co kwalifikuje zakup jako import usług (art. 17 ust. 1 pkt 4 i art. 28b ustawy o VAT). Pełny proces rozliczenia – od rozpoznania transakcji po wpis do JPK_V7 – krok po kroku opisuje artykuł faktury zagraniczne a KSeF; tu zaznaczamy tylko skróconą wersję i to, co u programisty B2B bywa nieoczywiste.
-
1
Nalicz i odlicz VAT sam
Mechanizm odwrotnego obciążenia przenosi obowiązek naliczenia VAT z dostawcy na Ciebie; jeśli przysługuje odliczenie, ujmujesz ten sam VAT jednocześnie jako naliczony – transakcja wychodzi neutralna.
-
2
Wykaż w JPK_V7 i dopisz do rejestru
Import usług trafia do ewidencji sprzedaży i zakupów tego samego okresu, a fakturę dodajesz ręcznie do zestawienia obok eksportu z KSeF Import.
Dla usług rozliczanych okresowo (typowa miesięczna subskrypcja) obowiązek podatkowy powstaje z upływem każdego okresu rozliczeniowego, za który następuje rozliczenie (art. 19a ust. 3 ustawy o VAT) – decydują tu postanowienia umowy z dostawcą, a nie dzień wystawienia dokumentu. W praktyce dla subskrypcji miesięcznej ten moment często zbiega się z dniem odnowienia i obciążenia karty, ale to tylko praktyczny wskaźnik, nie sama podstawa prawna. Spóźniony PDF od GitHuba czy Vercela nie przesuwa terminu rozliczenia VAT należnego.
Zobacz, jak KSeF Import pobiera faktury kosztowe i układa je w gotowy arkusz.
Ryczałt, liniowy czy skala – forma PIT nie zmienia obowiązku VAT
Wielu programistów B2B rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – dla usług związanych z oprogramowaniem ustawa przewiduje stawkę 12% (art. 12 ust. 1 pkt 2b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). To ważne rozróżnienie, bo dwa różne podatki działają tu na zupełnie innych zasadach:
- PIT (ryczałt) – podatek liczy się od przychodu, nie od dochodu. Ryczałtowiec nie odlicza kosztu za AWS czy GitHuba w PIT, tak jak nie odlicza żadnego innego kosztu – to zasada tej formy opodatkowania, nie skutek importu usług.
- VAT – to osobny podatek, całkowicie niezależny od wybranej formy PIT. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, musisz rozliczyć import usług od zagranicznej subskrypcji tak samo, jak podatnik na liniowym albo skali podatkowej.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT (np. do limitu obrotu), a kupujesz usługę cyfrową, dla której miejscem świadczenia jest Polska, zwykle musisz zarejestrować się jako podatnik VAT-UE przed taką transakcją, gdy dostawca rozlicza Cię z terytorium innego kraju UE (art. 97 ust. 3 ustawy o VAT) – mimo że w krajowej sprzedaży nadal jesteś zwolniony. Tu łatwo o pomyłkę: nazwa marki nie mówi, z jakiego kraju wystawiono fakturę. Zamiast zgadywać po kraju siedziby centrali, zweryfikuj obowiązek rejestracji z księgowym przed pierwszym zakupem.
Wielu dostawców kojarzonych z USA faktury dla klientów z Unii Europejskiej wystawia przez swoją spółkę europejską, nie przez centralę – bo tego wymagają unijne przepisy o VAT dla usług cyfrowych. Google Ads rozlicza Google Ireland Limited, Meta Ads – Meta Platforms Ireland Limited, a AWS w Europie – AWS EMEA SARL z Luksemburga. Zamiast zakładać kraj rozliczenia po nazwie marki, sprawdź dane sprzedawcy i jego numer VAT na samej fakturze – to on decyduje o obowiązku rejestracji VAT-UE, nie kraj, w którym firma ma główną siedzibę.
Innymi słowy: forma opodatkowania PIT decyduje, czy koszt zmniejszy Twój podatek dochodowy. Nie decyduje o tym, czy musisz rozliczyć VAT od zagranicznej faktury – ten obowiązek biegnie osobnym trybem i dotyczy każdego czynnego podatnika VAT jednakowo.
Jak złożyć to w jeden kompletny rejestr kosztów
Eksport z KSeF Import obejmuje komplet faktur krajowych przypisanych do Twojego NIP-u jako nabywcy, łącznie z fakturami od polskiego biura księgowego, coworkingu czy sprzedawcy sprzętu – w planie Solo do Arkuszy Google, a od planu Firma+ także do Excela, CSV i podglądu PDF (pełne porównanie w cenniku). Zagranicznych subskrypcji ten eksport nie zawiera i nie zawrze, bo nie ma ich w źródle danych KSeF. Krajowe i zagraniczne koszty warto jednak trzymać w jednym miejscu – najprościej prowadząc rejestr faktur sprzedażowych i kosztowych z KSeF i dopisując do niego osobną zakładkę na import usług.
- Prowadź w arkuszu osobną kategorię „import usług” obok tabeli faktur z KSeF – jedno miejsce na oba strumienie kosztów, z numerem VAT i krajem rozliczenia dostawcy przy każdej pozycji.
- Przy uzgadnianiu z JPK_V7 sprawdzaj sumy osobno: faktury krajowe z eksportu i osobno import usług – patrz uzgodnienie faktur KSeF z JPK_V7 w Excelu.
- Comiesięczna checklista przed zamknięciem: liczba faktur w eksporcie z KSeF Import + liczba dopisanych ręcznie subskrypcji zagranicznych = pełny rejestr kosztów danego miesiąca.
Nawet jeśli na ryczałcie nie odliczysz kosztu w PIT, fakturę i dowód zapłaty warto trzymać w tym samym rejestrze co koszty krajowe – to podstawa do rozliczenia VAT (import usług) i dowód w razie kontroli, niezależnie od tego, że nie wpływa na podatek dochodowy.
Najczęstsze pytania
Krótkie, konkretne odpowiedzi na pytania, które zadają użytkownicy i wyszukiwarki.
W praktyce nie – KSeF Import eksportuje wyłącznie dokumenty, które trafiły do Krajowego Systemu e-Faktur i zostały przypisane do Twojego NIP-u jako nabywcy. Duzi dostawcy infrastruktury i narzędzi dla programistów nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, więc dopóki tak jest, ich faktury do KSeF nie trafią – niezależnie od narzędzia, którego używasz do eksportu.
Tak, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Ryczałt dotyczy tylko podatku dochodowego (PIT) i nie zwalnia z obowiązków w VAT. Import usług od zagranicznej subskrypcji rozliczasz tak samo jak podatnik na liniowym czy skali – różnica jest tylko w tym, że w PIT tego kosztu nie odliczysz.
Może. Zwykle musisz zarejestrować się jako podatnik VAT-UE przed zakupem usługi cyfrowej, dla której miejscem świadczenia jest Polska, jeśli dostawca rozlicza Cię z terytorium innego kraju UE (art. 97 ust. 3 ustawy o VAT) – mimo że w sprzedaży krajowej pozostajesz zwolniony. Kraj marki i kraj rozliczenia to nie to samo: część dostawców kojarzonych z USA fakturuje klientów z UE przez swoją spółkę europejską. Sprawdź dane sprzedawcy na fakturze i zweryfikuj obowiązek rejestracji z księgowym przed pierwszym takim zakupem.
Tak, o ile dostawca nie ma siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Mechanizm importu usług nie rozróżnia zakupu jednorazowego od subskrypcji – liczy się miejsce świadczenia usługi i status dostawcy.
Eksport z KSeF Import zawiera wyłącznie faktury krajowe pobrane z KSeF. Fakturę od zagranicznego dostawcy dodajesz ręcznie – najprościej w osobnej zakładce lub kategorii w tym samym arkuszu, żeby suma kosztów miesiąca była kompletna przy uzgadnianiu z JPK_V7.
Nie. Dla usług rozliczanych okresowo obowiązek podatkowy w imporcie usług powstaje z upływem okresu rozliczeniowego ustalonego w umowie z dostawcą (art. 19a ust. 3 ustawy o VAT), a nie z datą wystawienia albo otrzymania faktury. Dla typowej subskrypcji miesięcznej ten moment zwykle zbiega się z dniem odnowienia i obciążenia karty – to praktyczny wskaźnik, ale rozstrzyga treść umowy.
Doradczyni biur rachunkowych. Wspiera obsługę wielu NIP-ów w KSeF i przygotowanie danych z faktur pod programy księgowe.
- Ustawa o VAT – art. 106ga ust. 1 i 4 (obowiązek i dobrowolność KSeF dla podmiotów bez siedziby w Polsce), Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 ze zm.
- Ustawa o VAT – art. 17 ust. 1 pkt 4 (import usług) i art. 28b (miejsce świadczenia usług B2B)
- Ustawa o VAT – art. 19a ust. 3 (obowiązek podatkowy dla usług rozliczanych okresowo) i art. 97 ust. 3 (rejestracja VAT-UE przy nabyciu usług z UE)
- Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne – art. 12 ust. 1 pkt 2b (stawka dla usług związanych z oprogramowaniem), Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930 ze zm.
- KSeF – zasady i przepisy, Ministerstwo Finansów (podatki.gov.pl)
- Doświadczenie operacyjne zespołu KSeF Import